佟强

摘 要：在我国信息力量不断发展与城市化建设不断推进的形势下，为更好提高相关工作的效率，有效节约各类成本，政府职能部门与企事业单位应当积极开展好城建档案的信息化管理工作。笔者通过多年的工作经验，从建设信息化城建档案系统的必要性入手，对目前信息化系统城建档案系统的不足做出一定的分析，并提出相关的优化策略，以期更好帮助各部门与一线工作者。

关键词：城建档案；信息化管理；模式探究；优化策略

随着我国互联网数字信息技术的不断发展，人民群众的生活与社会进步都离不开计算机网络的支持。同时，为取得进一步城市建设的发展，相关的政府职能部门与企事业单位，都应当积极引入数字化信息科技技术，优化城建档案的管理工作。此外，利用好信息化的管理模式，能够使得城建档案管理工作的效率显著提升，有效降低其工作的错误率。

一、城建档案信息化系统建立的必要性

在我国城市化建设工作的不断推进下，过往传统模式下的档案管理工作存在明显的弊端。首先，传统模式下的档案管理工作效率非常低，纸质化的文档在使用过程中搜寻工作不便。而通过信息化系统的建立，能够根据关键词对档案进行快速查找，显著提高工作效率。其次，传统下的城建档案的管理工作，受限于人工能力的客观因素，往往无法进行二十四小时随时供给查阅。而通过信息化管理的系统的建立，即使发生紧急情况需要查找档案，相关工作人员也能利用信息系统进行档案的调取使用。最后，传统纸质化的档案管理存在一定的保存难度，不仅会占据较多的空间，此外对保管区域的防水防尘要求都较高，一旦发生火灾、水灾等现象，档案都会受损，造成较大的损失。而通过信息化的档案管理，能够最大程度上保障信息档案的安全，且非常节约空间，提高工作的效率。

二、目前我国城建档案信息化系统存在的不足

1.软件技术与硬件设施不到位

尽管我国已提出了全面建设信息化系统的城建档案工作，但部分单位的城建档案信息化系统仍然存在一定的不足，主要反应在软件技术与硬件设施两方面上。首先，部分单位使用的管理软件过于落后，在长时间的查阅过程中容易发生软件崩溃的现象，导致工作无法顺利开展。同时，部分软件操作过于繁复，无法做到有效提高工作效率，方便工作人员进行办公。其次，部分单位没有做好硬件设施的配备工作，导致部分计算机设备老旧、反应速率较慢的现象，在遇到紧急情况时无法做好及时利用档案系统的反馈。

2.资源共享的意识不足

城建档案信息化系统建立的意义在于，方便更多的工作人员对其进行查阅使用的工作，提高工作效率，更好为社会与国家贡献力量。同时，尽管部分档案的价值较高需要采取一定的保密措施，但其大部分内容可向社会与公众开放。然而在实际中部分单位对其资源共享的意识严重不足，对查阅使用城建档案的条件设置地较为苛刻。因此，不利于参与市政建设的企事业单位及时调取使用，延误工作进度与效率。

3.档案系统的信息化水平的发展不均衡

在我国不断推进城建档案信息化管理系统的形势下，我国各城市区域都积极发展信息化的城建档案系统建设。然而部分区域尤其是发展相对落后的区域，其信息化系统建设存在一定的不利。除了相关的设备配备不到位、软件技术开发能力较弱以外，其相关人员缺乏使用电子信息系统的意识，也是导致其发展不利的重要原因。其工作人员的工作意识仍停留在纸质化档案管理的阶段，部分年龄较大的工作人员也不会熟练操作计算机与使用互联网，导致其信息化城建档案系统的使用不利。

三、城建档案系统建设的优化策略

1.做好信息化系统的基础建设

为进一步优化城建档案的管理工作，首先必须做好其相关的基础建设任务，其内容包括软件与硬件两个主要方面。首先，在软件的开发应用上，部分有能力的单位可自主进行研发，经过合理完备的测试后，再具体投入使用。针对不具备软件开发的单位，应当选用得到国家认可、拥有丰富从业经验的相关软件企业，开发其相关的系统。同时，软件投入使用后，还应该注重其后续的优化更新工作，根据使用的情况与需求，对软件进行进一步的再更新。在硬件设施的配备工作上，相关的部门应当加大其资金投入的力度，给予工作人员配备设置较高的设备，以供流畅进行城建档案的整理工作。同时，相关的单位应当保障整个信息化系统拥有独立自主的宽带线路，确保其网络畅通与运算速率。此外，还应当定期展开相关的设备检修工作，保障整个设备的正常使用，以免部分设备出现故障导致无法正常使用城建档案。

2.信息化人力资源培养

为进一步利用好信息化城建档案管理系统，需要做好信息化人力资源培养工作。首先，需要开展好已有工作人員的培训工作。除了定期开展理论学术性的课程以外，应当积极组织员工对其他已有经验和成绩的单位进行参观交流，吸取其工作中的经验，以此改进自身工作的不足。同时，相关的单位应与当地的高校积极联动，定向吸取一定具有信息化计算机应用的人才，以此更好优化相关城建档案的管理工作。

3.加强信息化系统的安全工作

城建档案中具有一定的保密性较强的文件，因此为保障好系统的安全，应当进一步加强其系统的安全工作。首先，应当对单位中使用的计算机加装新型的杀毒软件，以防外来的病毒木马的侵入窃取资料。其次，要加强好相关工作人员的安全意识教育工作，不得将外来的存储设备如U盘、移动硬盘等设备，直接接入工作用计算机，防止外来的病毒入侵系统使用的计算机。同时，不得利用系统的宽带网络进行个人设备的使用，防止因互联网传播的木马入侵计算机。

参考文献：

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