高晨翔 黄新荣

摘  要：社交媒体文件的相关研究成为档案学研究的热点课题，对社交媒体文件研究的理论基础进行界定是让相关研究体现出档案学学科特色的必要条件。基于档案学研究视域，从基本概念、学科理论以及实体管理三个层次对“社交媒体文件”的词源、定义、理论体系及管理维度等基本问题进行了界定与讨论，并认为上述三个层次之间存在密切关系，共同构成了社交媒体文件研究的基本体系。

关键词：社交媒体文件;研究体系;学科理论;管理维度

Abstract：The research on social media records has become a hot topic in archival science. Making a Definition for the theoretical basis in social media records research is necessary for reflecting the characteristics of archival science. Based on the field of archival science， this paper defines and discusses the origin， definition， theoretical system and management dimensions of social media records from three aspects： basic concepts， theory in archival science and management. There is a close relationship between the hierarchies， which together form the basic system for the research of social media records.

Keywords： Social media Records; Research System; Disciplinary Theory; Management Dimensions

引言

作为档案学的新晋研究领域，社交媒体文件的相关研究在短时间内产生了较多成果，并集中体现在以“社交媒体文件的管理及其相关政策”为主题的研究之中。目前，“社交媒体文件”已逐渐成为我国档案学相关研究领域内学者们公认的学术名词，学者较为自然地将其看作档案、电子文件或记录性信息等概念的种概念，并直接运用于一些重要的学术会议、核心期刊论文及学术报告中。然而，正如“电子文件”“数字档案” 等概念最初出现在学术界时所经历的界定、质疑、商榷一般，“社交媒体文件”作为档案学研究对象的新形式，同样需要在理论层面对这一概念本身及其相关范畴进行阐释与讨论，将其合理纳入档案学的研究领域，为其后的进一步研究奠定坚实的学科基础，使相关研究体现出档案学的学科特征，并与档案学既有理论在认知逻辑与发展方向层面保持一致。本文由“社交媒体文件”概念的词源切入，从基本概念、学科理论与管理体系三个方面对社交媒体文件研究的一些基本问题进行讨论，基于档案学视域为社交媒体文件这一全新的研究对象构建理论基础。

1 “社交媒体文件”的词源及研究现状

笔者利用中国知网、Web of Science、EBSOC以及Elsevier等中外文数据库，分别以2007年及2010年两个重要节点作为检索国外及国内文献的起始时间，并以“社交媒体文件”“social media records”和“social media documents”作为中外文主题词进行检索，并考虑到不同学者用词的差异性与模糊性，适当利用“社交媒体档案”“微博文件/档案”及“social media archives”等词作为辅助词汇扩大检索范围。经过进一步的文献追踪与整理，基本确定了“社交媒体文件”的两个基本词源，分别来自档案学学术界与实践部门。

根据笔者调查，国外“社交媒体文件”一词最初见于一系列来自于政府文书管理机关的网络文件。英美澳等国的政府机关利用Facebook、Twitter及YouTube等社交媒体软件发布、接收了大量有价值的信息，文书管理部门以本国既有的网络信息与文件管理政策为基础制定了一系列管理社交媒体信息的政策，认为政府利用社交媒体产生的部分信息同樣属于政府文件，由此产生了“社交媒体文件”概念，这类政策最早可追溯至美国档案与文件署（NARA）在2010年12月发布的《Web2.0和社会化媒体平台文件管理指南》[1]。

相比之下，我国关于“社交媒体文件”的表述则来源于学术界，这与中外档案界在社交媒体文件管理方面的实践水平差异密切相关。我国各级文件及档案管理部门在社交媒体文件保管方面仍处于小规模试验阶段，尚没有国家级或行业级的政策标准对社交媒体文件管理进行规范和指引。根据国内文献的内容来源及引证关系能够看出我国的“社交媒体文件”概念来源于国外，是“social media records”的对应翻译，最早见于黄霄羽和钱红梅发表于《中国档案》上的《你的网上记忆安全吗——社交媒体文件权属问题的思考》一文。若从社交媒体文件的涵义出发，那么学者将社交媒体信息看作档案则是重要的先导性研究，由此可以将国内学界的认识起点进一步前推。在这一方面，发表于2012年的两篇文章——黄新荣、吴建华[2]撰写的《政务微博档案化保存初探》与左凡凡、张幸媛等[3]撰写的《微博应作为档案》应当是国内档案学界最早对“社交媒体文件”主题进行的研究与讨论。

