丁咛

信息是人力资源管理的最基本的要素之一，信息技术的飞速发展对人力资源及其管理产生着深刻影响，人力资源管理工作对信息的要求是必须具备完整性、及时性、准确性、丰富性。我公司在普及信息化管理、追求精细化管理的大环境下，适时地引入了人力资源信息管理系统又称SAP-HR系统（以下简称SAP系统），该系统是世界上最先进、运用最广泛的管理信息系统软件；是实现人力资源信息完整性、及时性、准确性、丰富性的有效工具；是精细化管理的必要支撑。现以我公司SAP系统的使用情况，进行论述，不足之处，欢迎指正。

一、公司基本情况

我公司成立于2006年12月，是集团公司的全资子公司，截至2017年底，在册职工2300余人，所属并表企业17家。

二、SAP系统三大模块的特点和使用情况

我公司在集团公司的统一部署下，于2011年开始正式上线应用SAP系统，期间经历了测试、调试、正式应用及2017年1月顺利实现了区域一体化划转企业的接收工作等多个阶段。根据集团公司SAP系统开发情况，现使用频率最高，功能比较完善的为“组织管理”、“人事管理”、“薪酬管理”三大模块。对应的是人力资源劳动组织管理和薪酬管理两大业务。

（一）“组织管理”模块彰显“归属、管理”双关系

“组织管理”模块包括企业管理、内设机构管理、岗位管理，该模块包含了企业的新建、变更和撤销信息和内设机构、岗位设置，人员配置信息等主要信息，模块是基于维护“对象”、对象之间的相互“关系”以及对象上的信息类型来进行信息管理的。通过将“对象”进行归属，来建立“层次关系”，以清晰地体现出各级企业“自上而下”的层级式组织架构，也就是我们可以在系统里随时看到最新的组织机构图。

通过信息维护，各企业劳动组织管理应用最多的查看和分析本企业机构设置和人员配置情况，可以通过在界面首页输入PPOME快捷键，随时在系统中调取当前时间点本企业的“组织树”，通过“下拉键”企业现有内设机构的设置、各内设机构所属的岗位设置以及职位人员配置和空缺情况一目了然，为企业机构管理，人员管理提供信息支撑。二级企业通过查询“组织树”，可以实时查看其所管理的基层企业的机构设置和人员配置情况，对基层企业的内设机构、职位设置等情况进行检查、监控、监督，防止超标准设置内部机构和超定员配置人员。

（二）“人事管理”实施“线上监督，线下审批”双流程

“人事管理”模块涵盖了员工从入职到离职的全周期信息，通过“人员变动管理”维护员工的各种分类和工作状态，并由此强制性地引发该阶段员工的“人员信息更新”，凸显系统数据更新的连贯性、完整性、及时性。

在做系统外人员入职以及跨二级企业人员调动等重要工作时，系统设置了严格的审批流程，需要在线下报送集团公司文号库，在文号库审核通过，并且上传至系统后，新增公司方可在系统上新增人员。一项系统外人员入职或跨二级企业人员调动的工作流必须始于线下文号库，终于线上的工作流审批。“人事管理”模块的双审批流程，体现了SAP系统开发在人员管理上的严谨、有序。

对于新入职人员的信息管理，系统开发了批量导入员工入职卡功能，新入职人员的信息可以由其本人在线下进行填写，人资部在线下进行审核后，上传至系统。并在线上申请入职工作流，通过唯一标识--人员编号将入职卡上的个人信息串联至工作流起点，并上传至上级公司处进行审查。该流程充分体现了人事管理模块线上线下交替监督、审批的特点。

员工入职和跨系统调动的“线上监督、线下审批”流程，保证了新进入员工与集团公司批复文件的一致性，系统的应用也促进企业规范人事管理，重视人员招聘质量，减少了企业降低招聘标准，虚报职工人数的风险。

（三）“薪酬管理”推行“高集成、高精细”双高要求

“薪酬管理”是基于集团公司的薪资制度开发的，对总额申报、下达管理、工资发放等进行有效规范和监控，并和考勤、保险福利等紧密集成、高度共享，且能提供全面准确的薪资数据报表信息的模块。

