连朝霞

摘 要：人事档案是学校的重要资源，加强人事档案管理，可以发挥出人事档案在人力资源配置中的作用。本文主要探讨如何运用计算机技术进行学校人事档案管理。运用计算机网络技术进行学校人事档案管理，可以有效的辅助教学工作的顺利开展，实现教学人才的优化配置。当前学校人事档案管理应用计算机与网络技术方面还存在着问题，还要发挥计算机网络技术在人事档案管理中的优势，实现计算机网络技术在人事档案管理中的广泛应用。

关键词：计算机网络技术；学校；人事档案管理

一、网络环境下人事档案管理的问题

（一）信息资源收集工作不到位

学校人事档案涉及的事项较多，在网络环境下的信息内容与信息形式越发多样，这使网络人事信息量日渐丰富，传统的信息收集方式与信息检索渠道已经不能满足网络环境下档案管理需求。退休教职工的人事档案信息更新的速度较慢，不仅信息数量较少，而且涉及内容过于庞杂，还涉及到人事档案上级主管部门、人社部门、社区等方面。在计算机网络信息档案管理模式下，传统的档案管理模式容易出现错误，现有的信息化档案管理需要还存在着管理人员不适应新情况问题，突显出人事档案管理效率较低，不能实现无纸化人事档案管理，人事档案管理质量不足问题。

（二）档案管理业务更加复杂

当前学校人事档案的信息还主要由被管理者自主提供，也有的档案是由师范院校移交的，但是现有的人事档案往往都以被动形式获取的，目前学校人事档案管理部门还没能围绕计算机技术与互联网技术主动获取档案信息资源，传统纸制档案管理模式下的档案管理思路仍然延续到信息化时代，这种档案管理方式不利于充分挖掘利用档案中的信息，不利于学校人事档案资源的充实丰富，也不能有效的开发出人事档案资源的价值。特别是建立人才资源库的现实需求下，突显出学校人事档案管理管理模式的落实，仅停留在档案保存阶段的管理模式已不满足现代档案管理，由于档案资源明显缺乏实效性，档案资源保存时间短，档案资源的应用价值不足，影响了档案管理工作质量。学校现有的人事档案管理方式不能有效的挖掘出人事信息的价值，没能体现出人事档案的服务学校发展与服务个人的作用，人事档案管理水平相对落后。

（三）人事档案管理设备不足

在信息化的环境下，不仅改变了传统的人事档案管理理念，而且还要求更新人事档案管理设施设备。更有的学校人事档案管理设备已经不明显不适应现代人事档案管理需要。例如，有些学校的人事档案管理设备还要主要以用房为主，还停留在纸制人事档案管理阶段，还没能补足必要的信息化人事档案管理设施，不仅缺乏必要的计算机等设备，而且必要的网络环境建设不足。其次，适应于学校的人事档案管理软件系统建设不足，学校人事档案管理软件系统功能落后，现有软件设施不符合人事档案管理的需要，没能根据学校人事档案管理需要开发出完善的数据库，也不能开发出针对不同用户使用的个性化软件管理服务系统。而且现有的学校人事档案管理系统的网络化能力相对低下，不仅网络环境中的系统安全性较低，而且不能发挥出远程数据传输的功能。

（四）信息技术人员相对匮乏

目前学校的信息技术人才有限，除了某些有相关信息技术专业的学校以外，大多数学校的人事档案管理部门都缺乏专业的信息技术人才。缺乏信息技术人才导致信息化人事档案管理系统功能开发不足与日常维护工作不到位的重要因素，因此严重的影响人事档案信息系统的使用。加上当前现有人事档案管理人员素质较低，不少档案管理工作人员不适应信息化操作方式，人事档案管理人员的信息化培训不到位，因此影响了信息化人事档案管理工作全面开展，不利于信息技术在学校人事档案管理中的普及。目前学校人事档案管理部门的绩效评定还主要以传统纸制档案管理标准作为评定标准，还没有学校人事档案管理信息化的基本法律法规，导致学校人事档案管理人员的信息水平发展速度较慢，学校现有人事档案管理人员的信息化知识与能力水平相对落后。

二、计算机网络技术的档案管理作用

（一）全面提高档案管理效率

在网络时代信息量不断的增加，信息形式日益丰富多样，传统的人事档案管理形式已经不满足现代档案管理工作的现实需求，只有使用信息化的档案管理方式，充分发挥出计算机快速运算检索能力，在网络环境下筛选出有价值的人事信息，这样才能促进学校人才库的建设与完善，满足现代人事档案管理工作的现实需求。特别是当前人事档案共享需求越来越高的现实情况下，只有提高人事档案的网络化水平，才能满足各部门对学校人事档案使用需求，有效地节省档案管理的时间，全面提高档案管理工作效率，解决档案管理人员工作压力日益增大的问题。

（二）节约档案管理成本

学校不同，档案管理的复杂度不同，传统的纸制档案时代只收集教职工的基础数据，虽然学校人才专家库建设的需要，人才交换交流形式的不断丰富，对人事档案管理工作提出更高的要求，人事档案管理不仅涉及教职工的自然信息，而且还包括工资信息、职称信息、培训再教育信息、人事编制调动信息等方面，只有建立起多媒体环境下的档案管理信息系统，才能提高信息的调取速度，支持学校高速运转的需求，从而快速的生成各种报表，有效的满足各种数据统计与信息上报的需要，并且实现档案的精准存储，有效的减少数据档案存在的错误，全面提高档案管理工作的质量，有效节约人力与时间，同时更好的发挥出教师资源的价值，为学校教育资源的配置提供参考意见。

