何花

摘要：近几年来，我国现代化水平不断发展，“信息化社会”对我们来说已不是一个陌生的名词。信息化渗透在我们生活的方方面面，今天我们对档案的管理也开始带着信息化的痕迹，未来社会的发展趋势要求档案信息化，然而我国现阶段的档案管理存在诸多问题，需要我们结合实际，提高基层档案的信息化建设，本文首先强调了基层档案管理实现信息化的必要性，从当前面临的主要问题出发提出信息化建设的途径，以期待为其他信息化建设提供新的借鉴与思考。

关键词：档案管理；基层单位；信息化建设

前言

为了顺应时代发展的潮流，迎合信息化建设的需求，档案信息化管理成为我们的首要选择。在大数据和云计算时代，档案管理信息化将原先的实体保管转变为以信息的形式保存在数据库中，充分利用信息化的优势，对档案信息按类别、内容进行分类保管，合理规划档案信息，使档案查找时更加便利。面对当前信息化建设存在的诸多问题需要我们从实际出发，狠抓管理，将发展契机紧握手中，让档案信息化建设给大众生活带来新的便捷，发挥更大作用。

1.基层单位档案信息化管理的必要性

从目前来看，大部分的档案管理方式仍然是用档案盒包装的纸质版材料为主。这种传统的纸质版档案存储的方式有诸多不便，占用空间大、工作效率低、每次查阅需要翻动大量资料带来相当不便，而且纸质版档案的保存环境要求也很高，要避免不当环境引起档案破坏等问题。据有关资料显示，在传统纸质档案的保管上每年投入的经费相当多，耗费的时间多而带来工作效率的降低，最大问题还在于每年因保管不当损害的重要档案资料数不胜数。除此之外，纸质版档案还有一大缺点--档案无法得到备份，档案丢失无法恢复。随着档案信息化应用于实际生活，我相信档案的信息化管理将会有效解决传统纸质版档案管理的一系列弊端，将档案信息录入办公系统，充分利用信息化平台，对档案信息进行分类处理，与此同时，及时将存储的档案进行备份，防止因档案丢失引起的不必要的问题。档案信息化建设要求我们利用信息化平台，建立一套完整的信息化流程，高效便捷的解决纸质档案所出现的问题，将档案资料长期有效的保存，查询更加方便快速，在某种程度上将工作人员从繁重的工作中解脱出来，做更多其他有意义的事情。

2.基层单位档案管理信息化建设所面临的问题

2.1缺乏明确的思想认识

目前基层档案保存工作仍然维持传统的思想观念，没有意识到传统纸质版档案信息管理的弊端和危害，思想过于保守。大部分档案管理员对传统的管理模式没有危机意识，缺乏一定的创新能力，没有认识到信息化建设的重要性，更谈不上去了解信息化管理方式，安于现状，严重阻碍着基层单位信息化建设的进程。

2.2档案管理建设的重视程度不够

在基层单位的档案管理中，对档案管理建设的重视程度不够已经严重影响了工作效率的提高。而且单位领导没有认识到档案管理工作的发展契机，重视程度不够，将档案管理当成一些皮毛工作。按照传统的模式管理工作没有创新性，同时也忽视了设置专门的档案信息管理部门的重要性。没有足够的资金支持使得发展停滞不前，基本的档案信息管理工作都得不到有效保证。

2.3缺少专业的管理人才

众所周知，人才是经济发展的重要推动力，专业人员的缺乏是制约档案信息化建设工作的主要阻力。档案推进信息化建设，首先要建立一个完善而又规范的信息化平台，这就要求档案管理员必须要具备强大的综合能力，能够将不同类别的信息分类管理。现阶段，专业的档案管理人才匮乏或综合能力低下，严重阻碍了档案管理的信息化发展。

3.基层单位档案管理信息化建设的主要途径

3.1转变思想观念，提高对档案信息化建设的重视程度

单位领导要适时合理化规划工作，将档案管理工作纳入新的工作重点。从全局出发，结合工作实际，尽快提上工作的议程。档案管理员积极学习专业知识，吸纳新的工作理念，创新管理模式，提高档案管理的工作效率。

3.2对档案信息进行科学化建设

加强对档案管理的信息化建设的同时，还要结合工作实际，不要偏离信息化发展的方向，在合理范围内，积极展开信息化工作。加大对档案管理工作的经费投入，档案管理专业化，建立一套科学、规范的档案管理平台，对档案信息进行科学化、专业化管理，减轻基层单位的保管压力。

3.3加强档案的信息化安全管理

在档案管理的信息化建设过程中，加强档案的信息化安全管理尤为重要。现阶段，网络技术过于发达，通过一些病毒软件盗取重要档案信息的事件数不胜数，增强网络安全意识，不定时的维护信息化平台，利用加密手段及时对档案信息进行加密处理，最大程度保护档案数据库的安全。

3.4档案管理的规范化、标准化

政府要建立并健全档案管理的规范化、标准化制度，对档案管理工作作出统一规定，制定相应的管理标准，对档案信息按类别进行分类保管，信息化建设的方式也要协调统一，档案数据库的保存要与标准形式相一致，避免出现数据不一致的现象，最大限度的做到档案管理工作疏而不漏。

结语

在信息化社会的迅速发展的今天，对档案管理进行信息化建设是当今社会发展的趋势。面对现阶段信息化建设所面临的问题，结合工作实际，认清管理的不足，抓住信息化发展的契机，提高对档案管理的重视程度，建立一套科学、规范的檔案管理平台，对档案信息进行科学化、专业化管理，减轻基层单位的保管压力，最大限度的保持档案管理工作的合理化发展。

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