肖玲

[摘要]随着科学技术的发展，不断丰富了档案管理工作的内容及形式，现已将声像档案融入档案管理工作中，能有效提高档案的丰富性与全面性。由于声像档案具备保管难度大、利用力度少等问题，使得档案管理效率受到了影响。对此，本文对声像档案在档案管理中存在的问题进行了探究，并提出了有效的解决措施。

[关键词]声像档案 档案管理 对策探究

所谓的声像档案，主要指的是国家机构或社会组织从事相应活动而产生的具有保存价值的音频、视频、图片等资源，一般会加以文字说明。相比于其他档案载体来说，声像档案具有较强的直观性与再现性，有利于管理人员直观了解档案信息，并进行有效利用。因此，需要档案管理人员转变管理理念，创新管理方法，确保声像档案管理质量，以实现其应有的价值。

一、声像档案在档案管理中存在的问题

（一）归档不完整

资料归档是保障档案管理质量的基础，但由于很多领导缺少声像档案归档意识，未能将静态档案实现动态管理，对声像档案的管理与开发造成了影响。同时，一些摄录人员未形成归档理念，当资料收集工作结束后，常常进行自主保存，不能及时归档。在这种情况下，一旦出现摄录设备存储空间不足时，容易误删有效声像资料，给归档、管理工作造成了影响。另外，很多企业未建立统一的档案管理部门，形成了多级管理模式，使得归档工作比较分散，经常会出现档案流失的问题。

（二）缺少完善的管理制度

声像档案是档案管理工作中的重要内容，需要企业、单位建立完善的管理制度，以约束员工的行为，保障声像档案管理工作顺利进行。但由于很多企业缺少相应的管理制度，导致档案管理人员存在随意性、盲目性等问题，未能严格要求自身的行为，使得声像档案管理比较混乱，难以保障管理质量和效率。

（三）管理条件差

相比于纸质档案管理来说，在进行声像档案管理时，需要具备良好的管理条件，包括温度、湿度等，以保障声像档案的质量。但在实际管理上，很多企业未购置相应的设备，比如控温设备、去湿机、防磁保护等，容易使底片出现损坏、变质等情况。

（四）管理人员素质水平低

管理人员素质水平低也是重要的影响因素，很多管理人员都缺少专业的管理技能，甚至存在半路出家的问题，不能正确对声像档案进行归档、整理、分类、保存等工作，使得管理流程、管理质量的受到了影响。同时，一些档案管理人员的工作积极性比较差，存在消极怠工的问题，容易出现声像档案丢失、损毁等问题。

二、保障声像档案管理质量的对策

（一）保障归档效率

做好声像档案管理质量的前提是保障归档效率，确保档案管理工作可以顺利进行，应从以下几面来提高归档质量。例如，一是，企业领导应提高归档意识，做好声像档案归档宣传工作，以营造良好的归档氛围。同时，当领导在对声像档案使用、开发结束后，要及时进行归档，避免出现逾期归档等问题，防止档案丢失、损坏。二是，强化摄录人员归档意识。摄录人员的主要工作内容是生成声像档案的核心环节，对声像档案的质量有重要的影响作用。当摄录完毕后，应及时对声像档案进行整理、分类，在确保无质量、数量问题后，及时进行归档，避免因误操作而造成声像档案流失等问题，以保障声像档案的完整性。三是，企业应健全统一的档案管理部门，采取专人专岗等方式，对声像档案进行归档、管理，防止出现多级管理而出现归档不清的情况，为后续的管理工作提供保障。

（二）健全声像档案管理制度

企业、单位通过建立完善的声像档案管理制度，有利于约束领导、员工的行为，促使其按照制度标准履行档案管理职责，以保障声像档案的管理质量和效率。例如，一是，制度建设。在制度上规范档案管理人员的职责，应包括声像档案的收集、整理、分类、保管、借阅、归档等各方面工作，并制定相应的管理流程与规范，促使其按照制度标准进行管理。二是，法治建设。通常情况下，声像档案大多涉及到企业、单位的机密信息，一旦发生档案泄露、丢失、损毁等问题，对企業、单位的发展会造成严重的影响。因此，通过强化法治建设，有利于明确各单位、人员的法律责任。当出现问题时，可根据责任大小来进行追求，从而实现依法管理，不断提高档案管理质量。

（三）优化声像档案管理条件

声像档案管理相比于纸质档案管理来说，对管理环境、管理条件有了更为严苛的要求。需要配置相应的控温、保湿、保管设备，以延长声像档案的使用寿命，确保管理质量。例如，一是，企业、单位应加大信息化投入力度，建立完善的信息化设施，可将音频、视频、图片等声像资料转换为数字化档案，并通过数字备份来进行保管。有利于提高声像档案传输速率，保障档案管理工作的质量和安全性。二是，声像档案在实际管理上，容易出现损毁、丢失等问题，为了保障使用与开发效果，可将其刻录成光盘并进行保存，能有效提高声像档案的安全性，提高管理效率。三是，企业、单位应优化声像档案管理环境，购置一些空调、去湿机等设备，有利于延长声像档案的使用寿命，防止出现档案损毁的问题。

（四）提高档案管理人员的素质水平

第一，企业、单位在选择声像档案管理人才时，应适当提高选拔门槛，不仅要具备良好的专业能力，还要有较高的职业素养、思想意识、个性品德。促使其按照业务要求和制度规范进行管理，以保障声像档案的管理质量和效率。

第二，很多档案管理人员的业务能力比较差，对声像档案的管理效果造成了影响。在处理这种问题时，应加大业务培训力度，不断提高档案管理人员的业务能力。例如，可采用组织培训法，聘请经验丰富、专业能力强的专家对员工进行业务培训，有利于员工创新管理理念，提高其业务能力。还可采用案例培训法，促使员工通过观察、分析、实践来处理管理隐患，提高员工发现问题和解决问题的能力。

第三，企业、单位可采取绩效考评制度，将声像档案管理人员的工作情况与薪酬挂钩，促使员工提高工作积极性，保障工作效率。因此，可采用BSC、KPI、360度考核法等，对员工的工作态度、业务能力、管理效果等进行评价。

三、结束语

通过上述分析可知，声像档案是档案管理工作中的重要组成部分，企业应不断强化声像档案归档意识，加强制度建设，优化档案管理条件，提高员工的素质水平，以保障声像档案管理质量和效率，实现其应有的价值。