金雪涛

摘 要：学籍管理工作本身就是一项动态循环的过程管理工作。艺术类高校的学籍管理具有自身特点，这也对学籍管理工作提出了更高的要求。将过程管理理论与方法应用于艺术类高校学籍管理工作，并结合北京地区艺术类高校近年来的学籍管理工作实践，从过程设计、过程实施、过程检查和过程改进四个循环阶段入手，探索优化艺术类高校学籍管理工作的具体措施。

关键词：学籍管理；过程管理；艺术类高校

学籍是学生具有学习资格的标志，也是学生合法身份的标志，其在高校全部教学活动中的重要地位不言而喻。高校学籍管理覆盖高校学生学习生活的方方面面，是对学生从入学注册到学成毕业的整个过程进行阶段性和全过程的考核和管理的总称。做好学籍管理工作，对保障高校教学正常运行，促进良好学风的形成具有十分重要的作用。与其他类型的高校相比，艺术类高校的学籍管理具有自身的特点：首先，随着我国经济社会文化生活的快速发展以及高等教育的改革深化，艺术院校的专业设置向多元化发展，学籍管理工作的范畴相应扩展；其次，艺术类专业的教学重视实践，同时又要强调身心全面发展的博雅教育，在实践与理论衔接、通识与专业衔接的过程，如何客观完成成绩记载和学分认定等对学籍管理工作提出了新要求；最后，艺术类专业学生个性化表现突出，创新能力较强，但对纪律关注度弱，这也要求学籍管理工作应有相应的适应。本文将过程管理理论与方法应用于艺术类高校学籍管理工作，并结合北京地区艺术类高校近年来学籍管理工作实践，从过程设计、过程实施、过程检查和过程改进四个循环阶段入手，探索优化艺术类高校学籍管理工作的具体措施。

学籍管理与过程管理

过程管理是现代管理的基本方法之一。在质量管理体系ISO9000：2000中将过程定义为：“一组将输入转化为输出的相互关联作用的活动。”过程管理主要对企业管理当中的每个工作节点进行控制，保证每个细节的工作标准与质量达标，从而达到全面质量管理目标。

之所以在学籍管理工作中强调过程管理，是因为高校学籍管理是根据《普通高等学校学生管理规定》，对新生入学资格审查，不同学期的注册，学生在校学习情况进行记录，成绩管理，休学、转专业、转学、退学等学籍异动处理，以及毕业资格审核等一系列工作，这本身就是一项动态循环的过程管理工作。

在学籍管理工作中，引入过程管理的思想，通过四个阶段的工作，即过程设计（Planning）、过程实施（Do）、过程检查（Check）和过程改进（Action）—PDCA循环四阶段，控制和改进学籍管理工作的效果和效率。过程设计是根据任务的目标和要求，制定科学的计划；过程实施是实施计划；过程检查是判断计划实施的结果与目标是否一致；过程改进是对检查的结果进行反思，对成功的经验加以适当推广并标准化，失败的教训加以总结，未解决的问题进入下一个PDCA循环。

过程设计（Planning）涉及学籍管理各项工作的规章制度建立与工作程序、工作标准的明晰。过程实施（Do）覆盖每一级学生从新生报到的入学资格审查，再到每学期的学习及学习成果考核，最后到毕业（学位）资格审核的全过程工作，按照既定的制度、程序和标准完成学籍管理工作，确保质与量达标。与此同时，过程检查（Check）是结合学籍管理工作者和全校师生力量，完成工作的检查与监督，及时发现问题并解决问题。过程改进（Action）要求学籍管理工作的制度和工作方法等要不断适应教育教学改革的深入和信息化技术的进步，将检查中发现的经验不断推广，并对工作不断改进优化。