国外学者在撰文时很少直接使用“社交媒体文件”一词，更多关注社交媒体在档案领域的实用价值以及社交媒体信息作为电子证据的凭证价值。国内学界对于“社交媒体文件”的讨论以国外管理政策、现状的综述及国内管理策略的构建为主，而“社交媒体文件”的定义、属性、理论适用性与研究体系等基本问题目前没有学者进行深入探讨。作为档案学的新晋研究对象，社交媒体文件需要在理论与实践层面融入档案学的研究体系。

2 社交媒体文件的概念界定

如前所述，“社交媒体文件”概念来自于文件管理的具体政策，学术界对此予以承认并直接使用，无形之中将其纳入了档案学的基本概念体系。然而，档案学界至今对“社交媒体文件”这一概念缺乏系统的、完整的定义。在个别学术论文及管理政策中，我们能够发现“社交媒体文件”概念的掠影，学者在论述社交媒体文件的相关政策及应用时根据社交媒体文件的部分属性及特征尝试定义了“社交媒体文件”。如，黄新平[4]认为“政府社交媒体文件可定义为国家政府机构在履行行政活动或处理事务过程中，使用社交媒体制作或接收的具有保存价值的信息”，同时认为“这些信息符合文件的真实性、可靠性、完整性的基本特点，具有凭证、 参考、情报等主要的档案价值属性”;何思源[5]将社交媒体文件定义为“政府机构等相关主体在社交媒体平台的创建、运营与维护过程中生成的且具有一定保存价值的一系列文件的集合”;澳大利亚国家档案馆的相关政策中也曾给出定义——“社交媒体文件是包含特定机构业务活动证据的信息”。以上三者是目前可检索到的、作者明确给出的关于“社交媒体文件”的定义表述。

定义是揭示概念内涵的基本方式，某一概念的定义是对此概念基本内涵系统的、完整的反映。笔者认为，要对概念进行定义，一个必要的前提是对被定义概念在实例层面的形式与内容特征进行观察与归纳，继而遵循逻辑规则来考察、界定被定义概念的邻近属概念及其种差。社交媒体平台作为互联网上的种类繁多、体量巨大的信息集散地，其产生与传播的社交媒体信息在质量与水平方面参差不齐，并非所有存在于社交媒体平台中的信息都能被称为社交媒体文件。因此，对社交媒体文件进行定义应当是一个包含甄别、比对与限定的行为，社交媒体文件概念的所有实例必须体现出文件的基本特征，即“社交媒体文件”的应当是“文件”的种概念。

根据《GB/T10112-1999术语工作原则与方法》[6]与《DA/T 58-2014 电子档案管理基本术语》两则标准的规定[7]，概念的定义应由邻近属概念及种差构成。在《电子档案管理基本术语》中，电子文件被定义为“国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录”。相比于文件概念，社交媒体文件显然与电子文件概念在涵义上更为相近，从概念“邻近性”的角度考量，电子文件更适合作为社交媒体文件的邻近属概念。因此上述三则既有定义存在属概念的抽象过度问题，不利于保持学科概念体系在逻辑层面的一致性。

而在种差层面，以电子文件的定义为基准，社交媒体文件与我们一般理解的电子文件的经典实例——电子公文的差异主要在于其形成环境与逻辑结构的差异，电子公文一般产生并流转于办公自动化系统，有严格的结构限定与管理流程规定。相比之下社交媒体文件产生于社交媒体平台，且文件结构与体例没有严格规定，实质上就是一条语义明确、形式灵活的微博或微信信息。在其他方面，社交媒体文件基本符合电子文件的内容、结构与背景三要素的基本要求，有明确的发布主体和发文目的、同样体现组织与领导集体的意志并具有凭证价值。综上，本文给予社交媒体文件一个简洁、科学的定义——“形成并发布于社交媒体平台上的电子文件”，使得社交媒体文件明确打上了档案学的烙印。社交媒体文件蕴含了电子文件的基本特征，同时还具备受众广泛、结构灵活、题材多样、流转迅速等个性化特征。

