吴红香

会展采购的物资或服务具有“小、散、低”的特点，一是单价一般不高，供应商的准入门槛低，实力要求不高，因而不易引起关注和重视。二是采购的物资使用周期短，仅在会展期间的2-3天使用，会展结束，采购全过程随即中止，难以复盘验收及评价，增加了监督管理的难度。三是对供应商的办展经验、服务质量要求较高，一般占采购权重的70%，不易与市场价对比，采购金额可操作的空间较大，易成为违规违纪行为的易发地。

一、会展行业的发展现状

从二十世纪八十年代以来，我国会展业经历从无到有，从小到大，以年均近20%的速度递增，行业经济效益逐年攀升，场馆建设日趋完善，已成为国民经济的助推器和新亮点。根据商务部等机构的统计数据，2011年会展经济直接产值仅为3016亿元，到2016年增加到5612亿元。2017年我国展览经济直接产值预计超过6000亿元人民币，对经济拉动作用明显。

根据《中国展览经济发展报告（2016）》数据显示，2016年各类展会的办展主体仍然是以展览企业为主，行业协会以辅，展览会组展单位共涉及企业1447家，较2015年增加了121家，增长率为9%；其中内资企业1405家，占企业总量的97%，港澳台企业23家，外资企业18家，合计占企业总量的3%。

二、会展行业的盈利模式

以食品饮料行业为例，一般由会展企业通过租赁场馆，采购主场运营服务、搭建展位服务等，为参展商、采购商等利益相关方，搭建产销对接、品牌传播、科技交流、投融资合作等多功能平台，通过销售展位、广告、门票等，获取服务溢价。

三、采购业务存在的风险

通过调查我们发现，以展览为主营业务收入的会展企业成本主要包括：场馆租赁费、宣传推广费、展位搭建费、安全保障、劳务成本、物流、保险等。对于展览会面积为10万平米在上的企业而言，一次展会的成本支出在3000万元以上，采购的服务多达100个，会展采购的物资或服务具有“小、散、低”的特点，一是单价一般不高，小则几十元，大则上千元，供应商的准入门槛低，实力要求不高，因而不易引起关注和重视。二是采购的物资使用周期短，仅在会展期间的2-3天使用，会展结束，采购全过程随即中止，难以复盘验收及评价，增加了监督管理的难度。三是对供应商的办展经验、服务质量要求较高，一般占采购权重的70%，不易与市场价对比，采购金额可操作的空间较大。面对总量如此可观的采购业务，毋庸置疑已成为会展企业内部管理的灰色地带，也易成为违规违纪行为的易发地，笔者对某会展企业的采购项目审批、供应商选择、合同签订、验收、费用报账、会计核算等环节进行跟踪调查发现，采购环节中存在的主要问题是：

（一）缺乏采购决策机制，没有决策记录，难以追责

会展公司没有制订大额采购等核心业务的决策流程及决策程序，没有明确决策参与人、表决过程、决策结论等。也没有决策会议纪要/记录。缺少采购谈判记录、询比价记录。实际工作中，往往以传阅会签采购合同或个别征求意见等方式代替集体决策，决策过程不透明，难以追责。

（二）缺乏相互稽核和监控机制

从采购业务谈判、供应商的选择、合同定价、合同拟定、合同执行、验收、申请付款，往往由一个部门，甚至一个人完成，整个业务环节缺乏相互稽核和监控机制，容易产生差错或舞弊而且不易被发现。

（三）采购渠道不够规范

长期使用同一供应商，由于缺少供应商评价机制，对供应商的选择随意大，甚至内部员工采取以他人为法人代表和股东的名义成立幕后公司，为会展公司长期提供服务，使会展公司形成依赖，难以引进新的竞争者，幕后公司虚增合同金额，谋取不当利益。

（四）市场信息搜集不够

价格信息获取手段单一，多为在供应商传真报价基础上讨价还价。形式上企业通过讨价还价降低了成本，实质上，增加了高于市场价格的隐性成本。

四、防范措施

会展采购领域产生舞弊原因是多方面的，既有个性的，也有共性的；既有主观的，也有客观的；既有制度本身缺陷造成的，也有实际操作错误造成的。究其根源，缺乏必要的监督和制衡。具体的防范措施有：

（一）明确决策流程

对采购项目、采购方式、采购预算金等以会议形式集体讨论决定，充分发表意见，应当发表同意、不同意或缓议等明确意见。在充分讨论的基础上，采取口头表决、举手表决或无记名投票等方式进行表决，对决策结论做好记录，参会人员签字存档，便于追责。

（二）明确职责、建立采购管理办法

从采购项目报审、采购项目立项、商务谈判、合同签订、合同评审、合同执行、项目验收、付款等采购的全过程，明确各部门的职责及采购流程，重点是不相容职责要分离：采购申请与批准采购申请相互独立，以便加强对采购的控制；批准请购与采购部门相互独立，以防止采购部门购入过量或不必要物资而损害企业利益；采购审批、合同签订、合同评审相互独立，防止虚列支出；验收部门与财会部门相互独立，保证按真实展位搭建数量等采购的物资登记入账。

（三）对采购项目分类监督管理

按采購时间对采购项目分类管理，减少紧急采购的发生，降低采购风险。可以分为需要提前采购的项目和常规推进采购的项目。如，与展位定价和广告定价相关的项目需要提前采购，包括场馆场租、标展搭建、 广告资源价、主场服务、门禁及制证项目等，通常在确定会展项目后，服务商就要介入确定各类工作方案。其余为常规采购项目。

（四）建议采购考核办法

通过建立考核机制，对采购人员进行绩效考核，量化业务目标，考核指标可以包括： 采购成本是否降低？卖方市场的条件下是否维持了原有的成本水平？采购质量是否提高等。以规避采购舞弊风险。

总之，会展业务的采购管理要从决策机制、采购业务流程入手，以采购过程中发现的问题为切入点和抓手，通过考核，提升采购业务人员的能力，完善采购管理办法，持续改进，提高运营水平，确保企业可持续性地健康发展。（作者单位为中粮糖业股份有限公司）