陈巨辉

摘 要：信息技术和计算机技术的迅速发展将人类推入了大数据时代，随着单位信息量的逐渐增多所产生的纸质文件具有收集整理繁琐，整理耗时的缺点，并且遗失率比较高，因此，本文从单位文件与档案的区别入手，分析了单位文件向档案的转化步骤。

关键词：大数据；单位文件；档案；转化

随着大数据和信息化技术的发展与推广，单位日常社会生产活动中产生的文件特别是纸质文件，如果无法有目的性的收集整理，就会出现碎片化、遗失率高等问题，同时这些问题很容易造成单位档案的无序化。在某种程度上，会直接影响到单位的生产经营活动和单位文化的建设。因此，单位员工特别是单位档案的管理人员熟悉档案管理的基础知识和掌握文件向单位档案的转化步骤就显得尤为重要。

首先，单位文件与档案的区别与联系。单位文件是指单位为处理社会生产活动而产生的记录有信息的一切资料。单位的档案是单位在从事社会生产活动中形成的一系列的具有保存价值的文件和资料。从定义上理解，文件是单位档案的基础，档案是文件的精华。也就是说，不是所有文件都能成为单位档案；另外，即使有保存价值的文件，没有工作人员的整理也无法形成档案。

其次，单位原始文件的收集。在从事各种社会生产活动中会形成大量原始文件，包括从事管理、生产、经营、销售、广告宣传、科学研究、对外联络等各项日常工作中产生的文字、图表、音像等。……