山西省临汾市襄汾县人才交流服务中心

一、高校毕业生档案管理现状综述

当前伴随着社会注意市场经济地位的不断确立，各种企事业单位在自身人力资源管理部门工作开展中具体工作内容和管理方式也逐渐向规范化、系统化的方向不断完善。在档案管理方面企事业单位的人力资源管理部门与高校毕业生档案管理部门之间的联系也日趋紧密。规范的管理模式要求企事业人力资源管理部门开始重视毕业生档案的管理工作。通过对企事业单位员工高校毕业档案的管理，人力资源管理部门可以最大限度地提升自身人事管理和人力资源利用的效果，体现出规范、科学、高效的人力资源管理优势。

二、当前高校档案管理集中出现的问题

在人力资源部门与高校毕业上档案管理部门合作密切加深的过程中，受当前社会经济发展、技术应用等诸多因素的影响，高校毕业生档案管理部门现有的老旧档案管理模式逐渐无法适应企事业人事部门对档案管理的需求，在合作过程中管理效率低下，出现了很多问题。问题的来源在客观和主观两个方面，具体表现在：

(一)客观原因

当前由于社会经济发展迅速，社会上多种企事业单位不断出现了变动，大量企事业单位由于多种原因被关停、整合、调整使得人才市场中充斥着大量的失业、择业人员。这种情形导致了档案调动的频率较之过去大大提速，不仅提升了人才市场中档案管理的压力，也间接加重了高校毕业生档案管理工作的负担。此外一些企事业单位人力资源管理部门在部门工作内容制定方面对高校毕业生档案管理工作还没有形成一个全面而清晰的认识，投入的管理资源不足，导致了在高校毕业生档案管理工作开展阶段各种基础实施建设、配备上面存在着一定的欠缺，发挥不出高校毕业生档案管理对人力资源管理的价值，制约了人力资源管理工作的有效开展。

(二)主观原因

当前高校人力资源管理部门在开展工作过程中也存在着诸多主观因素导致的问题。具体表现在：

1.档案管理人员自身对工作缺乏正确的认识，管理技能和水平亟待补强。档案管理工作从最初的档案资料收集、整理，到后续的建档、归档中间历时旧，相关管理方式繁琐，这就需要管理人员具备良好的专业素质和扎实的职业素养。当前高校毕业生档案管理部门并不能很好地在工作中体现出相关技能和素养，使得在档案管理工作开展过程中，工作开展的效果差强人意。不少档案管理人员单纯的将档案归档看作机械性的重复劳动，没有意识到档案管理的重要性与对高校毕业生的重要意义，另一方面档案管理工作人员在工作开展过程中只是将档案管理工作和档案保管工作直接划等号，并不能在管理过程中有效地配合企事业单位人力资源管理部门充分高效地利用档案。这种消极被动地工作态度都是由于对档案管理工作本身不了解而造成的。同时高校毕业生对于自身档案意义的认识不足，不重视自身档案的管理也加剧了管理人员漠视档案管理工作这一现象的出现。

2.管理制度、管理模式存在着落后、单一的情况。当前社会经济快速发展下，一系列新技术、新理念的不断出现提升了社会各行业对标准化、科学化管理的具体要求。档案管理工作在开展过程中也根据自身工作性质和特点发生了新的变化。随着当前社会信息化水平的不断提升，档案管理工作过去老旧的管理制度、结构复杂的管理模式已经很难适应当前企事业单位对档案的具体需求，相应的档案的形式单一也限制了企事业单位对档案的高效应用。具体体现在当前高校档案管理部门信息化水平较低，对于档案的电子信息化处理程度没有形成规模。复杂的档案管理制度使得毕业生、企事业部门在调档过程中出现多种困难。这种落后的管理制度和模式不仅不会帮助社会上对档案的综合高效利用，还会进一步加剧社会对档案认识的不足，导致了各界对档案利用和了解在意义理解上的恶性循环。

3.档案利用方面存在不足。高校毕业生档案管理现实工作中，管理人员过度重视档案的保存性而淡漠了对档案的利用。由于档案具有一定的保密性，工作人员在开展相关工作时往往过分注重了档案的保密性质，而不能有效地针对档案中的相关内容进行整理和分类，直接导致企事业单位在调档过程中主要体现出了档案物理位置的变化而忽视了真正内部信息的有效利用。档案这种形式上的迁移对于企事业人力资源管理部门来说也是流于形式，无视内在的，这种迁移惯性直接导致了企事业人力资源管理部门继承了高校毕业生档案管理部门工作的内容，使得档案无法在企业发展中对其自身人力资源综合利用发挥有效作用。同时这种管理大于利用的思想也直接导致了档案信息化程度低，极大地削弱了档案的功能最大化利用。

三、优化高校毕业生档案管理的措施

鉴于当前高校毕业生档案管理的具体情况，高校毕业生档案管理部门和企事业单位人力资源管理部门必须积极赶上社会发展的步伐，充分对自身工作从思想上、制度上、内容上等多方面进行有效地调整和优化，使高校毕业生档案在社会发展中能够发挥出自身真正的价值和作用。具体来说高校毕业生档案管理部门和企事业单位人力资源管理部门需要运用以下措施：

(一)转变档案管理理念，重新认识档案管理的意义

首先档案管理人员需要结合当前社会对人事档案的认识扭转自身的工作理念。良好先进的理念可以促进行动的效果，在具体工作开展过程中，档案管理工作人员需要积极分析档案的意义和性质，以企事业单位人力资源管理需求为导向，切实提升档案管理的方式和方法。高校档案管理部门需要加强对自身队伍的管理，强化档案的认识教育，让管理人员充分理解、意识到档案管理对当前社会经济发展的重要意义，促进档案管理工作人员积极拓展对档案资源的利用和拓展，提升档案管理人员的工作积极性。

(二)加强队伍建设，提升管理人员素质和能力

高校档案管理部门还需要加强自身的队伍建设，通过多种培训、讲座等学习活动提升管理人员自身的素质和能力。同时在档案资料的整理方面也需要引进多种先进的管理制度，对按照先进的归档方法来加强对档案资料的充分管理和应用。在信息技术充分发展的今天，档案管理人员也需要提升自身的信息技术应用能力的培养，保障信息化档案库的建立与企事业单位人力资源库的对接，优化档案转递、保存方式。

(三)加强高校毕业生档案管理的现代化与信息化

高校档案管理部门需要紧跟时代步伐，将毕业生档案从原有的单套制管理模式积极向电子档案+纸质档案的双套制管理模式进行转变。通过搭建档案管理信息平台，来更好地为毕业生和企事业单位服务。在进行档案数据的信息化处理过程中，档案管理部门一方面需要保障信息录入过程的准确、清晰，同时还需要加强档案数据库信息安全的工作，充分体现出档案的保密性。

综上所述，经过理念转变、队伍建设、信息化处理三个方面的积极转变，高校毕业生档案管理工作可以更好地为毕业生和企事业单位服务，助力社会经济发展。