林彩虹

(漳州职业技术学院，福建 漳州 363000)

在世界经济全球化背景下，中日之间的贸易往来日益频繁。外贸邮件是外贸公司建立对日贸易关系的重要手段。外贸活动包括建立客户业务关系、询价、报盘、还盘、接受、签订合同、生产、包装、装运、报关、商检、支付、结算、保险、索赔、代理及仲裁等一系列环节和经济技术合作。在当今信息化时代的外贸活动中，邮件的使用贯穿外贸的始终，其内容的优劣对于整个外贸活动有着不可忽视的影响。

一、外贸日语邮件的基本格式及传送方式

外贸日语函电是对日开展贸易活动的主要方式。近现代，函电分为横写和竖写两种，使用季节问候语、套语，格式化倾向明显。外贸邮件中需要标注对方的公司名称、头衔、姓名等信息，但书写时不需要采用商务信函那种呆板的书信格式，书写较简单轻松，表现直截了当，归纳简洁明了。目前，外贸日语邮电尚未形成一种固定格式，通常由前置部分、本文部分组成。[1]前置部分由收件人名称构成；本文部分由前文、正文、结尾构成。前文由问候语组成，现代日语商务邮件一般不使用季节性问候语，取而代之的是「お疲れ様です」「いつもお世話になっております」等问候套语，正文通常使用「さて」「ところで」导入。结尾部分有结束语，一般也使用固定的套语，如：「お手数をかけますが、ご確認を宜しくお願い致します」「何卒よろしく申し上げます」「ご協力のほど、よろしくお願いいたします」等。最后，是发件人落款(姓名)。

一般说来，在初见和贸易开始阶段与客户通信时，会采用较郑重和规范的现代函电格式，然而随着双方关系的逐渐熟稔，行文格式可以随意一些(但行文和语气中仍应体现诚信和善意)。[2]尤其是在通信技术发达、函电数量激增、国际化日趋明显的今天，一直讲究书信礼节的日本也改变了行文格式。日本实际工作中的函电已没有太多的繁文缛节和固定套语，电子邮件多以「いつもお世話になっております」开头。

现代外贸商务活动的沟通途径随着通信技术的发展也逐渐多样化。从面谈、信函、电报、电传、传真、电话到电子邮件、各种聊天软件等不断更新换代。电报、电传等通信方式除了被银行使用外，现代外贸中已基本不使用。另外，随着电子邮件和聊天软件的广泛使用，传真的使用频率也呈逐渐降低的趋势。电子邮件与电话、传真、聊天软件相比，具有如下优势：不论国内外均可实现信息的瞬时传送，不但可以节约费用，而且无须在意对方方便与否，可以随时发送并保存信息，保密性强。[3]电子邮件具备了除文字之外，可以同时传送影像、声音等数据的功能。特别是随着WiFi等无线上网技术的普及，通过手机就可以随时随地阅览、回复邮件，极其便利。

二、外贸日语邮件的语言特征

(一)词汇方面

1.专业术语多

首先，贸易类术语。外贸邮件涉及建立客户业务关系，询价，报盘，还盘，接受，签订合同，生产，包装，装运，报关，商检，支付，结算，保险，索赔，代理及仲裁等外贸各个环节，大量使用贸易术语是其用语的基本特征。贸易类术语包括汉字词汇类、外来语类及缩略语类[4]，具体如表1所示。

表1 贸易类术语

从表1可以看出，贸易类术语涵盖面极其广泛。外来语类主要是音译英语等专业贸易术语。例如，インボイス、パッキング.リスト、サンプル、パンフレット分别是invoice、packing list、sample、pamphlet的日译词。另外，为了在短小有限的篇幅中提供足够信息，外贸邮件中大量使用缩略语以体现其语言的简洁凝练，如L/C(信用证)、B/L(提单)等。这类缩略语一般为国际通用的语言，不能随意更改，它们的使用不仅节省了商务成本，还极大地提高了外贸商务沟通的效率。在书写外贸邮件的过程中，恰当地运用国际通用的专业术语和缩略语，可以使邮件内容更简洁易懂。

