赵丹

摘    要： 随着电子信息技术的发展，数字化校园逐渐形成，高校电子档案逐步应用。目前高校档案以电子档案和纸质档案形式为主，电子档案因便捷、节约资源、利于检索等优点逐渐成为高校档案管理的重要组成部分，当然电子档案也存在弊端。本文针对高校电子档案的应用现状分析了电子档案的利弊，并提出了电子档案应用管理的建议。

关键词： 电子档案    高校档案管理    数字化校园

一、高校电子档案的应用现状

（一）高校档案管理中电子档案和纸质档案并存。

随着高校扩建和学生人数增多，档案管理在教学管理中的任务越来越艰巨，电子档案的出现使高校档案管理更加便捷和高效。现在的高校档案管理中，纸质档案没有完全退出，而是在纸质档案的基础上逐渐应用电子档案，出现电子档案和纸质档案并存的现象。电子档案在高校档案管理中主要发挥保存备份、检索查找、交换传递等功能，纸质档案的应用仍然占据重要地位。

（二）建立在高校网络信息技术基础上的电子档案。

电子档案需要在相应的电子硬件和软件设备的基础上储存、提取和修改等，没有设备、软件的支持，电子档案便没有发挥的余地。纸质档案虽受电子技术的影响较小，但是难以替代电子档案强大的检索功能和集约的储存能力及灵活的变更和传递功能。电子档案的保管储存、传导信息和变更处理都离不开电子信息技术、网络的支持。

（三）电子档案利用效率过低。

高校电子档案投入了信息技术的支持，利用电子计算机、网络等设备，进行定期的设备维护和档案检查等工作，但是电子档案的利用意识却相对匮乏，计算机与网络在电子档案管理中并未完全体现出强大的信息化处理能力。电子档案的管理人员较少，且专业性有待提高，对于档案的批量处理能力等电子档案管理能力仍需加强培训学习。

二、关于高校电子档案管理的优点以及存在的问题分析

（一）电子档案管理的优势分析。

1.电子档案易写入，降低了人力成本。

电子档案依赖于计算机技术的应用，在电子档案的录入过程中计算机的应用，使电子档案的写入更加便捷，相较于人工的纸质版档案，减少了手写的过程，节约了人力成本。

2.电子档案易储存和传递，减少了资源浪费。

电子档案的文档储存形式主要是电子文档，只需要储存在硬盘之中即可，相较于纸质档案，电子文档实际占用空间少，减少了纸张的使用，便于储存和传递，且受外部环境影响较小，节约了资源。

3.电子档案管理的信息技术支持，提高了工作效率。

电子档案的信息技术支持，使得文件的读写速度提升，同时检索功能和批量处理功能独具优势，在传递信息等方面，电子档案可以实现互联网的快速传递，提高了档案管理工作效率。

（二）电子档案管理中存在的问题。

1.电子档案储存风险。

电子档案储利用计算机技术，采用高速的信息读写技术，而且储存在各种设备之中，如果设备受到外部环境的影响，在不备份的情况下，造成数据丢失难以还原的情况，在储存方式上有极大的数据丢失风险。

2.电子档案易受到更改和病毒攻击。

依赖于电子计算机和网络技术的电子档案，在接触到网络时，容易造成信息的泄露和被修改的风险，且电子档案被修改和复制及删除时痕迹不明显，极易造成原始数据的变更，且在应用过程中新旧电子档案容易混淆，分不清楚原件和复制文件等。在网络技术不断发展的情況下，容易受到网络勒索病毒的侵害等。

3.电子档案投入和利用不成比例。

电子档案前期需要投入大量资金购买设备和专业的管理工具、软件等，然而进行了大量输入和整理后，对于电子档案的应用却没有引起重视，电子档案大多被作为纸质档案的备份，忽略了电子档案强大的处理和更新功能。

4.电子档案的管理人员较少，且缺乏专业性。

电子档案的管理人员大多为学校的老师等工作人员，而且专门负责电子档案的人员较少，缺乏必要的电子档案管理技巧和专业化的操作技术，导致电子档案在梳理和整合、存储和实际应用上不能完全展现出信息技术的强大功能。

5.电子档案传递易出现网络风险。

电子档案的网络传递中容易造成电子档案的毁损和传递信息缺失的现象，而且容易受到网络病毒的侵害，设备和网络故障时极易出现数据丢失现象。

三、针对高校电子档案管理的建议

（一）在规整电子档案之前，进行信息整合。

在电子档案录入之前，首先应该根据要录入或者修改的内容进行多方面的信息收集，如学生的个人信息档案、教学内容方式方法档案的变更信息等，进行信息的归纳整理，进行统一的高校电子档案录入工作和修改工作。

