向玉蓉

摘 要：縣级医院的卫生专业技术人员是医疗服务的主体，专业技术档案管理对于促进医院人力资源管理，加强卫生专业队伍建设和提升医疗服务水平有着重要意义。本文结合医院实际工作，通过阐述既往医院专业技术档案管理存在的问题，以及采取的措施与成效，讨论该项工作的创新与提升。

关键词：医院档案；专技人员；问题；对策

医院的卫生专业技术人员档案，是个人在医、教、研的工作中不断积累的技术资料，具有极高的医学科学价值，是宝贵的科学技术研究资料[1]。它不仅客观地反映专业技术人员的专业素质、技术能力，而且间接反映医院整体医疗技术水平和教学科研能力，具有极高的保存和利用价值[2]。合格的卫生专业技术人员档案应该具有专业性、独立性、动态性、完整性、真实性、保密性等几个特点。四川省平昌县人民医院是平昌县唯一的一家综合性三级一等医院，承担着全县的医疗、教学、科研等重大任务。目前，我院在职员工中各类医技药专业技术人员占职工总数91.2%。因此，卫生专业技术人员档案（以下简称专技档案）的管理，是人事档案管理最重要的组成部分。下面，笔者结合我院近年来的工作，就我院创新卫生专业技术人员档案管理工作的一些途径和方法作简单阐述。

1.医院专技人员档案管理存在的问题

1.1 重视程度低，管理意识差。首先，医院作为医疗卫生机构，决策层普遍医疗服务作为日常管理工作的重点，缺乏将专技档案其作为医院决策依据的意识。因此，对专技档案管理只是注重保管过程，未能进一步汇总、分析，无法让它主动参与医院的各项服务，没有发挥专技档案的作用。其次，由于医院档案管理人员，多是没有经过专业的档案知识培训的非专业人士，知识结构和专业水平较低，不具备档案学、档案管理学以及档案著录、标引、检索、修裱等档案管理的专业知识和基本技能。同时档案管理人员常常身兼数职，缺乏足够的时间和精力，也没有档案管理服务的认识，从而影响专技档案的质量，更无法提供高质量的服务。最后，由于宣传不到位，医务人员没有专技档案的重要性认识，甚至认为个人档案就该自行保管，导致部分档案不能及时归档。医院的档案管理处于无序、零散，甚至缺失的状态，每次评优评先、职称评聘或是需要汇总查阅某项资料时，需要耗费大量的时间和精力去收集整理。

1.2 管理不规范，制度不健全。专技档案需要记载医务人员的基础材料，以及连续性记录医疗活动经历、专业技术资格资料、职称变动、科研论文、教学培训及考核奖惩等信息。以往医院缺乏完整的制度规范和监管机制，收集时间不固定，收集类别不全面，收集渠道也不统一，因此无法保障专技档案收集的及时性、完整性和准确性。

1.3 管理部门多、资料难共享。由于医务人员的职称评聘、科研论文、教学培训、医德医风、考核奖惩等分别由人事科、科教科、教学办、医务科、党总支办等不同职能部门管理，没有统一的部门协调、汇总、整理。因此各部门自行收集和管理，因此各类专技档案较为分散，经常出现重要的专业技术资料重复收集或是无人收集现象。同时，各部门之间信息共享性差，信息整合、利用价值不高，工作效率低。

1.4 硬件投入少，管理方式落后。一直以来，医院针对档案管理的投入少，基础设施条件差。以纸张材料作为记录对象，以一人一卷的形式进行存放，采用老旧的铁皮柜进行存储保管，存储室的温度、湿度等条件均达不到管理要求。专技档案的收集、登记、整理、分类、汇总、存储、检索、查询、借阅等工作，都是由人工完成，容易被人为破坏。信息登记和索引多停留在EXCEL工具登记原始资料状态，电子化、网络化的程度低，职能科室之间无法共享，影响了专技档案的利用率。

2.创新医院专技档案管理的途径与策略

2.1 提高全院专技档案管理意识。医院将加强专技档案管理作为医院管理创新、推动医院发展的重要工作。由院领导牵头建立医院专技档案管理工作领导小组，部署专技档案管理工作任务，定期和随时听取相应工作汇报，协调和解决存在的问题和困难。通过多层次、多途径、多形式的全员宣传教育，普及档案管理知识，提高档案管理意识，使他们认识到归档的好处和归档的义务，及时主动的上交个人档案材料。

