白依涵

摘 要：由于科技以及社会经济的快速发展，用传统的管理方式来管理办公室档案已经不能顺应时代发展的需求。办公室档案是单位的重要档案，现在档案资料大部分运用网络信息技术进行管理，网络信息化技术运用在办公室档案管理工作，可以集管理便捷、快速查询、系统管理的功能于一身。办公室档案管理的效率关系到单位工作的顺利开展，如何改进办公室档案管理工作已经成为办公室管理工作急需解决的问题。本文针对办公室档案管理存在的问题进行分析，并提出解决问题的策略。

关键词：办公室；档案管理；工作效率

导言：当现代化信息技术以及数字技术广泛应用于各行各业后，给办公室档案管理的工作也带来了巨大的冲击。办公室档案管理不能再沿用传统的管理方法，必须和计算机网络技术（外网和局域网）紧密结合起来，改进办公室档案管理的功能，促进其管理效率，实现不同部门的信息共享功能。

1完善的办公室档案是改善管理的基础

作为核心部门，办公室的档案管理制度不完善，结果会使单位内部其他工作部门不能顺利工作，对单位整体运行形成不良影响。要改进办公室档案管理工作，单位的领导者或者管理者就要高度重视，积极研究和推动办公室档案管理机制工作，健全办公室档案管理制度。要将成立的资料单独放在一个文件室里，按照不同类别有序排放，将类别和顺序写在标签上贴在档案袋便于查看的地方。如果不严格按照制度存放，对档案的管理人员要实施惩罚，工作表现较好的人员可以得到适当的奖励，以此来约束管理人员依照制度行事。有些单位档案管理制度比较完善，可是缺乏执行力度，仅仅制定档案管理制度而不强调实际执行是不靠谱的，是对单位极度不负责任的行为。单位不能只是对管理档案的人员进行管理知识培训，还要对他们的执行方法进行指导，使得管理人员能将管理档案的工作运作自如。

2办公室档案管理工作中的不足之处

2.1办公室档案管理员的意识薄弱

有些部门的办公室档案管理员因为年龄、学历、能力等方面的原因，在从事办公室档案管理工作时不愿与时俱进，不愿学习新的管理技术和方法。由于缺乏专业和系统的档案知识培训，所以意识陈旧，对文件等档案进行收集、分类、整理和归档时会产生很多的缺陷。在具体的管理过程中，管理人员的职业道德以及责任感无法得以提升，甚至会呈现出衰退的局面。

2.2管理人员的管理方式与单位的发展进程不相符

社会的创新与发展，使各行业的岗位分工更加精细化，对档案管理工作的精密性要求也越来越高，管理工作量加大，各种类型的档案管理方法、形式以及内容也都呈现着多元化的发展态势。为了迎合社会发展步伐，档案管理工作在新时代的影响下也有了新的任务与要求，但目前的某些部门中，档案管理方法无法真正贴合单位的实际发展需要。在具体管理中不能运用计算机软硬件设备对档案归类与云端储存，而仍旧采用落后的档案整理与管理方法，这导致档案管理工作效率无法提升，一些重要文件经常发生丢失现象，在档案的编辑、分类、储存中还会出现人工操作失误、管理难度增大现象。

2.3办公室档案管理的方法陈旧

当社会分工越来越细化时，档案管理的工作量越来越大，其管理方法、管理形式以及内容越来越多样化。社会发展的需求对档案管理工作提出了更多的要求。但是在有些部门中，档案管理的方法无法跟上信息化时代发展的需要。在管理时无法利用计算机技术以及网络技术对所有的档案文档进行分类、归纳管理，而只是采用纯手工的管理方法，在具体的操作过程中不但效率较低、归类不细化、档案文件丢失，同时还出现一些不必要的错误，增加工作难度以及强度。

2.4档案管理软硬件设施较为落后

在档案管理中，一些具有时效性的文件要求进行自动化管理。单位引进管理软硬件设备需要经费，在实际的管理工作中，单位能够给档案工作划拨的经费有限。

3完善办公室档案管理工作的对策

3.1增强管理人员的管理意识，制定且完善管理制度

在众多的单位中，大多数都存在着对管理工作认识不到位或是忽视管理工作的现象。因此单位与管理领导与员工应该增强对管理工作的重视程度，不断汲取先进的管理方法，增强自身的管理水平，转变适应时代与单位未来发展的管理理念，制定并且完善管理制度，提升档案管理工作效率与质量，继而增强单位各个部门工作效益，提升单位竞争实力，促进单位蓬勃发展。比如：在日常管理工作中，档案管理人员应该明确不同类别档案的管理流程；规范档案标准程序，使用现代化信息管理设备对档案进行分类，优化管理工作。针对机密性文件应该做好保密工作，在软硬件设备中做好加密处理并设置使用权限。

3.2以数字化的管理技术改进档案管理的方法

因为档案管理的工作越来越细化，为了减少档案管理工作中所出现的纰漏，所以必须加强办公室数字化管理的建设，以计算机技术以及网络技术为依托，建立不同的管理体系，以适应不同类别的档案文件的管理。在数字化管理体系的构建过程中，把传统的纸质文档纳入数字化管理进程中来，以图形文件、文本文件或图像文体等形式加强对以往纸质文件的管理。使单位中的各个部门能够利用外网或局域网共享这些档案信息，一体化管理或使用计算机系统储存的电子档案信息，以提高档案管理工作的实用性。

4紧跟时代发展，运用网络信息化管理档案

现在是互联网的时代，网络信息化之前的管理档案以手抄和转录加工为主的方法早已不能顺应时代潮流，这就要求档案管理跟进时代的发展，不断创新管理档案的方法，很多领域都强调“互联网+”，网络信息可以跨时间和空间进行资源共享，不但可以加强保密，还可以系统管理，做到管理有条不紊地进行，能够减轻档案管理人员的负担，也为档案管理工作有条不紊地进行形成保障。运用网络信息化管理档案不仅可以做到无纸档案，还可以对档案进行补漏和修改。还可以减少办公室档案占用空间，避免了纸质档案霉变、损坏带来的不便，纸质档案要专门有几个空室进行存放，占用用地资源，档案管理人员查找时也不方便、快捷。借助网络信息化技术的优势，着手进行档案管理建设，在高素质管理人员的操作下，将各项新技术运用在管理上，推动档案管理工作顺利发展。在网络信息化技术改革引进单位使用时或许有些艰难和阻碍，管理人员不适应，或者系统不会运用，以及管理档案系统会需要专业的团队进行维护和维修，但是为了跟进时代的发展，不得不改变自己的现状而得到更多的发展机会。在网络信息技术和档案数据库的协作配合下，形成单位共享式的档案数据，做到切实改进办公室档案管理工作的管理方式，切实为单位的需要而服务。

结束语

为了有效发挥办公室档案管理工作的重要作用，单位应在日常的管理工作中积极汲取高效的管理经验，对其中存在的不足合理解决，继而保证办公室档案管理高效且有序开展。在此基础上，单位应该积极采取有效办法提升管理人员的基本素质，提高专业技能水平，汲取先进管理模式，促进档案管理工作的自动化、信息化、创新化，促进资源共享，紧跟单位发展步伐。

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（作者單位：河北省承德市隆化县行政审批局）