大数据时代高校信息化管理研究

2018-03-20刘正艳

中国教育技术装备 2018年18期

关键词：信息化管理大数据高校

刘正艳

摘要大数据时代给高校办公提出新的管理途径。高校管理效率低下，管理信息化可以提高高校办公效率，不受时间与空间的限制。钉钉软件可以实现考勤数据化、信息有效发送等功能，可以有效解决许多方面的困难。

关键词大数据;信息化管理;钉钉软件;高校

中图分类号：G658.1 文献标识码：B

文章编号：1671-489X（2018）18-0008-03

1 引言

大数据时代给社会各方面带来不少变化，而学校大数据使得学校需要信息化管理，让数据获取、处理变得更加快捷。《教育信息化十年发展规划（2011—2020年）》提出“提高教育管理现代化水平，加快学校管理信息化进程”，支持学校服务与管理流程优化与再造，提升管理效率与决策水平。因此，要尽快运用信息化理念及技术提高学校管理水平，优化学校管理，最终达到具有现代化水平。《2018年教育信息化和网络安全工作要点》提出要提高信息化管理水平，实现业务数据同城备份和关键业务双活，不仅要提高学校管理水平，同时要让业务相关数据进行保存并备份。

现如今高校管理存在许多困难，过于流程化，大大降低了工作效率;数据保存书面化，不易保存，占据空间大;信息传递无效性增多，无法知道对方是否查看到该信息;通知书面文件化管理，增加许多管理人力、物力、财力。因此，高校信息化管理已经势在必行。钉钉软件相关功能可以实现信息化管理，把管理结果数据化呈现，让管理更加有效。

2 钉钉软件功能简介

钉钉由阿里巴巴集团于2014年1月开始启动，专注于提高办公与协同效率，拥有许多功能，可以让消息有效发送及接受，考勤及审批数据化办公。如今，钉钉版本不断升级，功能不断完善，让办公更加信息化。它的主要功能如图1所示。

钉钉统一通讯录员工加入钉钉，无须保存同事手机号码，就可以很快找到同事，领导也可以找到且可以隐藏指定高管的手机号码，避免信息泄露，安全无忧。因此可以通过该功能让高校师生加入进来，不用一个个添加每位同事、领导联系方式，节省不必要的麻烦。学生可以加入进来，让每位班主任、辅导员联系更加方便，快速找到学生联系方式，提高班主任工作效率。它还可以通过流量进行通话，为学校及班主任节约一笔不必要的开支。

Ding功能

1）第一时间群发通知。如节假日放假通知、紧急事情公告等，可以一键群发，所有人第一时间收到，一次最多可群发通知10 000人;支持电话、短信、应用内三种通知方式，无论对方是否安装钉钉，都能第一时间传达。

2）紧急找人。如果在办公当中需要通知对方，可以通过发送消息，注释消息已读未读，明确标记出本信息对方是否查看;可以Ding一下对方，让对方马上办理，实现办公及时性。

3）预约会议。Ding一下，可以预约线下、电话视频会议参会情况，并且支持二维码签到;会后会议记录可以同

步，让每次会议开得有意义。

4）日程管理。可以安排每一天的任务、重要日程，让人轻松处理各项烦琐事务。

即时聊天即时聊天是工作、生活中必不可少的功能。钉钉的聊天消息一触即发，双重保障信息發送者身份信息，帮助学校领导身份进行保密。除此之外，钉钉具有独特的Ding功能，能实现消息及时发送，可以将消息转为短信，发送给电话接收人;群消息可以撤回，群主可以撤回任何群成员聊天信息，无时间限制，而群成员本人在24小时内可以撤回自己发送的信息;群禁言设置，支持白名单和黑名单，群主可以通过该功能灵活管理群成员。

