文·耿强

档案管理规范化是实现档案管理现代化的主要指标，有利于提高单位的工作效率，提高档案的利用率。把握好档案管理规范化的重要环节能够提高事业单位的竞争力，促进单位的健康持续发展，为单位的运行决策提供正确的方向。为了更好地适应时代的发展，更好地迎接新的挑战，卫生事业单位档案规范化管理必须抓好前提基础，抓住关键环节，抓牢安全保障。

一、抓好文件制定收集的前提基础

公文是档案的前身，档案由公文转化而来。可以说公文制发的怎样，不仅决定公文本身的质量，也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量的问题。在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。首先，公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。不论是草拟公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。……