催立志 许阳

摘 要：档案对基层公安机关的日常工作起着重要的支持作用，不仅关系到人民群众的利益，还会涉及到国家和社会的利益。公安机关的档案资料种类繁多，信息量巨大，传统的档案管理方式已不能满足当前工作所需，新时代下，基层公安机关做好档案管理的信息化建设能够有效提高工作效率，只有这样，才能更好的服务人民群众。

关键词：基层公安机关；档案管理；档案信息化建设

新时代的大背景下，公安机关的档案管理工作也需要积极创新发展。公安机关的档案是国家的重要资源和知识积累。积极寻求新时代下符合基层公安机关更好发展的档案管理方式有利于国家资源的充分利用，促使档案管理的科学化。

1 基层公安档案信息化建设工作大环境

随着我国信息技术的不断发展和进步，信息化建设在人们的生活与工作之中发挥了十分重要的作用。在档案管理过程中不难发现，过去的纸质档案存在着保存困难、使用不便等问题，而利用信息化技术进行档案的开发与利用能够大大的方便档案管理人员的日常工作，提升档案调动和管理的便捷性，这也是目前我国档案管理未来发展的大趋势。特别是在当前电子载体广泛应用和档案信息数量剧增的大背景下，基层公安机关开展档案信息化建设是必然也是必须的一项工作。日常工作中不仅有书面资料需要存储，视频、音频文件的存储需求也越来越大，因此必须加快档案信息化建设的步伐。

2 档案信息化建设的的意义

将档案进行信息化存储和开发有利于档案的保护和调动。以往档案的调动和查询手续十分繁琐且困难，但是，借助信息技术，档案的调动利用只需要在电脑上申请操作，极大的缩短了查询的时间。这就是档案信息化管理给人们带来的便捷之处。另外，将档案进行信息化存储和保存的安全性也是远远高于传统档案存储方式的。

2.1 便于档案储存和查询

过去的档案管理人员收集，整理，管理档案，不仅工作量大，而且影响工作效率。档案管理信息化建设能够减少档案管理人员工作时间，提高工作效率。档案管理实行信息化后，档案数据只需要一次的录入就可以多次的循环利用，实现数据共享。档案的检索可以通过网络实时的查询，无论在时间上还是空间上都更加方便。

2.2 提高档案管理的工作效率

运用信息化技术进行档案管理，管理人员可以更好的进行档案编号和档案整理，对提高部门的工作效率起到了很大的帮助作用。同时，档案信息化建设能够提高部門的技术水平，适应社会的发展进步要求。

2.3 减轻管理人员的工作量

传统的档案收集管理工作，难免使一些重要的档案损坏或丢失，档案管理信息化建设能够避免这个问题。通过完善档案信息平台，使档案部门能够形成一个完整的档案信息网络，更加方便的管理收集档案，减轻员工的工作负担。

2.4 方便更新档案信息

将档案进行信息化，数字化更有利于档案的更新完善。在过去的纸质档案存储时代，如果个人需要更改档案需要携带证明到档案所在地进行更改，这样十分的不便。很多人就不会进行及时的档案信息变更。如今，公安机关档案管理网络的不断完善，调阅个人档案变得十分方便，使得异地信息变更成为可能，人们也会更愿意及时的更新自己的档案信息。

2.5 更加安全的保护档案信息

相比于传统的纸质档案来说，档案信息化建设能够更加安全的保护档案信息。通过网络对档案信息进行管理，并不止单纯的给档案上了一把锁。信息化档案还可以对其存储元件进行加密或者改用其他进制字符进行加密，所以说安全性相对较高。

3 推进档案信息化建设的途径

档案信息化建设是基层公安机关工作中的一项重要任务。我们要深刻认识档案信息化建设对基层公安机关日常管理工作的重要性，深入开发和应用信息化技术，加快基层公安机关档案信息化建设的进程。

