吴亮

摘 要：企业会不会开会，直接决定了企业的竞争优势。会议的效率与执行，全面反映着该企业从上到下管理的效率与执行。世界级管理大师德鲁克曾经说过，如果我们想要了解一家单位的生命力如何，根本不需要做太多的调查和了解，只要在这家单位的会场中静静地坐下来观察，就可以从中看出一二。如果是一家生命力旺盛的单位，其工作会议一定雷厉风行，不仅会议主题清且明确，而且必然会得出一定的结果；而如果是一家生命力枯竭的单位，其工作会议一定是冗长繁复的，不仅会议主题模糊不清，最终也难以讨论出一个可行的接过来。因此，作为企业管理者，如果想要提升单位的生命力，首先就要从提升会议的成效开始。

关键词：企业会议；机制；改革

一、企业会议成本概述

有人总结了一个经典的会议成本公式为：会议成本=时间成本+金钱成本+效益成本+机会成本

时间成本=参加会议的人数×（与会者的准备时间+与会者的旅行时间+正式会议时间+会议休息及耽搁时间）

金钱成本=开会的时间成本×与会人员平均每小时的工资+场地费、设施费、文件复印费、交通费、茶水费、餐饮住宿费等的成本

效益成本=参会人员若不用参加会议在这段时间可以为组织带来的效益

机会成本=相关领导在会议过程中无法为员工及时签字导致工作流程受阻+销售人员因未及时接听重要客户的电话而损失一大笔生意+售后人员不能及时处理客户的投诉而得罪一批客户+不能及时解决自己管辖范围内的突发事件带来的问题及持续影响等。

从以上公式可以直接看出一次会议的成本是如此之高，但是在很多人对此却没有相关的认识。最典型的情况就是组织一次会议往往邀请尽可能多的人，那些可参加可不参加的人都也都叫上，而且会议时间冗长，但效率却非常的低下。往往一个简单的协调会却成了“吐槽会”、“诉苦会”、“茶话会”。而这种情况直接造成了会议成本的居高不下，且效率地下。更为糟糕的结果是，这些会议的成果或者决议往往就此湮没，没有人去追踪后续的处置和执行情况，这将直接导致无效会议！

二、导致无效会议产生的主要原因分析

2.1临时会议多

临时会议确实能够帮助我们及时准确的解决问题，但是如果过于频繁，甚至开一些没有必要的会议，或者开完会之后没有任何效果，那么临时会议的召开就会失去意义。在我们日常的工作中经常会发生这样的问题，那就是临时会议的召集者并不能及时在开会前将会议的议题和主要内容通知与会人员，与会人员往往在到场后才知道会议的具体内容，缺乏充分的准备，需要现场拍板的问题因为没有事先请示领导无法拍板，需要协作解决的问题因为没有事先组织人员而无法协作解决，需要技术确认的问题因为没有事先咨询而无法确认，最终结果就是“这个我定不了”、“这个我不清楚”、“这个我不了解”，不了了之，这样的会议即没效率，又容易引发矛盾。因此，虽然临时会议伴随着工作的进程随时召开，但组织者一定要认知对待，及时通知有关参会人员，事先充分准备，提高会议输出结果的质量，确保临时会议能发挥应有的作用。

2.2固定会议流于形式

随着单位业务的发展，单位内部和各部门内部的会议也会进入固定的模式，其中还包括固定时间和内容的会议。而随着时间的推移，单位各部门的运转和协作模式不断优化改进，会议的模式却没有及时变革，因而就会导致会议效率低下，甚至流于形式。对此，我们需要做到“会而有题，题而有议，议而有决”，坚决杜绝假、大、空。

2.3人的问题

参会人员没有一个轮流发言和讨论问题的秩序，经常一个观点被抛出后，大家就陷入了无休止的争论，并且使问题始终僵持在讨论阶段。往往计划讨论多个问题的会议，一个问题讨论完已经是快把会议时间耗尽了。更有领导干部独断专行，开会就等于发布命令，听不进去任何不同意见。这将直接导致员工对于会议的抗拒甚至恐惧心理，这无疑不利于单位的发展。对此，我们一方面要努力提升自身的素质，另一方面也要加强对员工的积极引导，同时制定严格的会议制度和纪律，并且带头执行。