2.2 建立健全专技档案管理的规章制度。管理的科学规范，是专技档案管理的基本要求。因此，医院首先针对专技档案归档、登记、整理、保管、借阅、查询、分析和利用等不同环节，建立健全了相应管理规章制度，使专技档案管理工作规范化、标准化、制度化。其次确定了专技档案归档范围，①基础材料：个人基本情况、履历表、学历、学位证明材料；②教育培训类：各类继续教育、参加学术会议的证书、证明，专业技术进修、培训的证明、证书；③专业技术类：专业技术资格证书、执业证书，个人年度的专业技术工作总结；支边援外、卫生支农、下乡帮扶等医疗工作证明，现聘任期的聘书和聘任合同。④业务成果类：科研立项证明文件、科研成果鉴定证书；学术论文，著作专题研究报告；典型病例及特殊病例（包括图片）等。⑤获得的荣誉、业务考核及医德医风考评材料：各类业务及个人荣誉证明；专业技术失误差错材料；年度评优评先及医德医风考评材料等。第三，明确档案员的岗位职责和工作任务。要求各司其责，按归档要求和范围，将专技档案及时完整地收集、整理、归档。尤其要做到定时集中收集与经常性收集、随时收集相结合，收集过程中严把质量关，保证材料的真实性和可靠性。

2.3 提高档案管理员的综合素质。对档案管理人员进行《档案法》、《保密法》以及档案管理工作法规政策的宣传教育，增强保密意识、责任感和职业精神。从实际工作出发，根据岗位需求，按照多层次、多形式地对档案管理员进行培训。通过专业培训、进修、学术交流、参观学习等方式，多渠道、多形式的开拓档案管理员视野，提升业务水平。制定档案管理员考核细则，与个人的绩效考核、评优评先、职称晋升相结合。

2.4 清查健全现有专技档案。医院从各部门抽调多名档案管理人员，对现有专技档案逐份审查，严格鉴别。按照上文中提出的收集归档范围，认真清查，对档案缺少材料进行登记补充。凡是不符合归档要求或不属于归档范围的材料一律剔除。对于同音异字、一人多名、一人多龄等材料，通过身份证、户口簿、任免审批表等有效证明进行鉴别，从而使现有的专技档案完整、规范。

2.5 增加管理投入，建设信息系统。医院增加档案管理硬件设备投入，增加档案存储专用库房，配备空调、除湿机、档案密集架。同时，根据医院专技档案管理的要求，建设专技档案管理的信息系统。系统依托医院内网办公网络平台，采用基于WEB应用的B/S模式，可与医院其他系统的接口连接，进行数据采集交互，具有强大的可配置性、操作性、拓展性、开放性。系统由人事科同一协调管理，科教科、教学办、医务科、党委办等不同职能部门在各自的WEB端口录入和上传相应档案信息。除了常规登记录入医务人员各类信息外，要求所有的证件、证书、论文、科研、教学支农照片等均要以图片形式上传数据库。建立专技档案管理信息系统后，所有录入的数据可以反复查找利用。针对不同需要，通过对档案资料的检索、汇总、统计、分析，生成各类型报表。同时达到一方收集，多方共享的效果，专技档案信息的利用率明显上升，显著提高行政管理部门的工作效率。

3 结束语

县级医院的专技档案收集了大量的医务人员工作资源信息，有着极强的实用和研究价值，是医院的宝贵财富。通过上述举措，我院初步建立专技档案的现代管理模式，提高专技档案信息资源的利用率，提升为医院管理、临床医疗、教学科研的服务能力，使专技档案在医院发展过程中发挥更大的作用。

参考文献

[1]木霄挺，王晓幸.医护人员技术档案管理信息系统的设计与实现〔J〕.中华医学科研管理杂志，2009，22（5）：309-310.

[2]但从鲜，刘利秀，王显秀等.浅谈医院个人专业技术档案的管理 [J].中外健康文摘，2012，3（12）：373一374