工作该工作菜单下的主要功能有签到、审批、日志、公告。

1）智能签到。可以随时随地了解团队状态，出勤人员一目了然，打卡方式有人脸打卡、一键打卡等。智能统计本月考勤情况，领导可以随时查看外勤人员工作时间及位置。

2）移动审批。不用担心找领导签字而领导不在，领导外出可以移动审批，简单易上手，审批流程智能流转。

3）智能日志。工作成果轻松沉淀，办公过程中的日报、周报、每日工作成果一键分享到群，领导随时了解团队业绩状况，提高团队执行力，定时提醒员工撰写日志。

4）公告。随时随地发通知，通过图片、文字等方式发送，可以通过手机和PC端进行，已读未读清晰掌握，一键Ding给未读人员，保障通知有效传送。

钉盘该功能可以做到：1）安全且权限丰富，学校文件只能内部同事查看，外人无权限查看;2）分享便捷，与聊天、邮件互通，支持从钉盘添加附件或发送聊天;3）多端同步，手机与电脑实施同步;4）平台开放，目前该平台对所有用户免费开放。

智能办公电话该软件可以免费拨打电话，通过流量进行网络语音通话，高清音质，超低流量;支持1080 P超高清图像视频通话，超稳定通话。最高可以支持30人电话会议，还支持免费高清视频会议。该功能可以让无法参加会议的同事通过视频参会，大大节省人力与物力。

智能报表随着计算机技能的不断提高，钉钉智能报表可以让员工考勤不用手工填写提交，学校考勤报表可以生成智能报表，领导可以一目了然查看本部门员工迟到、早退、旷工、缺卡等基本信息，节省大量人力及物力。学校可以利用该功能进行智能汇总，对缺勤人员进行排查，快速了解整个学校旷工员工，学校财务处可以利用该功能进行审核整理。班主任可以利用它快速查看本月班级学生出勤情况，不受时间与空间的限制，随时随地查看本班学生具体情况。

智能报表功能在高校中对学生管理尤其重要。学校宿管科不用实地查寝，可要求学生在寝室打卡，钉钉可以记录该学生考勤记录，每周生成报表了解情况，对于相关情况进行处理。

总之，通过了解钉钉主要功能，高校可以利用它进行智能办公。

首先，智能化考勤。利用钉钉，领导可以随时注意师生的工作与学习状态，查看教师工作时间及地点，随时掌握全校工作进程，查看出差人员的现状，生成一个属于教师本人的考勤报表，通过它一目了然地查看教师缺勤情况。

其次，Ding功能。让消息有效发送，可以查看有多少人没有看;发送消息时可以特意Ding某个人，提醒他查看文件。

最后，网络语音与视频电话，节省师生通话费用，尤其是班主任通话费。

因此，高校利用该软件办公，可以提高自身管理水平，实现智能化办公，对提升办公效率具有积极作用。

3 钉钉软件在高校应用中存在的问题

每个软件的应用都不是一键到位，在钉钉应用过程中主要存在以下问题。

1）校领导重视程度不足。推广该软件需要学校领导重视，没有领导重视，实施难度就会加大。因此，一定要让学校明确当前大数据时代智慧校园建设的重要性，为了更好地办公，利用信息化手段提高办公效率势在必行。之后，可以与阿里集团交涉签订协议。

2）信息化管理观念比较差。目前虽然推崇智能化办公、信息化管理，但是大多数师生在工作与学习中的信息化管理水平比较低。经过了解，一些教师旧观念根深蒂固，彻底接受难以实现，需要一定时间进行改变。因此，学校在管理观念方面要有所改变，要随时代的变化而变化。

3）钉钉应用方面存在困难。学校师生信息化技术能力比公司专业人员相对要低，因此，要对每个部门成员进行培训，让他们了解钉钉的主要功能，利用钉钉进行有效管理，如考勤，优化组织架构与审批流程等。

4 结语

总之，运用钉钉软件智能考勤功能，可以让学校领导快速掌握全校师生工作、学习情况，尤其是可以让班主任了解学生每天上课、晚上归寝情况，提高工作效率;运用钉钉智能报表功能，可以让领导查看师生某段时间总体情况，智能生成全校有多少人迟到、缺勤等汇总信息;运用钉钉消息已读未读功能，可以让消息有效发送，立即查看已读人数及未读人是谁，提高学校信息传送及时性，避免由于传送时间延迟而耽误信息传达，最终影响办公效果;运用钉钉网络电话功能，可以一定程度节省师生电话费用，降低师生生活成本;运用钉钉会议视频功能，可以让领导随时随地召开会议，让领导工作时间更加合理、有效。所以，运用钉钉软件可以让学校办公智能化，提高办公效率，提高员工之间协同操作能力，降低师生生活成本，加速实现学校管理的信息化与现代化。

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