刘亚红 史素荣

摘 要：文章首先分析了智慧档案管理系统应该具备的功能，然后介绍了建设档案数据库中所保存档案资源的三个来源，最后重点介绍了智慧档案管理系统应该具备的安全认证、档案信息的存储、组织和检索、档案知识推荐、系统互操作等功能。

关键词：智慧档案； 档案管理系统；档案知识库

智慧城市的出现给档案管理带来了挑战的同时也带来了契机，如果档案的利用可以融入到移动设备中，突破传统档案服务的时间和地点的限制的话，档案信息资源的利用效率将会大大提高。建设智慧档案的管理系统是建设智慧档案馆的重点。

1.智慧档案管理系统的目标分析

智慧档案管理系统是智慧档案馆的重要组成部分，根据档案机构的定位不同，管理系统可以分为三个层次：（1）机构档案信息管理：主要是对本单位已经形成或将要形成的生产、活动信息进行的收集、组织、利用和长期保存。（2）机构档案信息传播管理：这是在机构档案信息管理的基础上，增加档案信息的传播功能，关注将信息转化为生产力，及时的捕捉档案信息资源，并及时的进行审核、归档并传播，支持机构或相关部门最大限度的利用档案信息资源。（3）机构档案信息能力管理：机构档案信息的需求分析、信息能力分析、信息管理分析、信息能力竞争分析等，这个层级达到档案的为现实生活提供信息决策，指导生产生活的最终目的。

2.智慧档案库数据建设策略