“薪酬管理”的模块设置是与集团公司工资总额管理办法的要求相一致的，涵盖了工资总额的核定，工资预算的申报和下达，工资总额的执行和调整，工资总额清算的全过程管理业务。通过对工资总额计划、工资预控、保险公积金管理、个人所得税管理、人工成本管理等子模块的信息维护，可以输出工资明细表、工资汇总表、工资台账、奖金明细表、奖金汇总表、薪酬月报、季报、年报、人工成本表等结果，系统如实地记录了我们薪酬业务的每一个过程，甚至如果我们的日常工作都能按标准实施的话，日常工作完全可以通过系统完成，大大提高了工作效率。并且薪酬管理与人事管理紧密结合，相辅相成，一一对应的特点，在SAP系统也有充分的体现，必须先维护人事管理信息，上报人事报表，集团审核通过后才能维护薪酬信息，这样在SAP系统使用之前，“人”、“薪”不符会时有发生的问题，在SAP系统使用之后，“人”、“薪”不符的情况得到了有效控制，可以每月做到与财务报表一致。在数据准确的基础上，系统强大的逻辑纠错能力，一方面增强了集团公司、二级公司对三级企业工资总额的监控、预警能力，另一方面也大幅度提高了薪酬数据的准确性。“薪酬管理”模块充分体现了集团公司对薪酬管理工作的高集成、高精细的高要求，更代表着集团公司精细化管理的较高水平。

三、几点体会

（一）数据维护质量是基础

SAP系统发挥信息输出的准确性、完整性、及时性一是有赖于各企业对基础数据的维护，二是有赖于系统功能设计的完善，三是有赖于技术支持的及时有效，但最关键的还是基础数据的维护，是保证精細化管理的基础。信息不准确，信息虚假必然导致结果输出结果的错误，那就失去了SAP系统应用的意义，作为人力资源一线工作人员，承担着数据维护的繁重工作，肩负的责任非常巨大，要有十分的耐心、决心和责任感做好最基础的工作，但一旦完成了最初基础数据的维护，我们将能随时调看企业基本信息，人员履历表，企业薪酬发放进度等常用信息，及时为领导提供所需的人力资源基础信息。

（二）流程设置规范是手段

SAP系统严谨的管理流程设置为规范企业人力资源日常业务流程，提高人力资源业务管理水平提供了有效的手段，适应SAP系统管理流程的过程，也是企业优化人力资源管理工作流程的过程，现在每月组织信息维护、岗位信息维护、入职、离职信息维护、薪酬信息维护、人员基本信息维护等日常管理工作都有严格的时间规定，比如每月25日前完成人员调动，每月最后一个工作日前完成人事月报的上报，每月15日前完成薪酬月报的上报等，其中的逻辑错误由系统纠错，关键信息必须由上级部门审核，来保证基础数据的准确。通过规范管理流程，我公司之前曾经出现过的，人员岗位调整以及入职、离职时间与薪酬发放不同步的问题得以解决，人员基本信息不准确、不完善的情况正在逐步好转。SAP系统提供的信息数据正逐步为企业决策、人事调整、人才培养提供更加可靠的依据。

（三）专业数据共享是优势

SAP系统为人力资源专业人员提供了规范化、标准化、高效化、透明化的工作平台，人力资源管理各项专业工作数据维护均统一在SAP系统平台上完成，确保了本企业人事信息数据库具有高质量的信息数据的可能性。以前由于数据由不同的人员维护以及统计口径不一致，同一个统计指标在各专业的统计分析中经常出现不一致的情况，在应用SAP系统后由于实现了数据共享，各专业在同一基础数据中抓取统计数据，保证了数据统计的准确一致，一人统计，多人使用节省了重复统计的管理成本，扩大了系统数据的应用范围，发挥了系统的共享优势。

（四）工作效率提高是目标

工资发放、员工信息管理等工作作为人力资源管理日常性的事务，往往要持续占据人力资源管理人员的大量时间，手工操作不仅效率低下，而且容易出错。同时，因为缺乏有效的技术手段，一些基础性的人力资源信息收集和分析工作显得十分繁杂，并且收集到的信息不能有效的共享。比如，当企业需要分析现有人力资源的数量、质量、结构和分布状况时，有了SAP系统提供的基础数据就可以极大的提高分析的质量和准确性。其次，SAP系统一个平台汇集了劳动组织和薪酬管理的所有基础信息，有助于企业迅速、有效地收集相关信息，加强内部沟通，加强对全系统人力资源管理的实时监控，提高人力资源管理部门的工作效率和管理的有效性。另外，SAP系统的报表自动统计功能使过去依靠人工去统计的数据减少了，提高了统计工作的准确性，降低了统计工作量，使我们可以将工作精力更多的放在人力资源管理上。

（五）历史数据锁定，保证工作平稳性

SAP系统特有的数据起止时间维护功能让操作人员可以方便的查看系统历史数据，专业人員岗位变动以及专业人员分工变化后，新接手人员可以在SAP系统中直接查看前一任操作人员之前由于人事变动引起的专业工作不连续情况得到了改善，保证了工作交接的平稳进行。