浅谈高校图书馆采编部业务外包应注意的问题

2018-09-20杨萍

价值工程 2018年29期

杨萍

摘要：为适应经济和社会的发展及高校应用型人才培养的需求，高校图书馆采访相应书目的数量越来越大，图书馆采编部业务外包已是必然的趋势。本文结合自己在采编部工作多年的经验，分析业务外包前后的变化，指出外包后容易出现的问题以及应注意的事项。

Abstract： In order to meet the needs of economic and social development and the cultivation of applied talents in colleges and universities， the number of corresponding books in college libraries is increasing， and the outsourcing of library purchasing and cataloguing departments is an inevitable trend. This paper combines the experience of working in the purchasing and cataloguing department for many years， analyzes the changes before and after business outsourcing， and points out the problems that are easy to arise after outsourcing and the matters that should be noted.

關键词：高校图书馆；采编部；业务外包

Key words： university library； editing department； business outsourcing

中图分类号：G258.6 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2018）29-0026-02

0 引言

高校图书馆是全校师生获得信息资源的重要场所，承担着为学校教学、科研服务及引导学生发展的重要任务。近年来，随着经济与社会的发展及应用型人才培养需求的不断提高，图书资源的需求不断增加，促使了图书馆业务快速发展。各图书馆除购买大量的电子书物外，还大量购买纸质资料，使得采编部的工作量不断增大。为了让读者及时地阅读新购书目，需要在较短的时间内对新进书目进行编录，为了提高工作效率，人力资源得到优化配置利用，图书馆采编业务不得不外包。但外包过程中常常因业外不太熟悉、或采编人员个人的原因导致所编录的书目或多或少存在一些问题。本人在图书馆采编部已工作多年，经历了采编部各个环节业务外包前后的变化。本文结合自己的工作经验和实际工作情况，指出各个环节容易出现的问题，提出合理的建议以及外包后的工作重心，从而不断改善。

1 加强图书采访工作

1.1 建立合理的馆藏结构，避免盲目的购书

所谓的馆藏结构，就是构成馆藏体系各部分相互结合的形式或构成形式。经过研究归纳的馆藏结构框架可以作为描述馆藏体系的模式；结合某一图书馆的方针任务而确定的馆藏结构是该馆馆藏体系的组织法，馆藏建设的蓝图。有些高校扩招或为了迎接教学评估需要增加图书资料数据而盲目购买一些价格低廉的图书，这些图书的质量和内容得不到保障，专业针对性不强，没有结合学校的实际情况，没有根据学校现有的学科专业建设及科研实际，使得图书馆的馆藏结构极不合理，与学校发展极不相符。因此，要建立合理的馆藏结构只有以学校现有的学科专业建设及人才培养需求为依据，紧密结合本校的办学定位和发展方略，制定图书资料的采购计划，并根据自身的经费情况严格控制好图书的复本量，书源的控制和质量的控制。

1.2 建立多元化的采访模式

图书采访工作是图书馆藏建设的基础工作，是影响馆藏质量的重要因素。图书馆的采访工作是图书馆的工作人员通过大量的信息采集，了解文献资源，分析研究读者阅读需求及馆藏和图书文献借阅流通情况，为图书文献采集提供决策依据的过程。采、访是两个密切相关的基础工作，采访人员能否做到做好访，对于贯彻执行采访决策、实现采访目标、落实采访工作、建立特色的馆藏体系、发挥馆藏效益极为关键。了解或查阅文献资源包括对书店、书展、出版部门的实地考察以及对各种书目、书讯、零散征订单等出版信息及专业工具书的调查。随着社会及经济的发展，出版物形式和出版发行方式也日趋多样化，导致书目参访模式也多样化了。