《哈佛商业评论》05年第7期中有这样的一句话：“任何会议都是要么富有成效，要么纯粹浪费时间，二者必居其一。”无效的会议不仅是一种管理成本的浪费，而且也会引起与会者对会议和单位管理现状的不满，使大家心生倦怠感，从而降低团队的凝聚力。

因此，如果组织内部需要进行改革时，笔者认为应该首先对单位的内部会议进行改革。会议改革具有改进空间大（低效会议变不了高效会议变个中效会议总可以吧）、内部阻力小（谁愿意整天开会啊？）、相关收益高（相关人员该干嘛干嘛去，相当于解放生产力）、立竿见影（会议少了，会议短了，会议变得有意义了全所上下都能看得见）等特点。因此，选择会议进行改革十分适合作为单位改革的突破口。

三、企业会议改革步骤分析

具体的改革可分三个步骤：

第一步：在全单位范围内发起“高效会议”的号召，征集建议，制造舆论和氛围。

第二步：对单位各级干部和业务骨干进行以“高效会议”为主题的专题培训，提升人员的开会能力。

第三步：广泛征集意见后，制定相应的会议规章制度，将会议规范化管理，提升会议效果。

另一方面，借鉴目前比较成功的会议经验，在组织会议时应注意一下几点：

（1）明确目的

组织内召开的会议可以很多，但是如果要召开会议，必须先明确一个目的，即为什么要开会？开会的目的是什么？想要达到什么样的效果？这些问题不能够得到回答的话那会议就不应该召开。

（2）避开业务高峰期

通常来说，周三是职场中最忙碌的一天，每天的上午，是大家工作热情最高，也是工作效率比较高的时间。因此，在这一时段的会议成本会直线上升，非特殊情况不建议召开会议，把会议时间放在大家比较携带和低效的时候召开可以有效降低会议成本。同时，人从工作状态转入会议状态后，还可以让人换个脑子。这样不仅避免耽误高效的劳动时间，还能够保障大家的会议热情。

（3）不拘一格

我们可以借鉴其他一些成功企业的会议模式，但在借鉴时一定要根据组织内部的具体情况结合实际需求来进行改造和调整。甚至组织内部各个部门也可以根据自己的实际情况来进行调整。但不能做太大的改变，否则就失去了借鉴的初衷。

（4）积极沟通

内部会议一定要让与会者充分发言，表达自己的观点。确切的说，应该是和大家进行充分的沟通。首先，我们应该让大家知道自己是怎么想的，如此才能让众人在我们的思路基础上，进行无限制的开枝散叶。其次，了解每个人的想法时，要对事不对人，坚决避免因为对某人或者某个部门的成见，而否定其观点或建议。

（5）分工明确

作为领导者，需要关注和负责的是战略问题，如果连执行层面的问题都要负责，总有一切会不堪重负。并且，让下属太过清闲反而会产生一些其他问题，或者限制下属才能的发挥。唯有把任务和责任细致的划分到每个人身上，让他们为自己的会议发言负责，同时让他们为自己的任务责任发言和思考，才能不断地提升他们的执行能力。

四、结语

综上所述，没有任何组织在建立之初就能够形成高效的会议机制，但只要有这种意识，并且不斷学习和实践，相关会议机制就会不断地晚上。而我们学习的对象除了理论知识外，还要借鉴一些成功的时间经验。比如微软、苹果、三星等著名企业，这些企业的会议机制不禁止的学习，而且都有各自的特点。我们在建设自己组织的会议机制时，可以结合自身特点，参考它们的成功经验，建立适合自己的会议机制。最终实现组织内的高效会议。

参考文献

[1]孙孟子.浅谈现代企业会议管理工作如何高效开展[J].经贸实践，2016（04）：185.

[2]钟远红.关于企业高效利用多媒体会议系统研究[J].商场现代化，2015（29）：75-76.

[3]孙雅琼.企业掌门探讨如何有效开会[N].经济视点报，2012-04-19（015）.

（作者单位：兴唐通信科技有限公司）