3 档案学视域下的社交媒体文件管理理论

在逻辑意义上，一个学科的基本概念在宏观层面应当属于学科基本理论范畴，二者存在层次上的隶属关系。本文对“学科理论”一词进行中微观层面的限定，特指包括文件生命周期理论、来源原则和价值鉴定理论在内的档案学经典理论体系以及在研究社交媒体文件时应积极借鉴的其他学科理论。

3.1 档案学经典理论的基础作用

3.1.1 文件生命周期理论。电子文件时代的文件生命周期理论一定程度上继承了传统理论的基本内核，同时理论内涵也更为丰富。国际档案理事会和北美档案学界习惯将电子文件的生命周期划分为“概念（设计）——形成——维护”三阶段。这一划分方式偏重电子文件系统及其管理，行为色彩浓厚而理论色彩相对淡薄，因此并未得到我国档案学者的普遍承认。然而作为应用性理论，电子文件生命周期理论在解释并维护电子文件的基本价值方面有着重要作用。

电子文件的生命周期与电子文件管理的系统环境密不可分。在社交媒体平台中，无论是发文机关还是文书工作者，在社交媒体文件的概念阶段都不具备系统设计的权力，其身份与普通软件用户并无二致，这意味着社交媒体文件的控制起点不得不向后推移，这一起点的确定取决于相关主体能否有意识地进行社交媒体文件的管理，将其纳入文件管理的基本流程，否则社交媒体文件仅仅是存在于网络上、带有特定主體标记的信息。而在文件的形成阶段，电子文件的真实性、可信性取决于系统的稳定性和可靠性，对于社交媒体文件而言，社交媒体平台公司所提供的服务环境是否可靠就变得极为重要，直接影响到社交媒体文件的可信程度;与此同时，社交媒体平台通过赋予主体官方认证标识的形式以确认社交媒体发布者的背景信息，实质上也是从侧面反映社交媒体文件真实、可靠性的关键要素。社交媒体文件的维护阶段也必然以前两阶段的存在为基础，网络环境下的发文主体不掌握社交媒体文件的归属权，因此主体依托社交媒体平台的收藏或删除行为并不对文件的最终命运起决定作用。

总之，电子文件生命周期理论之于社交媒体文件，其中一个重要的指导价值即是提醒相关主体必须有意识地对社交媒体文件进行“离线”（脱离社交媒体平台）管理。只有将社交媒体文件纳入发文主体或文书工作者设计的独立管理环境，掌握文件的归属权，才能保障社交媒体文件作为电子文件所拥有的基本属性和基本价值，进而才能以电子文件的生命周期来阐释社交媒体文件的运动规律和特征。

3.1.2 来源原则。作为最具有档案学学科特色的理论[8]，来源原则的基本内涵在电子文件时代得到了进一步发展与深化。电子文件时代的文件管理依然需要遵循来源原则的基本原理与规则，社交媒体文件自然也不例外。社交媒体平台充分反映并进一步扩展了互联网平台的一个重要属性与特征——海量的数据、信息以URI为基础相互链接。由于参与主体之间的关注与互动行为，社交媒体平台实质上是一个巨大的社会关系网络，这种网络是对现实中社交网络的部分映射，却比现实社交网络有着更为复杂的节点关系。这种网络关系无疑会作用于社交媒体文件，体现在用户可以通过点赞、评论与转发行为对社交媒体文件及其发布者施加影响，并使得社交媒体文件的来源主体与活动关系进一步复杂化。