其次，行业类术语。对外贸易涉及各个行业，不同的行业、产业都存在大量的专业术语。

2.使用书面语

外贸函电涉及外贸活动的各个环节，它关系交易双方的切身利益，直接影响交易能否顺利完成，因此，其用词庄重正式，力求严谨准确，应避免使用暧昧的语言，以免产生歧义或误解，体现外贸文书庄重严谨的风格。电邮中会经常使用诸如「弊社」「御社」「要請」「照会」「発注」「変更」「誠に」等书面语，尽量选用表意力强的词语，避免使用暧昧的语言，如「たぶん」「～のはずです」「～でしょう」「～かもしれません」等，以免让收件人因猜测琢磨邮件内容而浪费时间、降低工作效率，甚至贻误时机。

(二)语法方面

1.敬语使用频率高

敬语是日语的重要组成部分，同时也是日语学习的重点和难点。准确、恰当地使用敬语是对日商务活动的基本要求，既体现了邮件写信人良好的素养，也表达了对对方的尊重，有利于促进贸易的顺利进行。

例1：つきましては、ここにカタログと価格表をご同封申し上げますので、ご一読くだされれば、幸いに存じます。折返しのご返事を心からお待ちいたしております。

日语敬语是一个复杂的体系，但外贸邮件中经常使用的敬语种类并不多。表示己方的动作，除惯用词汇「さしあげる」「拝承する」等外，通常使用「お動詞連用形+する」「～申し上げます」。通过对比「さしあげる」和「～申し上げます」，我们发现「～申し上げます」多用在需着重强调的时候。

例2：御社は独自のシンクタンク.チームのコンサルディングを、常時利用できる特権を得られます。このチームは、御社ならびに御社製品に関する市場調査に基づき、適正かつ戦略的なアドバイスを差し上げます。

表示对方的动作，通常使用「～れる」「～られる」的形式，也可以使用「お(ご)に～なる」。

例3：前向きなお返事をいただけますようお待ちしております。

请对方为己方做事，多用「～いただく」和「～くださる」。相对来说，「～いただく」比「～くださる」语气绵柔，而用「～くださる」则带有希望别人一定要做的意思，虽然后面经常跟上「～ようお願い申し上げます」。

例4：さて、先日照会いたしました案件が入稿いたしましたので、ご確認、ご対応のほどよろしくお願いいたします。

一般来说，与对方有关的名词前面要加上「お」或「ご」。其余的，如「存じる」「ござる」等，均为套话，多加练习，即能掌握。与己与人无关的，使用敬体即可。

虽然使用敬语是书写外贸函电的基本要求，但并不代表所有的函电都必须使用敬语。不同的邮件内容，也有不使用敬语，只使用敬体的。

2.使用固定的接续词

日语接续词对于衔接上下文起到很重要的作用，但是邮件中禁忌过度使用。外贸商务活动讲究高效，因此电子邮件的行文要求简洁易懂，过度使用接续词会使语篇显得冗长繁杂，缺乏简洁性，影响收件人的阅读效率。因此，邮件中使用的接续词较少且固定，多为「さて」「しかしながら」「また」「なお」等。[5]通过使用接续词，可使邮件整体显得条理清晰、层次分明，方便收件人阅读和理解。

3.措辞严谨、正式，避免使用暧昧的表达

向客户发送电子邮件的目的是方便商务活动沟通，因此，写邮件时要避免使用语意不明、模棱两可的词句，如在邮件中应尽量不使用「結構です」「いいです」这样暧昧的表达，可改为「是非お送りください」或「あいにくですが、その資料は必要としていません」等。若希望对方尽快确认后回复时，要避免使用「なるべく」「できるだけ」「お暇なときに」等没有明确时间概念的语句，应使用诸如「今日中にご確認をお願い申し上げます」等语句。若在工作上出现失误，需及时以「大変申し訳ございませんでした」来道歉。

