学校后勤精细化管理有效性的探索

2018-01-26浙江省义乌市教育研修院吴萍莉

小学时代 2018年1期

浙江省义乌市教育研修院吴萍莉

学校在发展和壮大的过程中，需要后勤力量的支持。如果学校的后勤工作能以精细化的方式管理，将能提高学校后勤管理的水平，学校就能在有力的后勤支持下向前发展。

一、学校后勤精细化管理的概念

学校要有效地运营，提供优质的服务，就需要优质后勤工作的支持，而随着社会的发展，被动的后勤工作方法已不能满足学校运营的需求，为了优化后勤管理质量，后勤工作的管理人员必须用先进的服务理念、科学的服务方法、优质的服务技术为学校做好服务。在这个服务过程中，不能出现后勤管理系统混乱、服务组织不合理、服务沟通不畅、浪费大量经营成本的问题，即学校后勤管理人员要依靠优化后勤服务的每个环节来优化后勤服务的质量，使后勤服务能为学校的运营提供有力的支持，这即为学校后勤精细化管理的概念。

义乌市教育研修院后勤管理任务重，大院内同时有义乌市教育局、义乌市教育研修院、义乌市教育管理服务中心、义乌市三元公司、义乌市教育监察大队5家单位共同办公，大院平时人员出入较多，后勤管理难度大，任务重，这更需要后勤管理精细化。

二、学校后勤精细化管理的目标

1.提高后勤工作效率

如果学校在做后勤工作的时候，能够用最少的后勤工作人员数量完成学校的后勤问题，将会减少学校运营的成本、降低后勤工作管理的难度、提高学校的整体工作速度。要提高学校的后勤管理效率，就要通过合理的编制使每个后勤工作人员都能有合理的岗位，且每个岗位的责任都能落实到个人。

目前教育研修院大院内后勤服务工作分别由几块组成，大院安保工作由社会服务包围，由义乌市稠州保安公司提供服务，共6位保安负责大院安保工作。大院保洁、绿化由浙江唯城物业服务公司提供服务。大院食堂工作人员及其他工作人员由在编工作人员及临时聘用人员组成。针对这种情况，我们制定了《义乌市教育局大院保安工作规范与职责》《义乌市教育局大院保洁、绿化工作规范与职责》《义乌市教育研修院后勤、食堂工作管理制度》《义乌市学校保安人员在岗违规处罚细则》《教育研修院保洁人员扣分处罚细则》等一系列工作规范，让每一位后勤工作人员明确工作岗位职责。

2.提高后勤人员素质

学校要优质的后勤工作，就必须让后勤工作人员有一套先进的服务理念，这个理念将是他们工作的方向。随着科学的发展，目前学校的后勤工作通常用信息化的方式提供后勤服务，后勤工作人员必须能够熟悉这些先进的后勤服务设施，用先进的服务设施做好后勤服务。后勤服务人员必须有爱岗敬业的职业素养，在工作中能用标准的工作流程完成后勤管理工作。

3.完善信息建设基础

学校要提高后勤工作的效率，就要让后勤人员能用信息化的方式开展后勤服务，这就要求学校完善信息建设的基础。这包括学校需要做好网络建设工作，能以网络的方式做好后勤沟通工作；学校安装有监控设备，这些监控设备能让后勤工作人员有效完成本职工作；学校新增了车辆识别系统，管理保安人员能更好地管理大院车辆的进出。新增了保安巡更系统，更好地督促保安按时按点做好巡逻工作，维护大院安全。办公室工作人员对全院教师信息进行了电子归档整理。食堂工作人员通过《食堂缺位登记系统》，了解大院老师的就餐情况，从而减少浪费，更好地为大院全体工作人员服务。大院通过《固定资产管理软件》对大院固定资产进行了清理、整理、归档，即将投入使用的OA系统将大大方便老师的电子文档流转，也方便各部室、老师预约会议室的使用。

4.降低后勤运营成本

学校后勤成本的控制可从煤、电、气的节能方面降低运营成本；从提高后勤人员工作效率的方面降低运营成本；从抓好学校物资后勤管理的方面降低运营成本等。只有节约每一点学校运营的资源，学校的后勤运营成本才会降低。

三、学校后勤精细化管理的策略

1.合理编制学校后勤工作流程

要让后勤工作管理能够有序进行，就要从合理地编制学校后勤工作流程开始。这包含以下几个方面的内容：

优化后勤岗位编制，学校后勤相关的负责人要用先进的管理理念编制后勤工作岗位，使后勤工作岗位的安排能够更合理。学校要去除重复的岗位、责任不清的岗位、闲置的岗位等，使每个岗位都能激活后勤工作人员的活力，让他们在岗位上能真正发挥作用。后勤相关的负责人要编制岗位责任书，让后勤人员了解自己的工作范围及需要承担的责任。

编制后勤工作方法，即后勤管理人员要将每个岗位的工作方法编制成一本手册，比如它要说明物资申领的流程、物资派送的时间、保洁工作的频率、后勤工作纪录的方法等，这种工作方法能让后勤人员迅速了解标准的工作方法，使后勤工作人员减少工作的失误。

做好后勤工作检查，学校要用多级管理的方式做好后勤管理检查工作，相关管理人员要用定期或不定期的方式检查后勤工作人员的工作质量，如果一旦发现后勤管理工作出现问题，要能立即将责任落实到个人。

2.提高学校信息建设工作质量

要做好学校的后勤工作，就要抓好学校的信息建设工作，使后勤人员能通过网络等方式迅速沟通。我们建立了大院工作人员微信群、后勤工作人员微信群，及时沟通反馈后勤工作问题。

学校可以开发专用的学校后勤系统，目前市场上发售的学校后勤系统的内容较为宽泛，它不能兼顾每个学校的后勤工作情况。学校相关的技术人员要开发出一套适合学校专用的后勤管理系统，让学校后勤人员用信息化的方式工作。比如学校如果能够定期向后勤人员推送后勤信息，后勤人员就能了解自己的工作任务等。一套优秀的后勤信息系统能够极大地提高后勤工作的效率。

3.严格控制学校资源应用环节

要维持学校的运营需要耗费很多成本，如果能够控制学校资源的应用，用积少成多的方式做好后勤管理，将能减少学校后勤管理的成本。比如学校可以用透明物资采购和科学招标的方法降低物资采购的成本，学校在与物资供应商合作时，需要用动态评估的方法评估物资供应商的等级。相关负责人在采购学校物资的时候，要尽可能地使用节能设备，比如可以使用节能电灯、节能空调等，虽然节能设备节省的水、电貌似很少，然而长年累月的节省，将能节省一笔极大的运营成本。同时要求保安工作人员在校园巡逻过程中关注关水、关电、关门等工作。

4.全面提高学校后勤人员素质

要提高学校的后勤工作人员的素质，学校就要做好定期培训工作。学校要把培训的成果与后勤工作人员的岗位结合起来，使后勤工作人员能够愿意积极地学习、争取到自己合意的岗位。学校只有用各种方法促进后勤工作人员的学习自主性，后勤工作人员才愿意积极的吸收与工作相关的知识。

学院为了提高后勤人员的职业道德、服务态度、服务技能、服务知识等，统一对后勤人员进行了《提升职业素养、强化服务意识》《提高安全意识，预防安全事故》的培训。对食堂工作人员进行了《面点、糕点等制作》的培训，对办公室、文印室工作人员进行了会议记录、申请书、请假条、策划书、工作总结等文案的内容和格式处理、归档文件整记规则等内容的培训。通过走出去、请进来，理论与实践相结合等多种方式，对后勤工作人员进行岗位培训。