另一方面，在复杂的社交媒体网络环境中，仍然存在着维系社交媒体文件之间联系的基本纽带。社交媒体文件内容包含的各种数据类型一经正式发布，就被组织成了信息的聚合体，它拥有唯一的URI，是一条具体博文相对独立性的证明。而在宏观层面，单份的社交媒体文件仍然与发文机关特定的职能与活动紧密相连，不可分割。微博平台提供了以“#”作为文件开头的主题标识，通过这种标识能够人为地设定社交媒体文件的主题，将在内容上具有相关性的博文组织起来，赋予其人为设定的类别或主题联系。如“#中国共产党十九大”“#乌镇互联网峰会”等主题就引起了海量微博账号的广泛关注，产生了来自不同主体但内容紧密相关的社交媒体文件。这种以主题为纽带的标识方法，体现了电子文件时代新来源原则的基本思想——来自同一职能或业务活动中的文件应当建立联系，不再仅仅以“同一机关或组织”作为唯一的来源标准，扩大了社交媒体文件在实体层面的关联范围与深度。

然而这种关联范围不能也难以无限扩大，如此社交媒体文件的实体管理便失去了切入点。新来源观之于社交媒体文件的价值在于，既要重视建立发布来源不同但主题内容相近的文件之间的基本联系，又要注意不能将来源原则的意义泛化，忽视文件管理的客观条件与物质基础。体现在管理层面，就是既要发挥发文机关自身在社交媒体文件管理中的主动性，承担起本机关社交媒体文件的保存义务，使得管理行为符合国家统一制定的社交媒体文件管理标准，同时又要发挥特定行政区域内的档案馆、图书馆及可信第三方机构在信息资源存储与组织方面的优势，增强社交媒体文件管理的层次性，建立起“部门——组织——地区——国家”多层次的社交媒体文件管理体系，让社交媒体文件管理活动在理论与技术层面都有章可循。

3.1.3 价值鉴定理论。在档案学研究领域中，档案鉴定是对档案的价值进行判断的关键环节。电子文件时代，伴随着文件的物质载体与流转环境的变化，判断单份文件是否具有价值以及价值量的大小都变得越发困难。基于这一现状，“宏观鉴定论”得以产生和发展，使得档案鉴定理论进一步实用化。宏观鉴定论是20世纪80年代以来，欧美档案学界提出的一系列鉴定理论之统称，其中以新职能鉴定思想和技术鉴定最具代表性，将文件与档案的鉴定工作分为两个在时空维度上都具有密切联系的部分。两种规则的思维逻辑有相似之处，都强调当今的档案鉴定不应再以单份文件的具体内容为基准，而是应该注重文件的相对价值，这种相对价值分别通过组织结构与职能、文件运行环境的安全性与可靠性来体现，价值鉴定中的实际评判对象发生了历史性的转变。

社交媒体文件的基本特征决定了其鉴定思维和方法。传统的鉴定方法难以解决数据量极为庞大且文件间联系错综复杂的社交媒体文件鉴定问题，因此不得不应用宏观鉴定思想来决定社交媒体文件的存毁及保存时限。笔者曾撰文探讨过社交媒体文件的鉴定问题，认为应当以宏观鉴定论作为方法论基础，以云计算技术作为物质基础，利用前端控制思想对社交媒体文件进行部分鉴定[9]，在鉴定方法与体系设计形成后尽量减少人为因素对鉴定工作的干预，最大限度地保存社交媒体文件信息资源，保留完整的机构与社会记忆，这也是对宏观鉴定论根本目的的真实反映。

不难看出，社交媒体文件的鉴定问题与其来源问题有着紧密的联系，源于电子文件时代的档案学理论重构本身即是一个相互影响、协同演变的过程。相比于生命周期理论与来源原则对于社交媒体文件的作用，价值鑒定理论施加作用的方向与前二者相背，体现了理论指导中增加干预与减少干预的矛盾。

