集团单位档案保管方式及人员管理体制创新的思考

2018-08-20马梁

档案管理 2018年4期

关键词：档案管理人员体制创新

马梁

摘要：文章分析了集团单位档案工作的特点，从便于档案管理和节约人力、物力、财力成本等角度分析集团单位在档案保管方式和档案人员管理体制方面进行创新的必要性。

关键词：集团单位;档案保管方式;档案管理人员;体制创新

随着国家机构改革和企业改革的不断深入，各单位之间的兼并联合不断增强，社会上产生了不少的集团单位。集团单位因其自身的特点，传统的档案管理模式不利于集团单位档案工作的发展，有必要探索一种更适合于集团单位档案工作发展的方式。

1 集团的概念和定义

集团，根据百度百科和现代汉语词典的释义，一是指为了共同的利益或目的而组织起来的团体;二是指机关、团体、企业、事业等社会单位。集团不一定是企业，也可以是事业单位，比如有的省、市的广电集团。

2 集团单位的特点

集团单位的特点是下属单位数量众多，战线距离长，地域分布范围广，有些集团下属单位数量达到几十上百家，集团总部与各成员单位间、各成员单位相互间的距离远，集团各单位遍布全国甚至全世界，地域分布广。集团单位的这些特点对传统的档案管理模式提出了挑战，对集团单位档案管理模式创新提出了新的要求。笔者认为，应从档案保管方式及档案人员管理体制方面进行创新，才能适应集团单位更好地开展档案工作的需要，最大限度地节约人力、物力、财力等管理成本，提高集团单位档案管理的水平。

3 集团单位档案保管方式的创新

根据集团单位的这种特点，笔者认为建立联合档案室是个不错的选择。

3.1现有档案室模式的弊端。小而全的管理模式，浪费严重。集团下属各立档单位中，除了上规模的大单位外，也不乏只有几十号人的小单位，办公场所也很小，单位小，文件、档案形成数量也就少，但麻雀虽小五脏俱全，按要求每个立档单位都要设立档案室，还得实行办公、阅文、库房三分开，这样就需要至少占用3间房子来添置设备、配备人员，并要建立一整套的管理制度。这对小单位而言，不配齐，是不符合档案工作要求;要配齐，一个是能力达不到，再一个也是种资源浪费。各个单位都要在人力、物力、财力等方面投入，这种多方面投入形成了分散的、小而全的管理模式，造成重复投入，浪费严重。

3.2联合档案室的概念和模式。联合档案室是档案室的一种组织形式，即同一专业系统或专业性质相近或距离相近的若干机关、团体、企业、事业单位共同建立的档案管理机构。各单位联合档案室可由集团策划，分两种模式，一种模式是横向联合，由距离相近的立档单位协商组建;一种模式是纵向联合，由同系统或业务相近的立档单位协商组建，都由档案工作水平相对较好的一个单位牵头组建，各单位分摊有关费用。

3.3联合档案室的意义。建立联合档案室，各个立档单位不再分别成立档案室，不用配备档案专业人员，联合档案室负责联合体内各单位档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁、统计、编研等工作，这种档案管理新模式能减轻集团下属各单位收集、整理、保管档案的工作任务，由业务相对熟练、队伍相对稳定的专业人員来完成，能使档案整理工作更加规范，缓解了集团档案主管部门的业务指导压力;这种管理模式还能减少各单位在筹建档案室上的投入，将分散资金、多方位投资、重复投资变为统一投资，实际上要比原来的分散投资节约得多，这样能做到人员专业化、经费专项化、设备专门化、管理科学化。能将松散的“小而全”的档案室管理模式迅速向具有集约化、科学化、社会化、规模化的管理模式转化，为档案工作更广泛地为集团单位和社会服务创造条件;此举还能加强档案信息资源整合，有利于实现档案信息资源共享，更加方便各单位利用档案，更好地满足查阅档案的需求。

4 集团单位档案人员管理体制的创新

传统管理模式下，集团单位各个成员单位档案人员由各单位自行安排和管理，大大小小的下属单位都要配备专职或兼职的档案工作人员，档案人员数量众多，这是一个庞大的工作群体，数量大、更换勤、业务水平差，不易管理。根据这个实际情况，建议改变现有档案人员由各立档单位自行配备和管理的模式，由集团档案部门统一委派，作为集团派驻各立档单位人员，由集团统一管理。

4.1现有档案人员管理体制的缺点

由于档案工作不同于一般的事务性工作，它是一项专业性很强的工作，需要经过专门培训才能上岗，同时又由于档案工作不是什么急活，也使其变成一项“说起来重要、干起来不重要、忙起来不要”的工作，特别是小单位，档案人员多是兼职，一兼数职的结果是“兼而不管”现象非常严重，即使集团档案部门年年组织培训仍不能满足工作需要，由于人员变换太勤，每年参加培训的多是些新面孔，也由于档案人员兼职太多，往往培训多次也达不到独立上岗的条件，以致每年光是对档案人员培训和业务指导工作都会占据集团档案业务主管部门大部分的时间，而这又多是些重复性的基础性问题、基本术语，甚至档案工作常识性问题，令集团档案部门疲于应付。

4.2集团统一派驻档案人员的优点

如果对档案人员实行上下一条线管理，各单位档案人员或联合档案室人员是集团派驻人员，由集团档案管理业务部门统一管理，这样可以保证档案工作人员的相对稳定，减轻集团档案部门的培训、指导压力，有更多的精力去开拓其他工作;也有利于档案管理人员的统一培训和档案业务的科学规范，更有利于档案工作的开展和档案管理水平的提高;档案人员由集团统一管理，档案人员就成了集团档案工作的“特派员”，能有效避免下属档案工作人员“人微言轻”，不能正常协调开展档案工作的情况，而且可以减少档案人员的数量，提高档案工作效率，从而降低集团的各项成本。