章海北 吴婧婧

安徽广播电视大学池州分校，安徽 池州 247000

一、电大做好相关民生档案管理工作的意义

(一)是适应新时期民生档案工作建设的需要

开展民生档案工作是为了更好服务于民生。民生档案，顾名思义，是为服务于人民群众建立从而管理的档案，它的内容主要包括：医疗卫生类、教育类、就业类、社会保障类、收入分配类、维护社会稳定类等民生档案。而电大作为高校，涉及的民生档案主要有，教育类、就业类民生档案。国家的人才战略离不开对教育事业的大力支持，而教育也涉及每个家庭的直接利益。公民接受良好教育之后的最终目的还是为能获得与之相对应的工作。这就需要完善的就业民生档案，以便及时提供各种就业信息，特别是能为毕业生提供一个好的信息渠道。

(二)为学校制定长远的发展计划提供准确的依据

学校档案是对一个学校的历史发展、招生、教育教学、校园建设、行政办公等相关工作的真实准确记录。是一个学校建校以来涉及重要材料的汇总。良好的学校档案管理，能够在学校进行重大项目建设时，提供较为全面的理论依据，以及纵向横向的信息。有利于学校办学工作的有序开展，最大限度地保证学校规划建设的科学准确性。

二、电大在民生档案管理工作中出现的问题

(一)档案管理部门相对分散

存放学校的档案主要有教职工档案、学生学籍档案、文件档案等与学校大小事务相关的档案。教职工的档案按在编和聘用分，在编的教职工档案，一部分放在教育局一部分放在当地的人才交流中心；而聘用人员的部分档案存放在学校档案室。但大部分电大学校对档案室的管理还没有设立专门部门，以池州电大为例，档案室是由办公室代为管理。此外，学生学籍档案涉及的是电大学员在电大学习阶段的情况，就池州电大而言，是由教务处代为保管。学校档案的管理缺乏一个相对集中统一的部门，这不利于学校工作的开展，也不符合教育类民生档案管理的要求。

(二)档案管理手段方法落后，利用率不高

重视对档案的管理工作，其目的在于方便日后能够准确查找利用。一个高水平的档案管理手段及方法有利于弥补档案自身的多、繁、杂等缺点。随着科学技术的进步，档案种类的增多，对档案的管理不再仅限于文字档案，还包括对影像、声音档案的管理，这都需要提高档案的管理手段与方法。

(三)档案重要性的意识较为淡薄

一般来说，学校的档案工作还没有引起普遍的重视，只是在需要查找资料以及学校相关文件时，才意识到档案管理工作的重要性。平时档案室又少有人进去，所以大部分单位的档案室条件都相对简陋，影响档案的安全保管和充分利用。档案管理意识的相对淡薄，很容易使一部分档案不能得到及时的保存，尤其涉及教育、就业与民生相关的档案又容易散失，遇到紧急工作需要时，常常得不到完整的档案数据。

(四)缺乏档案管理的专职、兼职人员

档案工作量大而繁杂，并且涉及面广。尤其是在新时期，民生档案信息涉及到人民群众的切身利益，在学校，涉及到教职工和学生的直接利益。学校档案的管理工作还处在一个不稳定的上升状态。这就要求单位需要专门的档案管理人员对档案进行整理保存，并对本单位涉及到的有关民生的档案进行筛选，方便日后查找。就学校而言，主要是教育类、就业类的民生档案。而由于电大部门设置的特殊性，接受档案专业的系统学习和培训的人员较少，档案业务能力不强。管理档案的人员大部分都是其他部门兼任的，难以保证有足够的时间精力收集、管理繁杂的档案工作，民生档案往往也在不经意间流失。

(五)新时期，电大民生档案管理工作出现的其他问题

以安徽电大为例，部分地方电大与其他高校合并之后，在民生档案的管理方面出现了许多新的问题，如

档案材料的汇总渠道、档案管理部门的设置，档案人员的安排等等，都需要进行重整。

三、提高电大民生档案管理工作水平的对策

(一)提高对电大民生档案工作建设的意识，强化档案工作精神

提高档案管理机制体现了学校对档案工作的重视，也是新时期，学校为适应国家大力发展民生档案建设的重要举措。学校民生档案要想做好，离不开学校领导人对档案工作的重视程度。要彻底摒弃档案无用的观念。准确充分的档案信息、档案数据能为学校的长远发展提供可靠的资料，为学校创造更好的经济效益提供了有力的资料支持。当前，随着成人高等教育进入市场，成人教育面临着来自自考、函授等其他教育形式的竞争。电大若要在成人高校竞争中脱颖而出，必须要提高自身的水平，增强竞争力，这需要学校制定科学的决策方案，都离不开对档案资料的整合。

(二)加强档案管理的设施建设，提高档案管理水平

随着科学技术的进步，档案材料更多样化，除去基本的文字材料，还有影像、声音、图片等资料，越来越多的电子文件应运而生。学校档案也不可避免的包含了大量与民生相关的档案。光靠基本的人力不能很好的对学校档案进行管理。这就需要改善档案工作的基础设施，软硬件设施都需要提高。对学校民生档案管理工作做到数字化、信息化，方便日后能迅速查找利用。

(三)配备专职或兼职的档案管理人员，提高其业务素质

学校对民生档案的管理，离不开学校应当有相应的对档案管理业务熟悉的管理人员。为了适应新时期新要求，学校应当为档案室配备专职或兼职人员，先做到人员的相对集中统一。并加强对档案管理人员进行继续教育，使得其能掌握有效管理档案的技能，提高自身的档案专业知识，要勤学多练，熟悉档案管理领域的一些要求。

[1]曾健瑜.以示范性基层电大评估为契机加强电大档案工作的管理[J].职业教育，2014(2).

[2]曾宪力.电大档案管理创新建设探讨[J].湖北广播电视大学学报，2014(6).

[3]闭线林.服务民生视角下高校档案工作开展策略探究.兰台内外，2017.2.