张剑 周美艳

【摘要】新形势下，机要档案管理工作面临着新的挑战，传统低效的机要档案管理模式越来越不能满足新时代高速增长的机要档案使用要求。特别是高校机要人员往往难以同时兼顾机要档案的各项管理工作。在这种形势下，如何通过新旧动能转换，探索出一种新的机要档案管理模式，既能保障机要档案的保密要求，又能满足高校各层面对机要档案使用的便捷性和实效性要求，已经迫在眉睫。

【关键词】机要档案；新旧动能转换；管理；智能化

机要档案涉及国家机密，因此其管理必须依照严格的程序。一直以来，各高校管理遵循国家保密法规，结合严格的审批和专人专管制度，有效实现了机要档案保密和使用需求，但随着社会的发展，机要档案的使用和管理要求逐步提高，原有管理方式的弱点逐渐暴露出来，而科技的进步使得机要档案管理水平的提升成为可能，然而提升并不是彻底抛弃旧的模式，我们应当在新旧动能转换的思想指导下，发扬旧管理方式的优点，通过技术手段解决机要档案管理的短板，提升社会效率。

一、当前高校机要档案管理存在的几个问题

（一）流程繁琐。为了实现保密要求，高校机要档案在管理中往往设置复杂的管理流程，一般是由申请、审批、处置三个环节组成，但审批环节通常为多层级管理，易影响工作进度。

（二）管理工作量大。高校的机要管理人员一般设1-2人，负责机要文件管理工作的同时还常兼管公章、常规文件收发等一系列工作，日常工作量大，影响机要文件的处置效率，常出现脱密文件“一密到底”的情况，影响了文件的使用。……