（二）做好电子档案的存储和备份和更新工作。

1.选择合适的存储介质。

电子档案虽然在存储空间上相较于纸质档案占用的空间较少，节约了纸张的使用和资源，但是由于依赖计算机信息技术，仍然避免不了存储质量问题，存储时应尽量选择容量大、质量好的硬件设备，选择适合电子设备存储的办公环境和储存环境，做好存储工作，保证电子档案存储的完整性和安全性。

2.对电子档案进行备份。

电子档案的存储受制于计算机技术和设备本身，为避免出现数据的损坏和丢失现象，要对电子档案进行备份，储存在不同的硬件或者存储空间内，保证数据的完整，为数据提供基本的安全保障。

3.及时对电子档案进行更新工作。

电子档案存储量大，涉及教师、学生、教学内容等重要方面，包含影像、声音、word文档等文件，且随时间的推移，很多学生毕业多年且新生不断加入，学生电子档案需要及时更新和储存，教师的教学方法和教学内容涉及变更事项，应针对电子档案及时更新。

（三）针对电子档案应用的设备、网络技术等定期检查。

电子档案不同于纸质档案，纸质档案以纸张为媒介展现档案的文件和真实有效性，而电子档案以计算机信息技术为支持，虽然受到外部自然环境的影响较小，但是对电子设备的要求较高，如果出现设备故障，电子档案必然受到不同程度的影响，应让专业维修人员进行硬件、软件设备的定期检查，保证电子档案管理在正常环境下进行。

（四）做好电子档案本身的保密性工作。

电子档案在高校网络环境中仍然会受到网络病毒的攻击或者如若操作不当，则极易造成电子档案信息的外泄，为了避免这一现象，应该加强校内网络安全防护，建立基本的电子档案防火墙，防范勒索病毒等攻击行为。

（五）加强对电子档案管理人员的培训。

高校内管理档案的人员可能并非是专业的档案管理人员，技术应用能力较弱，专业性的档案管理人员相对较少，且很少重视专业档案管理人才的招聘和任用，导致已有的电子档案没有专业的系统处理方法和有效的电子档案应用。针对电子档案管理人员的相对匮乏，应该引起高校相关方面的重视，积极组织进行电子档案管理者的培训，为电子档案管理工作培养专业性的管理人才。

（六）制定统一的电子档案管理标准和要求。

电子档案容易出现操作失误的情况，如果出现误删或者不经意的更改就会影响电子档案的真实性和原始性，相较于纸质档案，电子档案没有明确的操作规范及模式要求，应该制定统一的电子档案管理标准和操作要求等，加强对档案管理人员操作行为的制度化、规范化要求，保证同类电子文档格式、结构的完整性，建立严格的电子档案核查制度，将责任落实至具体个人，以减少电子档案管理过程中操作失误等现象，保证电子档案的完整性和真实性。

（七）采用“双套制”管理，与传统档案相结合。

电子档案虽然节约了成本，在财力、物力、人力方面远小于纸质档案成本，但是纸质档案具有不可完全被电子档案替代的优越性，纸质档案可以作为凭证，完整的文件保存更具有说服力，同时作为纸质版的文档，不容易出现内容上的删除或者修改失误，相较于电子档案的操作过程更具有严谨性，因此应该重视纸质档案在档案管理中的重要性，可采取纸质档案和电子档案相结合的“双套制”档案管理，使两种档案管理优势互补，取长补短提高档案管理的效率和严谨性。

（八）针对不同的使用人员进行电子档案权限设置。

为保证电子档案的完整性和真实性，电子档案的访问及写入权限都要根据用户身份进行权限管理。如学生进入电子档案系统，需要进行身份验证，通过账户密码登录系统，计算机进行数据库内的资料信息识别给予反馈。如果用户身份验证失败，即账号密码错误则无权限进入电子档案系统。电子档案的专业管理人员则可以设置修改权限，但是要制定严格的操作规范要求。

（九）对电子档案进行管理分类。

高校档案文件众多且分类复杂，为了坚持电子档案的合理性和方便查閱原则等，应该对多样的档案进行归纳整合、分类管理，根据档案的性质分为：学籍类电子档案、学生类电子档案、教师类电子档案及教学常规类、学术类、教研类等。根据档案内容实质进行划分，分类管理，安排专业的管理人员负责，才能真正发挥电子档案强大的存储功能和便捷的查询、批量处理等优势。

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