3.2交叉学科理论的应用价值。无论是社交媒体文件本身还是社交媒体文件的管理，都是一个建构于抽象社会网络的系统性的问题，其本身自成一个系统，又和其形成与发展的主客观环境组成一个更为复杂的系统，这意味着仅仅依靠档案学理论与方法解决社交媒体文件研究的基本问题难以达到应有的效果，需要在理论基础与实体管理层面综合借鉴其他学科的成熟理论与技术。比如在理论基础层面，产生于社会学领域的社会记忆理论在信息时代更为重视网络层面社会记忆保存的完整性与其精神建构价值，社交媒体文件作为反映主体职能与活动的记录信息，对其有意识的保存行为无疑属于社会记忆建构活动的一部分[10]，同时能够影响保存主体对社交媒体文件价值的基本认知。而在实践应用层面，产生于图书情报学科的信息组织理论提供了一整套微观层面的信息组织方法与策略，对社交媒体文件进行信息描述、制定相关元数据标准与信息著录、信息检索体系的构建都需要信息组织方法论的指导。此外，计算机与互联网科学、管理学、认知科学、心理学等学科的理论与方法都具备借鉴价值，笔者在此不一一列举。总之，对社交媒体文件的研究本质上是一个学科交叉视域下的研究，保证档案学在社交媒体文件研究中主导作用的同时也要注意不断拓宽研究视野，丰富研究体系。

4 社交媒体文件管理的基本体系

4.1 社交媒体文件的管理政策。管理政策对社交媒体文件管理活动具有基础与指南价值。而与社交媒体文件管理直接相关的政策类型以管理法规、管理标准和管理指南为主。法律法规是社交媒体文件管理的根本依据，社交媒体文件管理的各种策略、技术和行为都必须在现有的法律法规框架下制定和实施，尤其需要符合新修订的《档案法》《网络安全法》《政府信息公开条例》等专业信息法律的基本要求，使得社交媒体文件管理合法合规。

管理标准则是社交媒体文件管理规范化、体系化的必要条件，为社交媒体文件管理提供了最基本的参照。目前我国的社交媒体文件管理标准尚在研究与探讨之中，而社交媒体文件管理标准的制定需遵循一定的原则，即要与现行的国家及行业标准保持基本的一致性，要在充分调研与考察的基础上了解样本的真实情况，要注重借鉴其他国家、行业和领域内相关标准的先进成果和技术。而管理指南则是对欧美发达国家社交媒体文件管理策略的借鉴，我国的档案行政和业务管理部门也可以适度借鉴这种形式，制定并发布较为宏观的、弱力度的指南性、纲领性文件，在遵循标准的条件下给予实际负责社交媒体文件管理的机关部门一定的自由度，鼓励并促进其社交媒体文件的管理行为。

4.2 社交媒体文件的管理程序。鉴于社交媒体文件特征的多元性，社交媒体文件的管理程序应当继承传统档案管理的核心环节，同时还要对传统环节进行重构和扩展。传统档案管理呈线性的“六环节论”或“八环节论”已经难以满足社交媒体文件管理的基本需求。另一方面，传统档案管理中的归档、鉴定、整理及开发利用环节在社交媒体文件管理中仍可扮演重要角色，但具体的内涵与顺序则会发生变化。如归档环节不再意味着办理完毕的文件向档案室等中介机构移交，而是可以由社交媒体的发文者利用本机关的信息管理系统有意识地保存起来;如前所述，鉴定环节也可能需要前提至整个管理环节的最前端，利用宏观鉴定思想在归档保存之前就确定应当保存的社交媒体文件类型及范围;开发利用环节也不仅仅是将原件或档案汇编提供给特定用户利用，而是演变成深入社交媒体文件内部建立深度关联、完成知识发现并主动推送给用户的过程。

在管理流程与顺序方面，社交媒体文件的管理过程也不再是单一的线性管理过程，而是一个与组织其他信息系统相适应的网状管理模式，包含着不断的知识创新与用户反馈。社交媒体文件的发布者与管理者应根据用户需求的变化不断调整管理行为，成为信息与知识的服务者，在系统出现问题时进行适度干预、减少人为因素对系统稳定性的影响。

