刘士影 王峰章

【摘要】为更进一步推进电子文件的归档工作，一定要改变唯纸质版为原件的观念，规范档案管理软件开发的要求。电子文件的内容重要，电子文件的形成过程也同样重要，它将是电子文件原始性的有力证据。

【关键词】电子文件;归档;凭证

时代在发展，新技术、新理念在生产生活中越来越多地被采用，在计算机普及的今天，档案工作也发生着变化，从纸质归档阶段，到现在的纸质与电子文件同时归档的阶段，是不是在不久的将来，只归档电子文件即可呢？为了那个时代的到来，我们现在应该做些什么呢？

一、 从本企业管理软件分析电子文件的归档现状

以我们企业为例，公司管理使用的软件有MEST系统、LIMS系统等共24种管理软件。有10种系统只是管理系统，不产生任何文件;其余14种都有报表、报告或文件产生。依据系统产生的电子文件归档情况大体分三类：

第一类，系统中产生的电子文件可直接归档。只有OA系统中产生的电子文件可直接归档。OA系统中著录项与档案管理系统相类似，文件名称、文件日期、文件编码及责任者等相关信息都与文件形成时逐一确定，直接提取到档案管理系统。

第二类，产生文件，但不能实现直接归档。MES系统、设备管理系统、合同管理系统等，都能在系统中产生报表、月报或其它电子文件，但需形成纸质版，方可实现归档。这样电子文件的相关信息除内容外的其它信息将丢失，而且系统推行时只强调考虑方便管理，并未考虑归档的情况，故按档案管理系统要求缺少很多著录项，不能直接在系统中归档，所产生的文件由归档部门重新录入归档。……