（三）多媒体信息的扩充

现代人事檔案资源不仅仅由文字与数字构成，还涉及到大量的音频、视频、图片等资源，教师开发的精品课程资源，教师的理论教学研究成果，教师创新的知识与知识产权的保护等等，这些内容涉及的档案形式日益多样，传统的只保存纸制档案资料的形式已经不满足现在档案的需求。只有注重运用计算机技术实现多媒体环境下的档案保存，这样才能全面的收集各种视频影音资料，实现档案信息的全面直观目标，不断提升人事档案资料的丰富性与广阔性，解决传统人事档案资料单一的问题。endprint

（四）实现档案的智能化

学校档案管理工作属于教学的辅助工作，发挥出档案管理工作的作用，必须注重使用智能化的手段，这样才能全面提高档案管理工作的效率。使用计算机网络技术，可以实现学校人事档案管理系统与教学办公系统有效衔接，可以自动化的收集各种数据信息，从而全面提高人事档案的丰富性，使涉及到人事信息的档案资源得以全面有效的保存。使用网络化的档案管理方法，可以开发出智能型的档案自动检索系统，可以满足学校日常管理，教育教学创新的人才需求，可以为学校人才选拔提供支撑。注重计算机为主体的档案网络化建设是学校人事档案管理的趋势。

三、应用计算机网络技术的档案管理

（一）建立人事档案数据库查询系统

为了发挥出计算机技术在人事档案管理中的作用，必须建立起完善的数据库系统，注重运用数据库的方法进行人事档案管理，全面提高人事档案管理工作的效率。首先，完善人事档案管理系统的数据库结构，根据不同的数据信息类型，全面提高数据库的信息收集与存储能力，保证对现代人事信息进行分门别类的有效存储，全面提升信息存储的容量。其次，实现数据信息的智能化收集，注重数据库与学校办公系统，相关联的网络系统保持互动，实现数据信息的自动检索与收集，这样才能发挥出数据库的现实作用。第三，建立人事档案数据库的目录，全面提高数据的检索能力，运用大数据的思维与方法，科学的进行数据库管理，这样才发挥出数据库的作用，实现人事档

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（二）建立信息化人事管理团队

发挥出计算机网络技术在人事档案管理中的作用，必须建立起完善的人计算机信息化人事档案管理团队，全面提高人事档案管理人员的信息技术素质，这样才能发挥出计算机信息技术的作用。首先，注重完善人事档案管理部门的人员配置，力求配备懂得计算机知识和网络技术的信息化管理人才，这样才能发挥人事档案管理部门使用信息技术方面的作用。其次，全面加强现有计算机技术的培训，注重对现有档案管理人员进行必要的信息技术知识普及，从而全面提高信息技术操作人员的能力水平。第三，加强信息技术装备的普及工作，注重普及必要的信息技术装备，不断完善更新信息技术设施，使学校档案管理的自动化、智能化、信息化水平不断升级，切实发挥出信息技术的人事档案管理作用。第四，按照国家关于学校人事档案管理的现实要求进行人事档案管理的改革，严格落实信息技术使用要求，实现借助信息技术与上级教育主管部门进行沟通，取得上级部门的支持，不断开发学校人事档案管理的信息化工作，从而获得上级对学校信息化人事档案管理的支持。

（三）完善信息管理采集制度

学校推广使用计算机信息技术进行人事档案管理，必须取得在校教职工的配合，注重发挥各部门的配合作用，这样才能提高学校利用信息技术进行人事档案管理的作用。首先，完善计算机人事档案管理制度的改革，注重根据计算机网络化人事档案管理的需求，全面提高在校教职工的配合意识，促进在校教职工主动配合人事档案管理部门完善相关的数据信息。其次，加大人事档案信息化的宣传工作，注重推广人事档案信息化系统，实现教职工自动使用信息化的人事档案管理系统，不断运用信息化人事档案管理系统发布信息，发挥出人事档案管理系统在教师培训，教师职业发展，教师职称申报评定方面的现实作用。第三，实现人事档案信息的远程共享，注重通过人事档案管理系统与相关部门保持互动，实现学校人事档案管理系统与上级教育主管部门、人社局等系统的有效互动，实现相关功能的开发，从而发挥出计算机支撑下人事档案管理系统作用，解决人事档案管理的现实问题。

四、结论

做好学校人事档案管理工作，必须从学校人事档案管理的现实情况出发，注重普及信息化的管理方式，充分运用计算机技术开发自动化、智能化的人事档案数据存储与检索软件，不断提高人事档案管理人員的信息化水平，解决人事档案管理中的实际问题。

参考文献：

[1]耿娟.计算机信息管理系统在人事管理中的应用[J].企业改革与管理，2015（17）：48.

[2]金钊.浅谈现代信息技术在人事管理中的应用[J].科学中国人，2016（33）：72.endprint