4.3 社交媒体文件的管理资源。胡鸿杰教授曾将管理的资源划分为物质资源、人力资源和信息资源[11]。社交媒体文件的管理资源同样可以借助上述划分标准进行界定。社交媒体文件管理的物质资源主要包括信息资源管理系统（包括设备）及以信息资源管理系统为基础建立的数字档案馆、数字图书馆等信息组织与服务平台，此外还包括政府机关、第三方机构等组织提供的物质支持，这是社交媒体文件管理项目不可或缺的物质保障。人力资源包括与社交媒体文件管理相关的组织人员及建立在组织基础上的管理制度，社交媒体文件的管理在实体层面同样是一个涉及多个组织机构的系统性活动，明确不同发布、保存主体的责任体系与分工情况，协调不同主体间的合作关系尤为必要。在信息资源方面，前面提到的管理标准与政策均是社交媒体文件管理的信息资源，是管理活动所必须依据的信息指南。此外，国内外最新的社交媒体文件管理实践成果，高校及研究机构所提供的与社交媒体文件有关的科研信息均是社交媒体文件管理活动中应当持续接收的信息资源，这也是社交媒体文件管理良性发展的必然要求。

结论与展望

社交媒体文件的基本概念、学科理论与实体管理虽然分属不同的研究层次，然而实质上存在着密切联系。首先，基本概念与学科理论间存在要素与系统的关系，学科理论不能独立于学科基本概念形成发展，而是由多个基本概念有机结合而成，这种结合基于对特定研究对象运动状态与变化方式的科学、系统的描述。其次，基本概念与学科理论都是对实际存在的管理对象、管理行为与管理规律的抽象概括，基本概念界定并描述了实体管理对象的属性与特征，学科理论则深入揭示了实体管理活动中呈现出的基本规律，这种规律经过提炼与规范化又进一步指导新的管理活动，而规律的真理性又在管理活动中得到验证。三个研究层次之间并不完全独立，而是共同构成了社交媒体文件的基本研究体系。

目前，相比于研究活动的逐步成熟，社交媒体文件的管理仍方興未艾。但随着社交媒体文件的不断累积与研究机构的有力呼吁，社交媒体文件的管理步入正轨也只是时间问题。本文仅从较为宏观的视角对社交媒体文件研究中的一些基本问题进行了讨论，对整个研究体系的建构与界定，对管理活动的组织与推进仍需多方主体协同完成。社交媒体文件领域展现出的研究潜力对于档案学理论及方法的进一步发展有着重要价值。

参考文献：

[1]NARA. Guidance on web2.0 and records in social media [EB/OL]. [2018-2-25]. http：//www.

archives.gov/records-mgmt/bulletins/2011/2011-02.html.

[2]黄新荣，吴建华.政务微博档案化保存初探[J].档案与建设，2012（04）：4-6.

[3]左凡凡，张幸媛等.微博应作为档案[J].档案与建设，2012（02）：12-14.

[4]黄新平.基于集体智慧的政府社交媒体文件档案化管理研究[J].北京档案，2016（11）：

12-15.

[5]何思源.社交媒体文件归档保存研究[J].档案时空，2017（06）：18-21.

[6]国家质量技术监督局.《GB/T10112-1999术语工作原则与方法》[EB/OL].[2018-2-25]. http：//www.doc88.com/p-704837712778.html.

[7]国家档案局.《DA/T 58-2014 电子档案管理基本术语》[EB/OL].[2018-2-25]. http：//www.dangan.ningbo.gov.cn/zcfg/dagzbz/201507/t20150706_736253.html.

[8]何嘉荪，史习人等.后保管时代档案学基础理论研究——简评文件构成要素论[J].档案学研究， 2017（01）：4-8.

[9]高晨翔，黄新荣.我国社交媒体文件归档中的鉴定问题研究[J].北京档案，2017（07）：24-26.

[10]高晨翔，黄新荣.国外社交媒体文件归档的政策研究[J].图书馆，2017（07）：6-11.

[11]胡鸿杰.化腐朽为神奇——中国档案学评析[M].北京：世界图书出版公司， 2010.