刘娜，何欣

（1锦州医科大学，辽宁 锦州 121002；2锦州市锦州中学，辽宁 锦州 121000）

随着经济全球化的深入发展以及国际经济贸易合作的增加，跨境商业活动日趋频繁。商务信函在整个商务活动过程中发挥着桥梁和纽带的作用，贯穿了从确立业务关系、签订合约、执行合约到解决争端的各个环节。一封好的商务信函不仅有助于建立和保持良好的业务关系，更能够通过有效的沟通避免缔约双方产生不必要的误解与纠纷。

一、商务英语信函的作用及其重要意义

近年来，经济的迅速发展使中国成为全球商务活动中的一个至关重要的经济体。越来越多的中国企业直接或间接地与国外企业建立联系。有的企业通过信函与国外合作方进行商品买卖贸易，有的则通过信函向其合作伙伴表示问候或维持良好的业务关系。毫无疑问，作为工具与桥梁的商务信函在其中发挥着不可或缺的作用。商业活动是否成功很大程度上取决于缔约各方能否进行有效的沟通。一封好的商务信函应当以简洁介的语言传达准确的信息，精确地描述事实，进行有效的沟通并维持良好的业务关系。因此，了解其语言特点并写出一封好的商务英语信函对国际商业活动至关重要。

世界上每天收发的商务信函不计其数，它们已经成为日常商务沟通的“生命线”。然而，只有那些内容合理并且表达准确的才能够算作成功的商务信函。文化背景、语言习惯以及表达方式等因素的不同使商务英语信函有别于中文的商务信函。因此，为了能够成功地起草一封好的商务信函，我们十分有必要了解并掌握商务英语信函的语言特点。

二、商务英语信函的语言特点

1.词汇特点。商务信函对准确性有很高的要求，应尽量避免产生误解。因此，一封好的商务信函中的用词应当准确明了，不应选用语义模糊和笼统的词汇。商务英语信函的词汇特点主要包括以下几点：

第一，专业术语。由于商务信函写作的目的是为了实现特定的商业目标，属于专业信函的范畴，因此要求其用词符合特定商业领域的术语要求。有些常见的单词在商务信函中可能有着不同的含义，例如“draft”一词常用的语义为“草稿、起草”，而在英语商务信函中，该词通常作为对外贸易中的“汇票”出现；“inquiry”一词常用的语义为“询问”，而在国际贸易中，该词的专业用法为“询盘”。此外，商务英语信函中的专业术语还体现在专有名词的缩写上，例如，“ASAP=As Soon As Possible”（尽快），“B/L=Bill of Lading”（提货单），“FOB=Free On Board”（离岸价），“R.S.V.P=Repondezs’il vous plait” （敬候函复）。

第二，古词语。使用古词语是商务英语信函的一大特点。和法律文件一样，商务信函通常使用的也是“庄重文体”，这就意味着商务信函使用的都是十分正式的词语。英语语言历史悠久，在古代，宫廷贵族使用既正式又庄重的英语文体和用词以显示对君主的尊重。由于这类文体能够最大限度减少信息的误解，所以后来常用于签订合约。我们将同一语义下正式和非正式用词进行了对比（见表1），“Formal”对应的是商务英语信函中常用的词语。

第三，准确的词语和表达式。与其他信函一样，商务英语信函的首要功能是传递信息，但是其对用词的准确性要求更高。首先，商务英语信函涉及大量数字。由于经常涉及到货物的买卖，商务信函中通常有大量的数字来描述货物的数量和价钱，例如“50 metric tons of Bitter Apricot Kernels at RMB￥2,500 per metric ton CIFC 2%Odense”（50吨苦杏仁，欧登塞到岸价每吨2 500元人民币，包括2%佣金）。精确的数字表达有助于提高商务信函的准确性，这也是这类文体有别于其他信函的一个显著特点。其次，商务英语信函中常通过使用量词和定语来提高表达的准确性，以减少可能出现的误差或纠纷。例如，“A pack of canned goods”（一包罐头），“100,000 metric tons” （10万吨），“Packing:in wooden or plywood cases”（包装：木箱或胶合板箱），其中“包”和“吨”限定了货物的计算单位，“wooden”和“plywood”则限定了包装箱的材质。再次，在商务信函中，写作者几乎不使用“several” （一些）、“many” （许多）、“maybe”（也许）、“about”（大约） 等语义笼统的词汇，因为这类词汇不仅不能够准确地传达信息，有时还有可能产生误解和纠纷。

表1 商务英语正式与非正式用语对比

第四，不使用修辞手法。一般来说，商务英语信函几乎不使用修饰性词语来增加文章的可读性。大多数情况下，商务信函的目的是确立业务关系、咨询或回答相关问题，侧重的是内容的准确性和清晰性，因此没有必要使用太多修饰性词语为商务信函添加华丽的辞藻。太多修饰性词语有可能产生歧义误导读者，进而影响他们的决策。

2.句法特点。词语构成句子，句子组成语篇，我们就是这样实现沟通的。句子是构成语篇的一个基本单位，商务英语信函中句子的写作应遵循特定的规则。

第一，商务英语信函中多使用简单句。所谓简单句，是指只含有一套主谓结构并且句子各成分都是由单词或短语构成的句子。专业的商务信函通常使用句式并不复杂的简单句，以便于读者理解。长而复杂的句子容易造成误解，读者无法一眼就获得他们想要的信息，既浪费时间，又增加了难度，并不符合简单高效的原则。下面的几个简单句经常出现在商务英语信函中，尤其是合约中。

a.We confirm our price for the Automatic Dishwasher at$211.00 FOBNagoya.

