杨红

摘 要：本文主要针对科技局的档案管理问题进行分析，并且提出在信息化时代背景下科技局电子档案管理策略，旨在提高科技局档案管理水平，促进我国科学技术事业的快速发展。

关键词：科技局 档案管理 电子档案 管理问题 对策

中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2018）05-00-01

引言

随着我国对经济社会发展的重视程度不断提高，各个领域、各个单位的工作任务也越来越繁重，科技局作为我国科学技术事业发展的重要职能部门，在工作过程中产生的档案资源也越来越多，科技档案资源十分重要，对我国科技事业发展有不可替代的意义，科技档案记载着科技局过去的工作、业务活动，是有保存价值的各种历史记录，也是科技局工作的体现，可以为科技局未来的工作提供各种理论依据，帮助管理人员作出决策。为了促进我国科学事业不断发展，提高科技局管理水平，必须要结合信息化时代背景，开展电子档案资源管理，促进电子资源管理实现规范化、现代化发展，对各类档案进行分类整理，合理利用，真正发挥档案资源的作用。

一、当前科技局档案管理存在的问题

1.档案管理规范化程度不高

档案管理是科技局工作的重点，但是由于传统管理理念的影响，使得很多科技局档案管理人员在工作过程中认识不到位，在开展档案管理的时候没有按照规章制度对各种档案信息进行收集整理和处理，档案管理不够规范[1]。

2.档案管理人员水平不高

由于传统管理体制的限制，使得很多馆员没有危机意识，在工作过程中对各种新技术的学习也不够，科技局的档案管理人员没有积极加强对新技术的学习，工作过程中的责任意识不强，因此对科技局档案管理带来较大影响。

3.科技局档案管理信息化水平不高

科学技术的不断发展，对于科技局的快速改革与发展也产生了重要的促进作用，科技局将很多先进的设备、技术等都引入到管理过程中，比如在档案管理过程中也开展技术创新，但是由于管理人员的综合能力水平问题，科技局在档案管理过程中对这些设备和技术的应用不到位，缺乏应用，而且科技局的档案管理机构内部设置比较混乱，在档案管理过程中随意性和盲目性都比较高。

4.电子档案数据丢失

电子档案管理虽然具有一定的优势，但是档案管理过程中依旧存在很多问题和风险，比如在管理过程中对档案资源进行记录的时候一旦出现小的错误，很有可能导致大部分档案资源数据出错，造成严重后果。另外，在存储各种电子档案资源的时候，由于采用计算机和互联网技术，所以存在一定的安全隐患，比如信息存储、传输过程中被盗取，出现信息泄露、信息丢失，而且还可能会出现由于系统不兼容导致档案信息丢失的问题，这些问题都为档案管理带来一定挑战[2]。

二、科技局电子档案资源管理对策

1.加强科技局电子档案使用过程的规范化管理

在科技局档案管理过程中产生的档案信息越来越多，要充分将这些档案信息利用起来，为科技局的发展服务。首先必须要建立一个完善的档案管理制度，将档案管理看成动态过程，及时进行档案的收集、补充、整理、材料鉴别、档案资料的移交、各种档案资源的查阅等过程进行规范，从而使得档案管理工作可以顺利推进。另外，还应该要不断完善科技局档案管理制度体系，结合科技局的实际工作以及档案管理需求，制定科学合理的档案管理制度体系，并且确保各项制度能够在档案管理工作中得到落实，明确档案管理部门以及各个业务部门的职责，每一个部门对自己在档案管理中的任务进行完成，做到责任明确，将责任量化到具体的人员身上，实行绩效考核与工资挂钩的考核机制，促进档案管理工作水平不断提升。