书目采访模式包括书目预定及现场采购模式。书目预定是图书馆采访图书资料的重要方式，需要依据各种书目订单提供的图书信息，结合馆藏情况，分析研究现在馆藏流通情况，经过查重、圈选、报订等流程才得以实现。它的缺点在于大多数所供选择的书目报道品种往往不够全面，不能完全放映整个出版界的真实动态。而且，面对市场的激烈竞争，一些出版商为了抢占市场通常采用召开订货会、信息发布会以及主动发货及上门服务等形式推销书目，导致针对本学校人才培养及科学研究所需要的书目、有学术价值的书目及刊登征订的目录不多。现场采购是图书采访人员直接到图书销售中心、出版社、书店等地方直接挑选或书店根据图书馆的需求直接送货上门，由采访人员直接购书的一种方式。这种方式具有可以缩短购书流程及购书时间的优点，同时可以购买到当前市场主流的书籍。

每种采访的方式都存在一定优点和缺点，为了更好地采访到学校急需的书目，有用的书目，也能保证采访的书目能够及时面向读者，不能仅局限于书目采访和现场采访某一种方式。采访前需要调研相关学科专业的教师和学生，访其所需、购其所急；采访过程中更需要相关专业学科的教师及学生的参与，购其所用。并结合目前书目采访的方式需要有机的结合起来，采取要多元化的购书方式，并以此来优化馆藏结构。

2 对外包人员的实际操作进行培训

为保证采访的书目及时的面向读者，同时保证所购书目及时进入馆藏结构，需要将采购书目进行外包。在外包人员工作之前，需要对其进行培训，以保证外包人员的工作符合馆藏结构。

外包人员的培训分为两个部分，一是对物理加工人员的培训，并做相关的示范，要求对方必须按照流程和步骤开展工作，要细致到贴防盗磁条、贴条码、加盖馆藏章、贴书标以及保护物的规范；二是对分编人员的培训，除了能采用现有的MARC数据外，还会利用《中图法》分类编目；强调分类的合理性和连续性，分编原则的一致性。总之要求有高度的责任心和认真细致的工作态度。

3 把好开包驗收质量关

到馆图书开包验收肯定是必不可少的，是对到馆图书的质量、数量、价格等掌控。

3.1 电子验收

电子验收就是把每次到馆图书书商给我们的电子验收数据导入我们自己的采访系统查重，看看是不是我们订购的图书，对没有显示预采的查明情况后该清退的清退，对已经来过的图书或者多次到馆图书查明情况予以清退。

3.2 实物验收

实物验收也是最为关键的一步，是指按照随书清单逐一核对书名、册数、价格、光盘（附件）等，对破损、倒装、缺页、错发等图书该退的退，该换的换；对由于运输过程导致的污损、泡水的图书给予清退；对价格不符的在清单上注明，按实际价格核算；对不方便加工、排架的卷子在清单上注明情况说明给予清退；对不方便借阅的字帖、实验报告记录报告册等也应该注明情况给予清退。

4 做好分编工作的管控和物理加工质量的管控

4.1 加强对外包公司分编工作的控制

由于外包公司的分编人员大都是以工作量计算劳酬的，所以我们馆内必须配备专业的审核人员及时和外包分编人员沟通，让对方及时了解我们馆内的馆藏结构和布局。要求对方分编人员分类、编目数据必须符合国际、国内标准，制定编目标准，让对方编目人员了解我们馆内的分类细则，并及时对编目数据的审校和监控。对于错误的编目数据要及时的该返工的返工，该删除的删除。例如：在一些原始数据编目时，有些外包人员一味的追求编目速度，而忽略一些必要字段的填写，最终导致无法对该图书进行正常的学科专业查找。所以在外包人员完成编目数据之后我们的分编人员应该分批次对外包的编目数据做好审核、校对无误后，才能让对方打印书标进行后期加工。

4.2 对物理加工质量的管控

物理加工就是简单的贴磁条、盖章、贴条形码、贴书标等简单的操作，但这需要物理加工人员仔细、耐心就可以。比如贴书标，如果不仔细，贴错了，后面就会一个接一个的错下去，最后导致一书多号、同书异号、异书同号、错架、乱架的现象，同学找书找不到，后期问题图书处理起来也比较麻烦，同时增加采编人员的工作量，所以我们对物理加工人员的监管也是不可缺少。