（现确认我方洗碟机名古屋船上交货价每台211 美元。）

b.This quotation is for a minimum quantity of 100 sets.

（本报价适用于起订量100台。）

c.Our quotations maychange without notice.

（我方报价如有变更，不另通知。）

第二，商务英语信函中经常使用祈使句。祈使句是要求对方做或不做某事的句子。这一句式主要有两个功能，一是请求，二是提醒。使用祈使句能够简单明了地表达出作者所要传达的意思，使读者一目了然。下面是几个商务英语信函中常用的祈使句，写信者希望通过祈使句向对方发出请求，要求其提供相关信息或商品。

a.Please send us full details of your goods and give your earliest deliverydate.

（请将你方商品详细清单发给我方，并告知最早交货日期。）

b.Please informus as soon as the goods arrive.

（货物抵达请立即通知我方。）

从上面的例子中我们可以看出，商务英语信函经常使用“please”（请） 字作为祈使句的开头，以便以礼貌的方式提出请求。

另外，如果一方想要强调某些重点信息，他们通常也会采用祈使句来提醒他们的合作伙伴，例如：

a.Testate the contents of the order and confirm them.

（检查并确认订单内容）

b.Enclose your Sales Confirmation in duplicate for counter-signature.

（附上一式两份销售确认书用于会签）

第三，使用虚拟语气和委婉语气。商务信函中的用语应当尽可能显得礼貌，表示写作者对对方的尊重，给对方留下好的印象，进而建立良好的业务关系。除了行文完整、清晰和准确之外，商务英语信函还应适当使用委婉的语气传达一种轻松且友好的意愿。为了实现这一目标，商务信函的写作者通常会使用虚拟语气和委婉语气，例如“please……”（请……），“will/would you please……”（请您……）等。请看下面的例句：

a.Please do not hesitate to call me on 1234567 if you need anyhelp.

b.Will you please togive us more detailed information ofyour requirements?

c.We would be grateful if you would help us with your suggestion.

上述例句中，a句中使用委婉的词语“please”表示对对方的尊敬。b句和c句都是要求对方提供服务。b句用疑问的语气表示请求，c句则使用了虚拟语气，以更委婉的方式表达自己的请求。

3.语篇特点。商务英语信函是来自不同语言文化背景的人进行沟通和建立业务关系的媒介。在特定商业环境下，商务信函有其独特的风格。在语言学中，语篇指构成一个完整整体的任意长度的口头或书面篇章。本文中提到的“语篇”是指整篇商务信函，包括单词和句子。商务英语信函语篇主要具有以下特点：

第一，寒暄。“寒暄是作者在文章开始的礼貌问候，作用和打电话或在社交场合遇到某人时说‘您好’相同。由于寒暄能够为商务沟通提供一个友好的开端，因此所有商务信函都在开头处进行寒暄。”寒暄是作者对对方发出的问候，我们从寒暄就能够看出二者之间关系的亲密程度。在一般信函中，作者用对方的姓名或二者之间的关系进行寒暄与问候。例如，在给朋友或某个特定人员的信中，我们通常使用“Dear Anne”、“Dear Mr.Smiths”这样的名字进行问候。其他情况下，例如在给亲戚朋友的信中，我们则会使用“亲爱的兄弟”、“亲爱的妈妈”这样表示二者之间关系的词语进行寒暄。这都是一般信函中常见的寒暄方式。然而，商务英语信函中的寒暄与问候有其自身的特点。

随着通讯方式的迅速发展，如今人们已经无需跋山涉水到同一地点就能够进行交易。在商务活动中，一方有可能对对方的个人情况并不十分了解，例如对方的年龄与性别。因此，商务英语信函中的寒暄与问候通常是“模糊”的。

商务英语信函常用的寒暄是“Dear Sirs/Madams”（敬启者）。有些情况下，发信人并不清楚对方的姓名或性别，这种问候方式既正式又表现出对对方的尊敬，不会让对方感觉不舒服。如果发信人确切地知道对方的姓名和性别，发信人则会直接使用“Dear Mr/Ms.XXX”称呼对方，这种寒暄方式既正式，又能拉近双方之间的关系。

第二，正文段落清晰，内容简洁。商务英语信函的正文通常分为几段，每段内容清晰明了，使读者能够一目了然了解作者要传达的信息。正文第一段通常是寒暄与问候，以及简要说明本文的主要内容。接下来的段落是整个信函的核心部分，具体描述双方需要沟通的细节。最后一段通常会简单强调一下信函中的重点信息。在商务英语信函中，一般每一段单独表达一个信息，也就是说作者要表达的不同信息都要独立成段，这样能够有效地避免混淆读者。

第三，结束语。在商务英语信函的结束部分，作者通常会明确表示希望对方在收信后做些什么。大多数情况下，如果希望对方回信，发信人通常会在信函结束部分使用“Looking forward to your early reply”或“I hope tohear fromyou soon”（希望早日收到您的回复）。与其他普通信函一样，商务英语信函的作者也会使用“Best regards”、“Yours respectfully”、“Respectfully yours”等委婉的祝福语来表达对对方的尊敬与美好祝愿。下面是商务英语信函常见的结束语。

作为商务沟通的主要媒介，商务英语信函对整个商业活动的成败起着至关重要的作用。掌握商务英语信函的行文风格并了解其语言特点是起草一篇好的商务英语信函的基础。希望本文能够为商务英语信函起草者提供思路与借鉴，帮助他们起草出简洁高效的信函，进而为商业活动提供便利。

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