3.1 定期培训档案管理人员

档案管理人员的专业水平是档案管理的基本。如今是信息技术高速发展的时代，档案管理工作人员需要了解工作的专业需要，进行自我培训和积极思考。对于档案管理工作中存在的问题进行及时反馈和提出创新建议。在档案管理工作中做到宁查一百，不放一误。要有持之以恒的耐心，以集体利益为重。例如可以定期组织档案管理人员进行培训，上级领导可以定期对各单位的档案管理工作进行检查。对他们档案管理工作中存在的问题给出相关意见和指导，传授档案管理的技能知识，从而解决档案信息化建设中遇到的问题，不断提高档案管理人员的实际动手能力和操作能力。

3.2 集中统一管理档案信息

信息化时代下，档案管理需要集中统一管理。不能像以往一样分散各个地区进行管理。可以将各个地区的档案资源上传到统一档案资料库之中，如果有需要时再从资料库之中进行调阅查询。这样更加方便了档案的管理，也减少了人力、物力、财力的浪费。要加强集中管理力度，建设一个档案管理系统，避免重复浪费，提升中央系统的软硬件能力。在加拿大，警方会设置专门的档案管理小组，根据档案的重要性将他们分成3种类型：对外开放型档案，限制型档案，保密型档案。档案的科学化、法制化管理能够推进档案管理事业的发展。

3.3 建立档案信息共享平台

目前，各地公安机关的档案资料库都是各地单独建设，共享化程度不高。调阅相对较为困难。在处理一些跨地区案件时调阅异地资料存在一定的困难，这给日常工作带来了不便。基层公安机关可以建设一个中心档案库，多个地区进行档案填充。各个地方可在中心库中占据一席，这样不仅对本地资源调阅方便，对于其它地方资源也能够方便查阅到，有助于日常工作的开展。

3.4 做好基础工作，规范管理手段

基层公安机关在开展档案信息化建设之前需要做好一些基础工作，把提供利用主体范围内的准备工作做好，完善信息开发渠道，建立规范、有效的管理机制，只有坚持先把基础工作做好，才能有条件、有能力、高效能地为民警日常工作服务。如，建立警务档案系统，可以先在基层推广使用，再以最快的速度服务于一线的民警，如此能够使档案信息有所依托。再有，可以通过采集档案基础信息，组织人员集中力量对常用的治安、劳教、刑侦、重口、看守所在押人犯等重点监控人员的档案资源全部录入警务档案系统，共享信息资源，为打击现行犯罪抢得先机。同时扩大档案收集载体，广泛收集各项工作中形成的各类视听档案和电子档案，最大限度地扩充利用渠道和

领域。

3.5 公安系统关联档案管理系统

将公安档案信息系统加入到公安信息警务平台中是当前基层公安档案信息信息化建设的重点。可以对常用的户籍信息、治安、禁毒、刑侦、重点人员以及监所在押人员等现存档案资料，全部整合到档案信息管理系统，实现地区全局联网，共享信息资源，充分挖掘有价值的档案资源，同时建立统一标准、统一规范。开发具有良好系统兼容性的数据库，开通档案网络利用服务，提供远程查询和浏览服务，对非涉密档案进行全文检索，彻底改变以往人工查找的模式，实现档案利用高效服务，减少民警查档时间，提高服务效能。

4 结论

档案信息化建设是基层公安机关信息化建设的重要组成部分，新时代下，推进档案信息化建设使档案管理工作上升到一个新的层面，不仅是档案管理工作上的创新，也是基层公安机关内部管理的创新。对此，就需要基层公安机关在进行档案收集管理的时候充分发挥信息技术的作用，更好的为国家和人民群众服务。

参考文献

[1]唐微.浅谈机关档案信息化建设的实践与创新[J].兰台世界，2017（S1）.

[2]宗大娟.浅谈机关档案的保密与利用[J].黑龙江档案，2017（04）.

[3]李金苓.浅谈机关档案信息化建设的发展思路[J].黑龙江档案，2016（04）.