张丽辉+汤焰

摘 要：信息时代下，高校档案管理面临着新的机遇。为顺应时代发展要求，应充分利用现代信息技术推动高校档案管理信息化建设进程，确保高校档案的安全性。本文中在对信息时代下的档案管理工作创新的必要性进行分析的基础上，重点围绕信息时代下高校档案管理工作的创新策略展开探讨。

关键词：信息时代；高校；档案管理；创新

作为一种重要的社会信息资源，档案在社会活动中由国家机关、企业或个人进行记录和保存，主要由文字、图表以及声像等相关内容组成。各部门和组织需要高度重视档案管理工作，通过档案管理工作创新来不断改进和完善档案工作，以适应信息时代科技的进步。

一、信息时代下档案管理创新的必要性

就目前而言，档案管理工作中最具创新性的技术应属信息化档案管理，与传统档案管理工作相比，信息化檔案中含有丰富的信息量和各类数据，能够为使用者提供相当规模的档案信息量，通过合理运用信息化档案可以实现管理信息的共享和档案管理工作效率的提高。在信息时代，信息处理和分析工作的特点可以概括为以下几点：

第一，由于需要使用较大规模的数据，因此难以使用TB或PB单位进行计算；

第二，数据内容丰富多样，涉及多个领域，需要的格式也具有多样性的特点；

第三，数据处理速度加快，需要更高的信息处理技术，以完成即时处理和分析。在信息化时代，要求具有更强的信息分析能力和信息处理速度，为了充分发挥信息的作用，需要将有价值的信息在最短的时间内将获取的信息传递给需求对象；

第四，随着人们的价值意识觉醒，人们越来越认识到数据信息的宝贵性，因而也更加重视信息资源的有效性和安全性。档案处理工作的主要作用就是用智能化手段处理档案数据，并从中找出有助有社会进步和发展的信息资料；

第五，在知识经济时代背景下，为了更好地架构知识资源体系，档案工作需要发挥更大的作用，这是档案管理工作的必然发展趋势。

二、信息时代下高校档案管理工作的创新策略

（一）顺应信息时代发展，创新档案管理工作理念

为了对档案管理工作进行创新改革，首先要在观念层次进行创新，让新的思想理念始终贯穿档案管理工作。在这个过程中有两种观念必不可少：

一是，要将有效信息能动地转变为意识的积极观念。档案工作涉及到的信息规模十分庞大，工作也较为繁杂，在实际工作中需要从分散保存的单位档案中需找到具体有用的相关档案，进而发挥其效用，这就需要工作人员具备较强的档案信息整理编辑的能力，为需求者提供直接有效的信息

二是，要更加快捷有效地利用档案信息。工作人员要能够认识到有效利用档案信息是档案管理工作的根本，要从思想上高度重视，进而在实际工作中将档案信息充分利用起来，进一步提高工作效率， 最终发挥出档案管理工作的社会价值。

此外，为了适应时代的发展，要把现代化管理制度、新兴科技与档案管理创新工作有机结合起来，转变落后封闭的思想，在档案管理的脉络中充分运用创新知识，进一步挖掘各种被封存的档案信息，完成档案工作与社会发展的同步完善。

（二）营造安全稳定档案管理环境，保障档案工作的稳定开展

由于档案管理工作的内容十分重要，其安全的重要性不言而喻，随着大数据时代的到来，档案管理信息安全的重要性越发突出，越来越多的人呼吁加强对这方面的安全管理。要想实现档案管理创新，首先需要营造一个安全稳定的档案管理环境。具体如下：

一是，结合目前的网络信息平台，加强档案管理者和提交者之间的互联互通，在规定双方权利和义务的基础上，限制他们处理信息的权限，充分保证档案管理工作的规范化、标准化。

二是，寻求与大数据平台的密切合作，探索档案管理工作与大数据平台的最佳契合点，完善档案管理工作流程，制定出更加科学高效的管理创新体系；

三是，档案管理信息平台应该加强对自身的监管和控制，完善对档案管理工作的每一个细节的监督和管理，引进先进的信息安全技术，使得档案管理工作的一举一动都时刻处于安全的运行环境中；

四是，为了有效防止不法分子和黑客的入侵，大数据档案管理平台应高度重视平台的安全管理，不惜人力物力财力与有资质的信息安全管理企业合作，打造一个安全稳固的环境。

（三）构建完善的档案管理体系，确保档案管理工作的落实

在信息时代的背景下，档案管理工作的内容增多，价值增大，为了防止工作机制的混杂，应进一步建立健全目前的方案管理体系，引导其在标准化和规范化的道路上不断进步。要做到这一点。具体如下：

一是，加强知识产权保护立法工作，在目前的知识产权相关法律中加入信息时代背景下档案管理工作所涉及的智力劳动成果，为档案管理工作提供强有力的法律支撑，营造一个合法的档案管理环境；

二是，进一步严格档案管理准入机制，由于档案管理主要针对的是智力劳动成果创造者，为了能够保证档案管理工作者更加高效地完成日常管理工作，应不断提高准入机制标准；

三是，善于发现并改正目前大数据档案管理工作的问题和不足，进一步构建完备的档案管理制度，用规范的行业标准引导档案管理工作健康发展下去；

四是，建立健全大数据背景下档案管理的监督和管理体系，相关部门应加强对档案管理工作的监督管理，保证档案工作的各个流程都处于有效的监督环境之下，避免档案工作中的失误；

五是，建立严格的内部档案管理控制制度，一切以档案管理信息平台安全为根本立足点，进一步管理和约束内部数据信息的处理和分析，给外界提供准确有效的信息资源。

（四）完善软硬件设施配备，确保档案管理工作稳定运行

完善软硬件设施配备，确保档案管理工作稳定运行，具体应从三方面入手：

一是，人才方面。在当前的资源条件下，管理部门应制定与之相适应的技能培训课程，进一步提高档案管理工作人员的专业技能水平和整体综合素养，善于引进各高校相关专业的优秀人才，为目前的信息化档案管理建设添砖加瓦。

二是，设施配备方面。要按照目前各高校管理部门的实际情况管理信息化档案管理硬件设施，在经济条件和技（下转第页）（上接第页）术条件允许的情况下，及时对服务器和数据库等硬件设施进行优化升级，保障计算机设备和信息文件储存设备时刻处于良好的工作环境，进而保证信息化数据能够安全、稳定地传输和储存。要跟上发展的步伐，学会运用新兴科技进行信息档案储存，利用专门的计算机刻录仪器对重要的信息文件和数据资源进行网盘储存。

三是，维护与管理层面。定期对软、硬件进行检查、维护和保养是十分必要的，硬件的维修较为常规，重要的是对软件设备的保养，除了及时解决系统自身存在的漏洞和保证计算机安全，还要时刻注意外部安全，通过网络防火墙和最新的防毒软件保障档案下载、上传等工作的正常运行。

三、结语

在信息飞速发展的今天，如何加强对信息的收集、储存和管理，这是档案管理需要进行深思的话题。随着信息技术的快速发展，各行各业都已经开始向信息化发展，档案信息化的趋势一目了然。此外，本文主要涉及的是档案管理信息化的建设方向，相关工作者在实际工作中应结合自身能力和实际情况合理创新档案信息化建设。

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作者简介：张丽辉（1963—），女，云南昭通人，本科，主要研究方向：档案管理。endprint