马迪

摘要：现代社会随着科技进步及管理手段、设备的创新出现了电子档案，纸质档案不再一枝独秀。电子档案以其效率高、存储量大等优点而被人们广泛使用。本文对纸质档案与电子档案之间的区别、特点进行分析，进行对两者共存的管理方法进行探讨，使得能够共同效力于人们的工作和生活。

关键词：纸质档案；电子档案；并存

檔案是指过去和现在的国家机构、社会组织和个人直接参与社会实践，已经保持了各种形式的活动，形成的历史价值记录。档案是人们有意识保存下来的社会实践的文件，它是人类记忆的基础，连接人类社会的发展。随着信息时代互联网技术的发展和电脑、手机等电子设备的普遍应用，人们生活、工作的方方面面也随之发生了巨大改变。电子档案也悄然兴起并且以其高效率、少空间、易共享、多样性等特点越来越受到档案管理工作者的青睐。有人甚至预言，在电子档案兴起的今天，纸质档案将被电子档案所取代，未来的档案世界将会是电子档案的天下。

一、纸质档案与电子档案的区别

纸质档案是以纸张为信息记录载体的档案。电子档案主要是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等材料为载体的，具有原始记录性和保存僧人的文字、图像等电子文件资料。

1、记录载体的区别

纸质档案是手工用笔、纸张等手段书写、复制和制作的，其记录载体是纸张。纸质档案以具体形态存在，人们可以直接拿来阅读、使用。电子档案的记录、制作、处理、阅读和传输都以电子计算机等设备、网络和相关软件为手段，以光盘、硬盘等为载体，以二进制的数字编码抽象形态存在，需要借助计算机将数字编码转化、还原为文字、图像，人们才可以查阅。

2、存储容量的区别

传统的纸质档案以目前常用的A4纸为例，纸张面积为29.8cmX21cm，有效存储量面积较小。而电子档案的存储空间，以日常生活和工作中常用的光盘为例，一张光盘的存储量可达到400MB～600MB，可存放35万A4打印纸上的文字信息或10万页图形信息，这就相当于把一个满满档案柜里的档案资料压缩存放在一张光盘上。

3、耐久性的区别

美国国家档案局数十位专家对磁性材料、光盘、电子文档、纸张、胶片等五种常用介质进行研究，纸张和胶片是最适宜档案文献的长期保存。纤维素是纸张的主要制成材料，具有较强的耐久性，只要能够有效排除高温、高湿等环境条件，纸质档案的寿命可延长到上百年甚至更久。随着科技创新，近年研制出档案专用纸张，为纸张存储的耐久性提供保障。电子档案的载体一般多是光盘和硬盘，对环境的温湿度、防磁性、抗破坏、抗病毒等条件要求很高，且寿命一般不超过20年，载体脆弱且不稳定，这无疑与档案的作用产生矛盾。

4、可更改性的区别

纸质档案的文字有个人字迹特征，有书写墨迹的新旧之别，不易更改和伪造，我们可以通过或提供档案原件，或提供档案副本或复制品，或提供档案信息加工品等来满足不同的档案用户的需要。而电子档案的不安全性和资源的共享性，可以运用计算机的限读功能及反删改、反复制、反销毁功能，向使用者提供所需档案信息的复制磁盘、光盘等。

5、信息唯一性的区别

纸质档案具有唯一性和原始性，纸质档案可作为凭证使用，人们常常通过对字体、印迹甚至字迹、纸张制成材料进行分析进而对其原始性加以判断。与纸质档案相比较，电子档案的原始性不易判断和确认，完全没有“原始状态”，其生成时的状态与传输、接收中的状态完全一致，并且具有信息共享性。

二、纸质档案与电子档案的特点

纸质档案具有稳定性高，不会被感染病毒，保留手写原稿，可信度高，被篡改可能性小等特点。

电子档案不再是直观的纸质文件，需要借助现代办公设备才能查阅利用。电子档案具有打破了利用者人数的限制、打破了纸质档案“固定场所”的限制、打破了“利用时间”的限制、利用方式多样性、经济环保性、便于传输性，在使用过程中易被修改和被破坏，对设备具有依赖性等特点。

三、纸质档案与电子档案的并存

目前已经形成了电子档案与纸质档案并存的局面，电子档案和纸质档案的并存管理，对档案界来说是一个新的课题。

纸质档案与电子档案并存是指既要保存纸质档案，又要保存电子档案。继续以纸张作为载体保持文件的原始性、凭证性以及权威性。将一些需要永久、长期保存和需要维护归档的电子档案，及时从计算机上拷贝并打印成纸质档案以便长时间保存。把一些在互联网上已经公开的纸质档案转化为电子档案，以满足档案信息资源共享的需要。

在当今信息化社会，纸质档案和电子档案的载体不具有继承性和相互否定性，二者发挥各自的优势。纸质档案是保存和反映历史真实面目的可靠记录，电子档案可以发挥在检索、利用、传输、存贮等方面的优越性。在当前日新月异的数字时代，电子档案和纸质档案相辅相成，相得益彰，为社会经济的发展发挥其巨大的作用。纸质档案与电子档案在当前以及今后相当长的一个时期将互为补充，取长补短，长期并存。

做好纸质档案和电子档案管理工作，不仅可以达到档案作息最大限度的利用，同时又能使这些资源得到最安全和最有效的保护。就目前发展的趋势来看，纸质档案和电子档案的共存时代已经来临，随着档案管理工作的逐渐深入，将会有更多的技术和方法产生，同时对纸质档案和电子档案的共同期管理探究也将会成为一个热点话题。

信息时代下的纸质档案与电子档案并存管理，是需要二者在互相借鉴中各自发挥自己的长处，避免自己的短处，实现更好的管理。电子档案由于会受到信息技术、计算机技术等因素的影响，安全性无法得到确切的保证上，因而虽然纸质档案作为重要的备份形式加以保存。但是在当今形式下，档案管理主要以电子档案为主，纸质档案起到辅助作用，这就要求工作人员有效、巧妙、合理的利用两种文件的特点实现优势互补的管理。

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