张宝新

摘要：改革开放以来，我国的综合国力得到显著提高。事业单位作为部分国家机构的分支，其档案管理工作较企业单位来讲任务更加繁琐，并且在整个事业单位中扮演者不可或缺的作用，传统的档案管理形式已经不能满足现代化的需求，且在一定程度上降低了事业单位档案管理的效率，所以在事业单位的档案管理工作中融入信息化，不仅顺应时代的发展达到与时俱进的目标，同时还能提高档案管理的工作效益。

关键词：事业单位；档案管理；信息化

引言

档案记录着每个人的隐私和机密，是要得到很大重视的。如果管理不当，不仅会造成他人信息泄露，而且对单位造成巨大经济损失。与传统纸质档案相比较，信息化档案管理具有归档方便、容易查找和安全可靠等优点，有利于从整体上提高事业单位的运作效率，减少管理成本，提高单位信息安全性。

一、档案管理信息化建设的必要性

以前，传统的档案绝大多数都是纸质档案，管理效率很低，容易出现失误。在新形势下，事业单位加快信息化建设势在必行，尤其是在应用OA等先进系统以后，极大提升了事业单位办公自动化水平。在事业单位档案管理工作中，也要用好先进信息技术，让各种珍贵的档案资料得到有效保存，能够为事业单位各项工作的开展提供全面、准确、可靠的依据。同时，事业单位领导也可以将档案利用起来，确保制定的决策更加科学、合理，有力推动事业单位的发展。由此可见，事业单位加快档案信息化建设意义重大，有利于对档案资源的开发与利用，提升服务质量，真正实现事业单位的可持续发展。

二、事业单位档案管理信息化存在的问题

（一）对档案工作的重视程度不足

档案管理信息化具有很多的优势，但凡事都有两面性。虽然我国的信息化进程较快，电子信息技术在高速的发展，但相比较于欧美等发达国家，我国的信息化水平较低是不争的事实。因此，一些单位对于信息化的手段不是很容易接受，存在一定的抵触情绪。并且，某些单位对于自身的档案管理工作的重视程度不足。随着竞争的日益激烈，事业单位往往更加注重自身的发展状况，对于一些内部的信息重视程度不足，尤其是与事业单位人员相关的档案管理当中，投入的力量更加稀少。必然会导致事业单位内部的档案管理系统不健全，在这种不健全的体系上，难以将档案管理信息化进行有效的推广，进一步阻碍事业单位档案信息化的发展。因此，如何加强事业单位的重视程度，健全事业单位的档案管理体系成为当前诸多工作人员研究的重点所在。

（二）缺乏必要的资金投入

目前，我国的事业单位档案信息化管理还处于刚开始发展阶段。很多事业单位都向加快建设档案管理信息系统，但是又缺乏必要的资金投入，所以资金也成为很多事业单位进行档案管理信息化建设的瓶颈。这种情况严重阻碍了事业单位档案管理信息化建设的步伐，因此，只有有了稳定的资金来源，事业单位档案管理的信息化建设才能够获得有力的支持，实现信息化的稳定建设与发展。各事业单位要强化档案管理信息化建設的资金保障，这样才能够促进档案管理信息化系统的开发。

（三）信息化程度不够深入

目前，我国大部分事业单位已经实现了利用信息化软件对档案进行管理，然而，还有一些事业单位的信息化程度较低，相关软件尚未完成升级和更新，致使档案管理工作仍然停留在纸质管理阶段，不利于事业单位档案管理工作的有效开展。

三、我国事业单位档案管理信息化建设的有效策略

（一）建立规范的信息化管理制度。

1.确定单位档案信息化发展目标

目前事业单位在档案信息化管理建设时，发展目标不够统一，因此很容易出现分歧，导致出现各自为政的混乱情况，不利于事业单位管理工作的有序进行。因此，单位要结合战略计划，制定统一的管理目标，实现事业单位档案的集约化和标准化管理。此外，对于重要文件进行备份，打印的纸质资料，要求用统一的文件袋和纸张，实行规范化管理。

2.科学制定管理制度

信息化管理与传统档案管理不同，信息被修改后无迹可寻，使用资料的时候才发现资料已经被篡改，造成的后果不可估量。因此，要完善档案信息化管理，就要制定一套完善的管理制度，从信息取得、归档、修改、查阅等各个过程进行认证，不但可以保证信息的真实有效性，而且还明确了管理人员的责任，加强了信息的安全性。对单位重要机密的资料，要进行加密处理，对访问人员设置阅读权限，确保单位机密。

（二）加大资金投入，引进先进硬件设备

硬件设备是档案管理信息化的基础设施，它的质量直接影响到档案管理的水平。在实际工作当中，计算机容易受到自然原因和人为原因的干扰，造成数据的丢失。在计算机的使用中，尤其要注意防水、防火、防磁场干扰，这就要求单位加大资金投入，购买抗干扰性比较强的硬件设备，防止数据丢失。此外，事业单位信息内容较多，为了保证信息的全面和详细，要使用大存储量的设备，保证有足够的存储空间容纳单位信息，使信息化管理更加准确可靠。

（三）档案管理人员要不断提高自身素质

在信息飞速发展的时代，事业单位的档案管理人员要充分认识到提高自身素质的重要性，不仅要积极参加事业单位开展的各种培训课程，还要利用业余时间“充电”，夯实专业基础知识，努力提高计算机操作水平，确保自己的专业素质能够满足档案管理信息化建设的需要。此外，档案管理人员还要积极转变旧有的管理理念，与时俱进，开拓创新，努力适应档案管理新模式。档案管理人员在日常工作中要端正工作态度，富有责任感和使命感，努力提高档案信息化管理水平。

结语

总之，事业单位档案管理信息化建设，可以有效的减少管理费用，并且还能够提升档案信息的可靠性和安全性。因此，事业单位必须要不断的完善档案管理制度，提高管理人员的综合素质，加强建设档案管理平台，全面推进事业单位档案管理信息化建设，提高管理质量。

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