过程设计—建设契合艺术类专业教学特点的学籍管理体系

1.完善制度建设

第一，学籍管理具有非常强的规范特点。这要求我们必须遵守党的方针、路线、政策和国家法律法规，同时具体以《普通高等学校学生管理规定》及《高等学校学生行为准则》为依据，构建涵盖入学与注册、考勤请假制度、成绩管理、学籍异动、转专业、境外交流學分转换、学术违纪处分、双培外培学生学习管理，外国留学生学籍管理等在内的体系化的规章制度。

第二，学籍管理的服务指向是整个教学过程。那么伴随艺术类专业教学改革的深化，学籍管理部门要勇于探索和创新，通过修订、新增相关制度文件完善制度体系，并不断把新的管理方法和管理手段运用到学籍管理工作之中。

第三，学籍管理部门要不断加强制度实施过程中流程标准化和操作规范化的建设。对学籍管理的全环节进行系统梳理，制定出一整套的工作流程图，界定职责分工、权限分级，充分重视程序的严谨性和潜在的风险点，保证制度落实中责权明确、操作有据。

2.不断适应艺术类专业的教学改革

艺术类专业人才培养朝着“通识厚基础，专业强特色”的道路发展，按学科类别或专业类别大类招生后采取“1+3”或“2+2”的模式分专业教学方向培养的思路吻合艺术类专业多元化和创新化的发展趋势。鼓励学生跨学科、跨专业选修课程，享受丰富而优质的教学资源，对实践教学的安排比重提高及考核务实。这要求学籍管理系统要及时记载认定跨专业的课程成绩，要及时完成专业教学方向分流后的学籍调整，同时要客观呈现不同模块课程修读情况。针对艺术类专业学生文化基础相对较弱的特点，学籍管理工作的频度会增加，原来以一学年为周期的管理监控程序要缩短为以一学期、或一个具体的课程模块为周期，这也必然要求学籍管理工作更加细化。

3.提高学籍管理队伍素质

学籍管理工作政策性强、范围广、层次多，面对自我意识强又相对缺乏纪律约束的艺术类专业学生，学籍管理工作者要在充分了解艺术类学生的学习特点和思想特征的基础上，既要坚持制度要求，又要善于应用人性化的沟通理念和管理方法，这就要求建设高素质且结构稳定的学籍管理队伍。高校的教学管理是“学校主管校领导—教务管理部门—学院/系教学负责人—教学秘书”纵向整合的结构。学校教务管理部门应组织定期培训、专项培训与日常交流活动，围绕现实案例讲解政策，培训信息化系统的使用，推广与问题学生“一对一”的沟通方法以及管理留痕的工作理念，逐步推动学籍管理队伍向专业化的方向发展。

4.提升学籍管理信息系统

自20世纪90年代中期开始，信息管理技术被引入高校的教学管理之中，我国高校学籍管理工作也经历了从内部信息化管理阶段：学籍管理部门内部使用计算机替代大部分手工工作，完成档案的电子化，但还不能通过网络服务于广大师生；到进入21世纪后的网络化管理阶段：档案电子化、相关管理工作网络化开展，通过网络服务于广大师生。

艺术类高校不断增加对教务管理信息系统的投入，优化升级的学籍管理功能主要体现在两个方面：一方面，是电子化的强大统计工具提高了学籍管理部门的数据应用能力，可及时呈现教学计划的执行完成度、统计分析学生成绩分布、研判影响毕业及学位授予的因素、分析学生学习中的问题，为各级教学管理者提供准确信息。另一方面，是在线管理的各类功能模块极大丰富，便利师生使用。例如：配合校园一卡通系统，形成“交费—注册—选课”联动，提高了学生对学习过程和学习纪律的认知程度。又如：对课程开发了成绩录入及监控模块，实现了智能化的成绩分析、毕业资格审查等有效管理功能；对学籍异动、境内外学分转换开发在线申请审核模块。有些高校还特别关注互联网对学生获取信息的影响，把PC端系统与移动端衔接，便利学生查询学籍、成绩、课表等信息。还有一些高校开发了学业预警模块，当学生成绩及毕业资格方面出现问题时，系统自动发出预警通知，通过教务网络系统和手机端APP及时告知学生。

