潘海燕

摘要：随着人们的物质文化水平不断提高，生活工作地点时间的不断转换，如何将人们的人事关系进行有效、合理、科学的收集与整理变得越来越重要，及时将人们生活工作的变动记录进人事档案材料关乎着人们生活的有序与否，但这同时也考验着人事档案材料收集整理系统的效率与科学性。伴随着信息时代的到来，我们更应该把过去人事档案收集工作与信息技术融合起来，使得我们的人事关系材料的收集与整理更加的快捷高效。本文将从实际情况出发，分析如何更加高效的将人事档案关系进行收集与整理。

关键词：人事档案；收集；整理

随着各级单位以及各级领导的逐渐重视，我国人事档案材料的收集与整理工作相比从前已经得到了巨大的提升，但是，不可否认的是，整个系统中还存在着一定的问题，只有我们使用了科学的方法与手段去解决这些问题，我们的人事档案材料的收集整理工作才能真正的发挥其特有的作用。将人事档案材料进行科学的收集整理是非常有利的，有利于对单位内情况以及工作能力有非常透彻的了解，在人员调动以及升降职位时也能将实际情况真正考虑进去，对于整个单位的工作效率以及凝聚力都是非常有利的。

1我国目前人事档案收集整理现状

改革开放以来，随着人们意识的逐渐提升，我国人事档案收集整理工作逐步开展并建立了健全的人事档案收集体系，但是不得不承认的是，目前的人事档案的收集整理还存在着许多的问题。我认为，目前我国人事档案收集整理还存在着以下几个方面的问题：

（一）在职人员档案收集整理意识淡薄。随着人们生活与工作越来越市场化，生活工作范围变动十分频繁，但是由于人事档案管理人员的意识的缺失，不能及时将最新的变化及时记录进档案，新进人员档案的建立以及离职人员档案的销毁、调离人员档案的转移都不够效率，这样就往往会造成档案的失真，人员与档案分离的情况出现，这对后期单位内部进行总结、评比活动时会给单位内活动举办人员带来巨大的麻烦。

（二）材料手续收集整理不够齐全完整。要使一份人事档案起到其该起的作用，必须保证其内部材料的完整。例如一份完整的高中毕业档案应包括学生体检表、高考分数证明、户口证明、高中毕业证明、专项计划使用证明等等，这些材料是缺一不可的，对于学生在大学乃至以后的发展都是不可缺少的，这就要求我们档案制作人员一定要严格把关，不能使学生档案发生遗漏、缺失的情况。但是对于事业单位来说，往往单位内部档案整理人员缺乏相关材料再加上其他部门的漠视不配合，就会导致整个档案的不够完整，对后期的使用也会有很大的影响。

（三）档案的不够有效。目前我国各级单位进行档案的收集整理时，往往会发生只为了完成上级任务而敷衍操作的情况，导致档案材料与实际情况不符，最终发生单位档案千篇一律，每个人的经历都差不多，不能真正反映每位员工的真实情况，而在档案进行使用时只能废弃不用。

2对人事档案进行科学收集及整理的意义

（一）对组织部门其参考意义。组织部门在对各级员工及人员单位调动或升降职时，原有部门的人事档案具备很高的参考意义，能够使组织部门人员对该人员的真实情况有一个完整详细的掌握，从而将其调至其适合的岗位，是他的才能真正为社会的发展做出贡献。但是如果人事档案由于档案整理人员的水平、意识等等原因而使档案的不够完整、失真等情况，那么人事档案对组织部门的参考意义就大大降低，从而使人员的真实情况无法展现出来，最终无法将合适的人员调动至合适的岗位，这对整个社会也是一种损失。

（二）有利于选拔出优秀人才。一份完整、真实的人事档案能够显示出该工作人员的能力水平以及身体素质、心理素质等等的情况，对于一些活动选拔、特殊任务选拔时能够起到迅速掌握人员情况的作用，再加上面试，基本就可以确定哪些人员是本次活动需要的人员。完成这种便捷选拔的前提条件就是我们的档案建立人员一定要建立出完整、真实的人事档案。

3如何科学的进行人事档案的收集和整理

在人事档案的收集整理过程中，使用一套科学有效的方法来进行会对整个人事档案的收集整理工作起到事半功倍的效果。

（一）档案收集人员要积极进行档案的收集整理。当单位内人员发生离职、调离、升迁等情况时，档案收集人员要积极主动的将情况如实记录内档案，并对档案执行相应的增加、销毁、转移等操作，在情况发生时，档案管理人员应主动跟进并了解相关状况以便最终登记使用，而不应该等待情况涉及人员来进行相关操作，因为档案管理人员在跟进事情时关注的地方与其他人不同，关注的东西等适合登记入档案内，而情况涉及人员则会因为相关情况的不够了解而导致档案出现差错或遗漏，最终对档案的真实性产生影响。又档案管理人员进行档案的收集整理能使档案的作用真正发挥出来，在需要的时候随时可以提供真实有效的檔案。

（二）对特殊材料进行重点关注。在不同的时代要求下，人们关注的材料重点也会有不同，我们新时代下主要关注的材料有业绩证明、诚信证明等等，在对这些材料进行收集整理时，需要对重点材料涉及的所有重点情节进行完整详细的记录，一旦有发生变化时，要第一时间进行材料的收集整理并归档，这样能使每位员工的人事材料不再是一模一样的，使人事材料真正做到展现人员的水平。

（三）对收集上来的材料要积极进行真伪鉴别。档案收集管理人员要对收集的材料进行基本的真伪鉴别，鉴别之后才能将材料收集进档案中，缺少盖章签字都要及时将签字或盖章补上，对人员真实情况反应不够清晰的材料不能收集，将其及时销毁，不能使那些有着明显差错的档案归档，对表面不够清晰，字迹模糊的材料要及时进行重新打印，不清楚的地方要及时与当事人核对，从而防止档案失去其参考借鉴意义，在真正使用到档案时误导档案使用人员，这对工作效率以及后期工作的进行都是非常不利的。

（四）对收集并鉴别的材料进行科学的整理。对档案的整理要严格遵守相关档案标准，这个标准不同单位有不同的规定，但是大致不过是要使用相同大小的纸张，字体使用多少大小，行间距，段落与纸边缘间距多少等等要严格按照规定来做，这样才能在查阅档案时能够迅速、有效得找到所需的资料，并使档案阅读人员在阅读时能够清楚的掌握材料所要表达的内容。

（五）材料收集整理完毕要按照分类进行放置并及时上传至网络渠道。按照科学的方法对档案进行放置有利于后期的查阅与查找，并积极利用信息技术，将材料及时上传至网络中去，这样不仅仅有利于单位内部人员能够迅速有效的查阅这些人事档案，在上级以及需要对信息公开时，也能及时将网络上的信息迅速公布出来，对于我国进一步实现廉政以及工作透明公开化都是非常有帮助的，网络中的信息在进行检索、核对时也有着纸质档所不具备的便捷性。

4结束语

对人事档案进行可有及时的收集以及整理对于人员的调动以及选拔过程是非常重要的，甚至真实的人事档案可以分析出整个时代的某些特征，比如我们现在很多的对古代战争的了解都是从古代的人事调动如将军的上任及罢免来分析得到的。所以我们一定要使用一套科学有效的方法来进行档案的收集与整理，这样才能使档案的效果发挥至最大，是我们的社会能够对人才有一套更完备的评判机制，从而使他们能真正做自己适合的工作，为社会做出更高的贡献。endprint