张娜

摘要：在很多单位当中，文书档案管理工作属于非常重要的环节，同时也是各项工作目标制定的必要前提，同时结合相关材料也可以看到单位的具体运行情况，针对其进行深入分析有助于发现单位运行中存在的问题，所以不难看出其作用和意义。本文针对这方面的问题进行了探讨，首先分析了现阶段我国文书档案管理工作中存在的问题，之后提出了一些具有针对性的对策，希望可以给相关工作的开展提供一些参考。

关键词：文书档案；管理；问题与对策

文书档案也被称为管理型档案，是指包括机关和团体和其他企事业单位的日常管理活动中所形成的一系列具备较高保存价值的文件，这也是档案管理工作的重要组成部分。其是一个单位档案管理当中较为基础的工作，对于提高其服务建设水平、规范管理实务方面起到的作用是非常明显的。但是现在随着社会发展水平的提高，旧有的档案管理体系已经无法适应于现阶段的实际管理及需求，同时文书档案管理工作也已经开始脱离于时代，这就需要我们革新理念，不断提高其发展水平。本文针对这些问题进行了简要分析。

一、文书档案管理工作中存在的问题

在档案当中，文书档案处于主体地位，单位的发展以及相关工作的进行都要以此为基础。我国企事业单位如果想要进一步提高自身的管理效率，就要保证文书档案工作能够顺利开展。现在虽然已经有很多单位和企业都对文书档案管理工作给予了足够的重视，但由于缺乏相关理论指导和技术支持，很多问题还没有解决，文书档案管理工作的力度存在明显缺陷。

（一）重视程度的问题。

现在很多单位其实都没有对文书档案管理工作有一个系统性的认识，不少单位认为文书档案管理工作的要点就是针对文书档案进行整理，并且没有有效进行分类，归纳提取工作中也存在明显的不足。在整个单位的管理体系中，文书档案管理的地位较低，边缘化问题严重，很多设备也无法及时进行更新。其次在专业技能水平上，由于很多从事文书档案管理的人员并没有经历完善的岗前培训，很多工作人员并不具备足够的专业技能水平，给文书档案的应用造成了严重阻碍。

（二）文殊档案形式单一。

完善的文书档案内，应当囊括的内容有文字、图标等等，同时也会有影音文件等多种形式。但是现在随着时代的发展，文书档案的形式也并没有得到相应的拓宽，文殊档案的载体还仍然非常单一，很多人都将其继续存放在旧形式的载体当中，管理成本高昂。所以应当针对文书档案管理工作专门委派工作人员，不断完善严密的监管体制。但是不可否认现在我国的专业人才数量还存在明显不足。

（三）档案收集中的问题。

文书档案管理工作的重点就在于档案收集和档案保护，所以需要文书档案进行全面收集和妥善保存，这样才能让其给单位的发展做出应有的贡献。一个单位进行日常管理时，会产生很多文书档案，比较常见的有会议记录和公告通知等等，这些都需要进行收藏保管。但是在相关工作开展过程中，很多单位和档案并没有正确认识到文书档案的作用。档案收集时只注重一些领导批示的，强调的重点文件，而对于一些日常性的一般文件却不够重视，文件丢失、遗漏的情况比较严重。由此也造成了文书档案资料收集不全面的问题，使单位的日常工作也受到一定的影响。

二、提高文书档案管理水平的措施

（一）规范工作的程序和方法。

首先，对案卷实行全面普查方式。全面查看文件，对于一些没有什么作用的资料要及时清理，才能尽可能地保证以后实行计算机管理方式时，能够降低信息重复率，提高工作效率。其次，对一些复杂的案卷要重新整理、归集，让它们看起来显得更加规范、整齐。对案卷的内容梳理一遍，这个环节主要是针对组卷过厚、内容混杂的案卷，對它们进行细分、分类即可。要尽量将内容相关的文件放置在一个档案中。除此之外，还要找出漏填页码、标题未填写清楚等案卷，将它们进行重新填写，进而增强文件资料的规范性。最后，使标题变得更加规范，提高检索的正确性。一般情况下，工作人员都是通过档案的分类号来检索需要的文件，只有标题编写得更加精确才能提高搜索的正确性。因此，在进行档案编录工作时，必须加强题名编录的规范性，制定一个统一适用的标准，作为案卷的题名准则。

（二）做好文书管理和档案管理的对接。

文书管理是档案管理的重要组成部分，二者不可割裂。因此，今后的工作中，档案管理应当以文书为切入点，在工作细节上不断规范文件管理。将规范意识渗透进文书档案人员的意识之中，使其做好日常文件材料的立卷归档工作，做好文书编写的规范化和一体化工作，在纸张选择、文件格式、字体字号等方面做到一致，在收发文工作时，及时做好登记工作，保证收集的资料完整统一，并在相应的档案里标注清楚，放置在专门的位置以备查阅，通过这些方式方法，使单位的文书档案管理工作水平提到更高的档次上来。

建立和完善文书档案管理工作考核评估体系，保障各单位在建章立制、依法治档、档案软硬件设施方面实现齐抓共管，推动文书档案管理工作向着标准化、规范化、精细化方向发展。

（三）提升档案管理的信息化水平。

紧跟社会发展形势和档案管理信息化趋势，加强计算机技术和网络技术在文书档案管理各环节的应用。提高档案管理的信息化水平，首先要重视档案的数据库建设，使档案信息格式规范、统一，促进信息数据的交流与共享；同时还要加强计算机等现代化办公设备的应用，不断提高档案管理的自动化和信息化水平，提高档案管理的质量和效率。

三、结语

现在知识信息变化速度很快，文书档案管理在日常工作中越来越重要，所以需要我们不断完善相关工作流程、建立可靠的管理机制。经过前文的分析，我们应深入探讨现阶段管理工作所面临的困境，针对相关部门进行整改，提高综合治理水平，采取有效措施提高工作人员的积极性和主动性，这样才能不断提高管理效率。本文针对这些问题进行了分析，希望可以不断提高文书档案管理水平，给单位的发展和建设带来更大的便利。

参考文献

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