过程实施—“抓两头、重过程”，三级联动的学籍管理链条

为提高艺术类专业学生对制度的关注度，“抓两头，重过程”是学籍管理实践的重要工作原则之一。一个良好的开始对于大学四年的学习非常重要，对大一学生进行学籍管理制度的培训和学业指导有助于学生掌握管理规定、了解教学培养体系，实现从高中到大学的社会性转变和学术性转变。当学生进入大四第一学期就启动毕业资格审查的自查工作，让学生提早关注毕业及学位授予资格情况。

除了“抓两头”，还要“重过程”。学生在校期间，学籍管理部门注重部门联动，建立健全信息采集机制，整合各类学业数据，形成以院系为主体，教务部门、学生管理部门、心理咨询部门和本科生班主任（导师）等多方联动的信息快速反馈机制；加强数据分析，按学期（学年）综合研判学生的学习情况；加强主动干预，探索创新学业预警机制（每学年初的学业警示工作，家长参与的学业咨询会议等）。通过“教务处—学院/系教学管理联动”“教务处—学院/系学生管理联动”以及“教务处—学生班级联动”等机制，在管理过程中不仅充分地解读了学籍管理政策与制度，而且还能充分听取各教学单位及学生的反馈意见，及时解决问题化解矛盾。这种三级联动促进了学生管理和教学管理的协同，让学生参与管理，完善学校与学生之间的沟通渠道，保证了学籍管理工作的有序进行。

过程检查与过程改进—实现学籍管理的良性循环

伴随学生从入学到毕业，学籍管理工作也不断循环进行，但这不是简单循环往复的工作，而是依据教学管理规律不断优化的螺旋式循环上升的工作进程。

实现学籍管理的良性循环，首先要做好学籍管理中的检查和总结工作。按时完成入学资格审核、学籍信息上报并对照检查，严格课程考核及成绩登录时点，按学期（学年）筛查监控学生的学习进度和效果，定期完成学籍异动及信息上报，严格毕业资审环节。与此同时，还要根据教学模式改革和培养计划修订，改进优化学籍管理的相關工作和流程，升级学籍管理信息系统，并广泛利用互联网平台宣传制度。

需要强调的是，在信息化时代，高校学生的认知能力和认知领域在不断提升拓展，他们利用互联网及移动终端获取资讯和知识越来越普遍。所以，为推进学籍管理工作的良性循环，学籍管理部门一定要充分利用互联网、微信、公邮等学生易于接触的网络渠道宣讲政策解读制度，明确学习要求，这样可以提前规避学生学习生活中的不良问题。在工作中，学籍管理工作人员更要坚守制度底线，贯彻规章制度。在此基础上，通过增强服务意识，树立“以人为本”的管理理念，以创新方式让学生自觉了解并掌握相关的学籍管理制度，从而真正实现人性化管理。

参考文献：

[1]敖景.过程管理方法[M].北京：中国标准出版社，2011：23-26.

[2]温珂，苏宏宇，宋琦.基于过程管理的科研机构合作创新能力理论研究[J].科学学研究，2012（5）：793-801.

[3] 李孝东，胡波，赵丹梅，等.高等院校现代化学籍管理工作的研究[J].教育现代化，2015（6）：18-21.

[4]余海峰.高校学籍管理实践与探索[J]. 教育研究，2009（6）：163-164.

[5]皋春.基于“333”工程的普通高校学籍学历管理实践研究—以南京工业大学为例[J].教育理论与实践，2015（18）：6-8.

[6]董文胜.高等艺术类院校学籍管理的优化策略探究[J].黑龙江教育学院学报，2012（3）：13-14.

[7]苏义林，朱怀太.面向新世纪的教学管理组织构建[J].清华大学教育研究，2001（2）：119-124.

（作者单位：中国传媒大学教务处）

[责任编辑：苑聪雯]