陈飞

摘要：随着无纸化办公成为办公现代化的主要内容，对电子文件进行规范化管理也就成为广大档案工作者面临的新课题和新任务。切实做好电子文件归档、保管和利用工作，有利于电子文件档案更好的促进单位的健康发展。

关键词：电子文件档案；管理现状；归档及利用

新近颁布的国家标准《电子文件归档与管理规范》中，电子文件的定义为“电子文件是指在数字设备及环境中形成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。”电子文件有两个基本特征：第一，电子文件是由电子计算机生成和处理，其信息以二进制数字代码记录和表示，因此亦可称为“数字文件”。这是电子文件与以往所有其他形式文件的基本区别，也是电子文件信息与其他数字信息的共同点。数字信息使用0和1两种两种数码的组合来记录信息，每一个0或1叫做1个比特，需要记录的信息用一串比特存储于计算机存储器（包括内存储器和各种外存储器）中，并可通过通信网络进行传输。第二，电子文件是文件的一种类型，应该具有文件的各种属性，特别是要有特定的用途和效力。这是电子文件与其他数字信息的基本区别，也是电子文件与其他形式文件的共同点。从逻辑上说，电子文件是“数字信息”和“文件”两个概念的交集，它是具有文件特征的数字信息，又是以数字信息为特征的文件。

常见的电子文件指以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘、U盘和硬盘等为载体的文件。电子文件给日常工作带来了极大的便利，电子文件有传统纸质文档没有的优势，它的出现彻底改变了我们的传统办公方式。电子文件中具有凭证、依据、参考作用的，将按照有关规定和规范进行归档处理，这就涉及到了电子文件归档管理问题，如何加强电子文档的归档管理，是目前办公自动化过程中急需要解决的一个问题，这对档案工作者提出了一个崭新的课题。

1电子文件归档的特征

1.1电子文件的快捷性与可塑性

电子文件改变了我们传统的收发文件流程。利用计算机进行文件登记方便文件的随时查找利用，同时也为档案现代化管理奠定了基础。电子文件还改变了文件处理和运转方式，尤其是对于普发文件和传阅文件而言，可以几十倍的提高工作效率。

1.2电子文件的依赖性

“离开了计算机及相应的软件，电子文件就无法生成、传递和识别。也就是说特定电子文件是依赖特定的设备和特定的软件而存在的”，一般的说计算机的更新换代比较频繁，但是当时使用这些机器设备形成的，需要永久、长期保存几十年甚至上百年，如果到时找不到这些机型和设备，那么这些电子文件很可能就会失去利用价值。

2电子文件管理的现状

2.1管理制度不够完善

目前大多数单位的档案管理还停留在纸制文档层面，在电子公文的形成、传输、存储和归档管理方面欠缺完善的制度和措施。特别是电子文档的归档管理缺失，对于电子文档的归档和再利用价值缺乏甄别，往往采取“一键删除”的做法，造成很多有价值的信息丢失。即使对那些有重要价值的电子文档也只是暂时存储于相关工作人员的电脑或其他存储介质，既缺乏专业、详细地整理保存，又没有存放于学校专门的档案管理部门，给这些电子资料的安全性和再利用带来不便。

2.2文件安全无法保障

首先，我们在电子文档存储的长久性以及文件的真实性、完整性、可用性、权威性和证明力方面很难保证。其次，电子文档运行于计算机网络中网络本身的结构和应用模式决定了网络的复杂性和不安全性，不可能有绝对安全的网络，这就对电子文档的运行构成了严重威胁。再者，电子文档的真实性遭遇不安全因素，电子文档与纸质文档不同，电子文档具有可复制、可重写、不依赖于特定介质而存在，而且电子文档在流通中即使经过复制、重写，也难于找到痕迹，与纸质文件相比，确保电子文档真实性的难度要大很多。四是电子文档主要采用磁盘、光盘等存储介质存储，这些存储介质寿命比较短，与能保存几百年以上的纸质载体相比电子文档显得脆弱。

2.3制度约束和措施保障不足

电子文档的产生时间不长，加之与传统的纸制文档相比是一个全新的理念，对电子文档的认识和研究正在逐步展开，从电子文档的形成、传输、存储乃至归档还未形成一套完各的制度约束和措施保障。另外，同地区、不同单位之间的电子文档管理也千差万别。

2.4人才和设备实施的配备不足

档案工作人员的稳定性和业務水平是做好档案工作的重要前提。目前很多单位人员配备不够齐全，缺少专职（兼职）的档案管理员。其次，业务培训不到位，不能够定期组织档案工作者学习和培训，不开展档案理论学习和技能演练。再者，很多单位的设备实施配备不到位。

3意见与建议

档案工作是单位行政管理工作的重要组成部分，电子文档的归档管理和档案利用是档案工作的重点，探索出一套科学高效的电子文档归档管理和利用制度，有利于推动机关事业单位发展和文化建设。针对于电子文件的特点及管理工作的现状，笔者建议可以从以下四个方面加强工作：

3.1统一思想，提高认识，加强组织领导

单位领导要加强档案信息化管理意识，转变重现实轻历史、重建设轻利用的思想观念，充分认识到电子文件档案的历史价值，增强做好档案信息化工作的紧迫感与使命感。单位要明确专门工作人员，做好电子档案管理、移交、归档和利用工作。

3.2建立健全管理制度与标准

按照国家有关政策、规范标准，制订电子文件档案管理业务操作规程，实现统一标准，规范管理，减少因分散投资，重复软件设计而造成的人力物力浪费。为保证电子档案的真实性、完整性、可靠性和可用性，对重要的归档电子文件，可以考虑同时生成纸质文件进行归档整理；对没有原生电子文件的纸质归档文件应进行数码扫描，保存其数字化副本。

3.3加大投入，培养人才，提供保障支撑

一是落实资金保障，要将档案信息化工作经费列入财务预算，并根据档案事业发展逐年增加，保持稳定的经费投入。二是加强人才建设，要注重培养和配备既懂计算机技术又熟悉档案管理业务的专业人才，将电子文件管理知识和技能纳入岗前培训和在职培训范围，开展全员电子文件管理培训。

3.4合理利用，加强安全防范

电子档案与纸质档案相比，优点是查找利用方便快捷、查全率和准确率高、载体存储信息量大等，缺点是信息易更改和易丢失、信息载体脆弱和不稳定，我们在应用中要扬其长而避其短。同时在推进电子文件归档、利用和电子档案管理工作过程中，要建立健全人防、物防、技防三位一体的信息安全防范体系，弥补其不足，更要充分利用电子档案的长处，提高办事效率，促进社会经济发展。endprint