2.加强对电子档案管理的重视

在信息技术时代，管理信息化成为科技局档案管理的一个必然趋势，而且在未来的发展过程中，科技局的其他部门也会加强对信息技术的应用，开展信息化办公。为了顺应时代的特征，在档案管理过程中要不断研究信息化管理方法，实现对电子档案的科学管理。首先，科技局领导人必须要重视科技局档案资源管理工作，将档案管理能力提到议事日程上来，重视档案管理能力，在单位内部建立完善的档案管理组织结构，强化档案管理部门的责任，加强档案管理部门与其他部门之间的联系与沟通，在单位内部实施档案统一管理。其次，设立科学的管理结构。在信息化背景下，电子档案成为档案资源的主要形式，电子档案的出现为档案工作带来了便利，同时也带来了挑战。为了对档案管理工作进行创新，可以将档案管理部门分为若干个小的部门，每一个小的部门都应该要分清自己的职责所在，明确单位档案管理的目标和要求，在单位内部开展统一的管理[3]。

3.加强专业技术人才的培养

在科技局发展过程中，要加强对档案管理信息系统的完善，并且加强会计档案管理人员的培训教育，从信息化技术培训以及职业道德素养等方面着手进行教育，提高档案管理人员对新技术和新设备的应用能力，对于录入档案管理信息系统中的各种档案资料，必须对档案模式进行规范，科技局要进一步对档案资源的格式进行统一，使得档案管理工作按照要求进行，不断提高档案管理水平。针对当前科技局档案管理现状，电子档案管理的要求十分高，需要更多专业技术人才，所以必须要加强懂计算机技术、懂档案管理知识的专业型、复合型人才的招聘，着手建立全新的电子档案管理队伍。在日常工作中还要加强对档案管理人员的培训教育，主要从技术教育、管理技能教育、职业道德素养教育等方面着手。技术教育和管理技能教育是为了培养档案管理人员的技术技能水平，使其掌握档案管理的基本要求、基本方法，并且对新技术新系统进行学习，提高檔案管理水平。职业道德素养培训教育主要是对档案管理人员进行思想道德教育，提高其责任意识、使命意识，加深对档案管理的认识，并且能够在工作中保持良好的责任意识，完成档案管理的相关任务。

4.加强电子档案存储和使用过程中的安全管理

电子档案资源的存储、传输、使用过程中很容易出现信息丢失，为了保证档案信息资源的安全性，必须要完善档案安全管理制度。首先要确保存储设备的安全性，科技局档案管理部门要组建专业的维护队伍，对硬件设备以及软件进行定期维护，尤其是软件的更新升级、漏洞修复等问题，是计算机技术人员的主要职责，确保档案管理系统的安全性，减少由于硬件设备问题和软件问题带来的信息丢失和泄露。其次要定期对档案信息进行备份，电子档案是以互联网和计算机为载体的，信息更新速度较快，为了防止档案信息丢失，要定期做好数据备份，并且将数据存储在云端、数据库中，防止由于物理原因或者人为操作失误导致信息丢失。第三，加强网络安全防护。在网络安全防护过程中，可以采取多种方式，比如使用层级较高的防火墙，安装杀毒软件，开启身份验证等，防止计算机病毒和黑客入侵，加强电子档案的安全管理工作，确保电子档案存储、传输、使用等每一个环节都安全可靠，提高电子档案管理安全水平[4]。

结语

综上所述，档案管理是科技局发展过程中的重点内容，在科技局工作中要加强对档案管理的重视，提高档案管理水平。在计算机和互联网快速发展的时代，电子档案是未来档案资源的主要形式，必须要加强对电子档案资源管理的重视，结合科技局的档案管理现状，组建专业化高素质档案管理队伍，加强对档案管理人员的培训教育，制定科学、统一的档案管理标准，使得科技局的电子档案信息变得更加规范、统一，便于对档案进行分类、存储和利用。同时，在档案日常管理过程中要加强对档案安全管理的重视，从硬件保护和软件防护角度着手，防止档案信息丢失和泄露，提高档案管理的信息化水平。

参考文献

[1]胡艳丽.电子档案管理现状及对策[J].兰台世界，2013（S4）

[2]马全.电子档案管理的现状及对策[J].办公室业务，2012（14）

[3]刘娟.电子档案在档案管理中的重要性[J].中国管理信息化，2015（18）

[4]毛羽丰.试析事业单位数字化档案管理现状与优化对策[J].办公室业务，2013（01）