徐海杰

摘要：文书档案管理工作是单位正常运行和可持续发展的重要前提，本文论述了文书档案管理制度和人员素质的创新，提出了文书档案在利用和再加工工作方面的措施和设想，旨在提高文书档案管理工作效率，更好地发挥文书档案在单位建设中的作用。

关键词：文书档案；管理；创新

创新是人类社会进步的动力，是国家和民族屹立于世界民族之林的基础。然而创新并不是否定一切，必须充分吸取前人的经验和教训。离开了继承，创新就成了无源之水。档案则是记录前人经验和教训的重要载体，助力创新，参与创新，档案人责无旁贷。

文书档案管理工作是一项政治性、技术性、机密性和服务性较强的工作；文书档案管理工作是单位正常健康运行的重要前提，是党和国家、企业可持续发展的重要保障。文书档案管理工作不仅可以为党群工作和行政管理提供重要的指引方向，而且为经营管理和生产技术管理工作提供可靠的理论和素材支撑。因此，加强文书档案管理工作的创新具有重要深远意义。

一、文书档案管理制度创新

文书档案管理制度的建立不仅是档案管理规范化的关键，同时也是档案管理工作的行为准则，更是有效保障档案管理工作顺利开展的基础内容。长期以来，文书档案管理工作受党 政机关管理影响，往往侧重档案的整理和收集，轻视档案的实际应用，使得文书档案自身的真正价值未能得以充分展示。结合单位实际工作状况，对原有档案管理制度中所包含的收集、整理、分类、排列、鉴定、借阅以及销毁等一系列环节进行改革与创新，把每项工作环节进一步细化，责任明确到位，同时把大事记、组织沿革、专题档案编研、重要领导人物传记等各项档案信息深层次加工工作制度化、规范化，鼓励档案管理人员投入更多的时间和精力开展文书档案信息转化利用工作。

二、文书档案管理人员素质创新

文书档案管理人员的综合素质直接影响着文书档案管理工作的效率和质量高低。文书档 案管理人员的创新意识、创新精神、创新能力是改变文书档案管理工作局面的关键。特别是随着机构改革、人事制度改革的继续深化，各部门工作人员减少，工作量增加，文书档案管理工作将面临更大的压力。一方面，文书档案管理人员在处理好日常工作的同时要主动学习和积累相关知识，积极参与再培训再教育，努力增强自己的业务本领；另一方面，要建立和实行档案管理人员考核机制，定期对文书档案管理工作进行考核和评价，同时创新激励机制，物质奖励、档案工作晋升和惩处并行，充分发挥档案管理人员的主观能动性和创新能力，切实促进文书档案管理工作的有效开展。

三、文书档案整理和检索方式创新

文书档案整理和检索方式的创新是实现文书档案管理工作创新的重要内容之一。文书档案工作的技术手段和设备条件是提高文书档案管理工作效率和确保档案管理工作服务质量的重要条件，也是文书档案工作创新的硬件基础。

1.计算机在文书档案管理工作中的应用

目前，文书档案管理工作还基本沿用以往的手工管理模式，计算机技术在文书档案管理中的应用大多情况仅仅是目录的输入、输出和检索，其他应用还有待深入研究和开发。随着计算机技术的广泛应用和办公自动化程度的提高，可通过网络信息技术将文书档案管理部门与单位其他部门联系起来，实现文书档案信息的共享，加强各部门之间的合作与交流，提高 文书档案信息服务的效率和质量，为单位的发展决策提供有力的支持。

2.文书档案整理方法和检索技巧的应用

文书档案管理工作是一项极其繁琐复杂、要求高且技术性强的工作。我们在日常工作中需多留心注意档案整理方法和检索技巧，提高工作效率。目前一些单位文书档案管理采用年度—问题—保管期限分类法，问题分类法需要在问题与问题之间互相排斥性的理解和把握上花费很大精力，并且对档案工作人员的业务能力要求很高。对于某个文件，不能因为特殊原因而轻易改变其问题属类，上一年度放入哪个问题属类，这一年度仍要放入此问题属类，否则会给以后的查找利用增添不必要的麻烦。问题分类法在文件检索方面具有绝对优势，只要熟练运用，就可以做到在完全不借助任何检索工具的情况下直接找到文件。

四、文书档案利用和再加工工作创新

我们不应把文书档案束之高阁，要将“死档案”变成“活资源”，重视文书档案再加工工作，多方面提高档案利用率，以便更好地为单位的发展服务。

1.文书档案管理工作不能只停留在每年收集整理多少份文件材料、立卷归档多少案卷、提供利用服务多少卷次和人次等。档案管理人员应该将自己从繁琐的手工档案整理事务中解放出来，将更多的时间和精力投入到档案信息的深层次加工和转化利用上。例如我们把原来手工操作的三点一线棉线装订法改为不锈钢订书针装订法；把收集来的文件材料首先依据文件所涉及的工作内容和重要程度做预分类，后期再做不同的归档整理。

2.定期在单位办公内网上发布一些相关的文书档案目录和大家普遍关心的政策性文件；在不同工作阶段和特定工作时期，发布适应工作要求的信息文件等，為相关工作人员和领导提供工作便利，促进工作水平和工作效率的提高，同时发掘档案资源的价值，提高档案工作的认可度。

3.根据不同领导分管工作的范围，就某一特定专题，对相关档案文件材料进行整理汇编，为领导的决策提供参考和依据，为单位的发展贡献一份力量。

4.单位工作的健康可持续发展离不开领导层的正确决策。我们可以选择那些为单位的发展做出卓越贡献的领导、专家等，专门给他们做人物传记，记录他们的工作经历，藉此反映单位的发展历史。

5.为了更直观地展示单位的发展历史和演变过程，对单位历史沿革文件材料进行汇编，作为单位职工“爱单位教育”的生动素材，增强职工对单位的认同感、自豪感和责任感，提 高干部职工开展生产、服务的积极性和主动性。

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