(三)语篇方面

1.格式程式化倾向

与其他商务信函相比，邮件的格式比较自由，尚未形成一种固定格式，但在实际商务活动中也会使用套语和惯用句型。一般来说，邮件的开头不需要像传统商务文书那样要有「季節のあいさつ(季节问候语)」，只需礼节性地简单问候即可。邮件开头主要使用「いつもお世話になっております」「お疲れ様です」等固定问候语。特别是最近，「いつもお世話になっております」似乎成为新的邮件开头问候语。邮件正文部分前通常会有一个开场白，如「○○の件について、メールをお送りさせていただきます」「本日のお打ち合わせの結果について、ご報告申し上げます」等，以免直接进入话题而显得突兀。电邮正文部分一般会用接续词「さて」开头，正文内容一段表述不完，会使用「また」或「なお」来继续叙述。文末还要有问候。正文内容结束就草草收场会给人戛然而止的印象，当然也不是良好的邮件写作习惯，因此正文结束后在文末需要有问候语，如「お手数をかけますが、ご確認を宜しくお願い致します」「何卒よろしく申し上げます」「ご協力のほど、よろしくお願いいたします」，等等。最后是文末署名。

2.语言简洁明了，内容针对性强

外贸函电具有很强的针对性。就内容而言，外贸函电涉及商品、询盘、报盘、合同、生产、运输、付款方式、运输、保险、索赔及仲裁等方面，商业活动的高效性要求外贸邮件内容简洁明了，尽量避免冗长、重复啰嗦的内容，这不仅影响意思的表达，而且还容易使对方产生焦躁感，降低双方的沟通效率。要使内容简洁，首先要注意专业术语、缩略语的使用；其次避免使用语义不明的表达。同时，针对性还体现在一文一事上，不同的邮件应具备不同的交际目的，请求信的目的在于得到对方满意的答复；收款信的目的在于得到对方应支付的款项或未能还款的说明；销售信的目的在于推销产品或服务以便最终获得订单等。

上述是从语言层面来探讨外贸日语邮件所具有的特征。在实际外贸活动中，写邮件时还需注意：邮件务必要有邮件名。需以一句话写清邮件的大致内容，尽量具体，如「北村家図面修正指示の件」「○○見積もりの件」。若使用「こんにちは」等寒暄语作为文件名，则极易被当作垃圾邮件处理。发送邮件是为了与收件人交流沟通，所以一切须以是否方便对方阅读、理解为标准，措辞、附件添加、抄送等各方面都需留意，以免引起对方不快，导致双方对话不畅。邮件内容必须清晰而有条理，善用空行，避免让内容看上去堆成一团而影响对方阅读。邮件内容可以用“提纲体”写出，这种写法有条理分明、简洁扼要的优点。正文的字体常用MS Gothic或MS Mincho，字号为10或12，多留空行，每行不宜超过35字，多用颜色标记，以方便对方阅读。

三、结语

外贸日语邮件是与日本进行贸易往来必不可少的重要工具，熟悉并正确书写是顺利开展对日商务活动的前提。对外贸工作者来说，在较短的时间内写出简明扼要的日语邮件是其必须具备的一项基本技能。文章从词汇、句法、语篇三个语言层面分析了对日外贸邮件所具有的特征，即专业术语多、敬语使用频率高、措辞严谨、格式程式化倾向、语言简洁明了，以期能帮助学生掌握邮件的写作技巧。

[1]孙萍.探析商务日语函电的翻译[J].辽宁工业大学学报(社会科学版)，2013，(2)：51-53.

[2]胡稹.日语商务函电[M].厦门：厦门大学出版社，2013.31.

[3]刘金举.外贸函电日语[M].北京：北京语言大学出版社，2011.15.

[4]陈岩.国际贸易术语适用与案例解析[M].北京：法律出版社，2012.1-15.

[5]卢扬.功能对等理论视阈下商务日语函电汉译策略[J].中国科技翻译，2015，(3)：32-34.