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基于大数据环境下高校档案管理模式的优化研究

2018-01-08郭丹

电脑知识与技术 2017年36期
关键词:高校档案管理模式优化

郭丹

摘要:高校档案管理对高校工作的顺利开展有着重要意义。随着计算机网络以及数据技术的发展,人类社会已经开始步入大数据时代,这对于高校的档案管理工作提出了新的挑战,传统的高校档案管理模式已经不能满足社会的需求了。大数据时代,高校可以利用大数据的优点,借助计算机软件及硬件技术储存海量性的特点,可以提升档案在管理、储存、以及利用方面的功效。文章在分析了大数据环境下大数据对高校档案管理的影响之后,又对其将要面临的挑战进行了分析,进而在这个基础之上提出了一些相关的优化措施。

关键词:大数据;高校档案管理;模式;优化

中图分类号:TP311 文献标识码:A 文章编号:1009-3044(2017)36-0204-02

高校档案管理对高校工作的顺利开展有着重要意义。随着计算机网路以及数据技术的发展,人类社会已经开始步入大数据时代,这对于高校的档案管理工作提出了新的挑战,传统的高校档案管理模式已经不能满足其需求了。大数据时代,高校可以利用大数据的优点,借助计算机软件及硬件技术储存海量的信息,同时也可以提升档案在管理、储存、以及利用方面的功效。

1 关于大数据

从宏观的层面来说,所谓大数据是指数据量非常大,已经没有办法使用常规的数据软件进行处理的数据。可以说,大数据具有以下几个方面的特点,首先就是从量上看,大数据的量非常的大,具有海量性;其次就是数据的多样性方面,其包含了各种类型的数据,具备多样性;再次就是速度方面,与其他数据不一样的是,大数据产生的速度非常的快,这些就是大数据所具备的几个特性。对于大数据来说,其还有一个比较高官方的解释:“所谓大数据,是现在信息发展的时代已经无法在允许的时间内使用常规的软件进行处理的数据的一种集合。

随着科学技术的飞速发展以及我国信息化建设的不断深入,以云存储以及云计算为基础催生的数字信息正在以一种爆炸式的态势增长,具体到高校的档案管理部门来说,其数据总量也在不断的增长。相关的档案管理人员面对的档案信息也随着社会的发展,数量不断的增加,其信息也趋向多样化发展。此外,高校的档案工作管理者还要面对信息的多元化、个性化以及专深化的需求。而且对于高校的档案管理工作来说,传统的档案管理模式已经不适应现在的社会需求了。所以,大数据背景下有必要对其档案管理模式进行相应的完善和变革。

2 大数据对于高校档案管理的影响

大数据的时代背景下,数据处理和存储的速度不仅大大加快,其便利性也有所提高,而且成本方面也更加的低廉。数据也逐渐的由结构化向非结构化转变。非结构化数据方面,其主要包括了文本文档、图片以及网页和报表等各种类型。现阶段的档案管理系统其存储的大多都是图像、文本以及影音资料等等。而在大数据环境下,我们可以对这些档案信息进行优化和整合,达到更好地为学校服务的目的。

从其发展方向来看,数据将是学校和各类社会组织进行组织决策的一个重要参考因素。传统的决策一般都是管理者凭借自己的经验和智慧,但是由于个人的精力和经验都是有限的,所以有的情况下,管理者的决策并不是很科学。而对于数据来说,其则是决策的依据,一个科学合理的决策必定是要建立在客观的数据分析上的。对于高校档案管理来说,档案作为最原始的记录,其记录的数据的特点具有全面、真实以及现实的特点,具有其他任何材料都无法比拟的优点,通过对海量的数据进行分析,进而在分析的结果上进行决策将会在很大程度上提升决策的科学性。所以,在大数据时代,一个学校或者一个社会组织完全可以知道其在下一步应该做什么,不应该做什么。从实质上来讲,大数据时代的到来促使高校档案管理从量变开始向质变方向发展,而这种变化方式也将直接导致高校档案管理部门工作方式的变化。作为高校重要的档案管理部门,高校档案管理管是学校进行数据存储和处理的重要部门,在大数据的社会背景下,其管理职能也必将发挥更大的变化。当然,这种变化不仅仅只涉及数据的存储和处理,将来还包括对分析的结果进行处理的阶段,以此来为学校的决策提供必要的科学依据,进而更好地为社会进行服务。

3 大数据导致高校档案管理技术层面的更新

大数据时代的背景下,电子信息技术发展迅速。对于高校档案管理来说,构建数字档案馆已经是一个不争的事实。现阶段,强大的计算机硬件支持和数据库技术使得高校电子档案管理室成为可能。现阶段的高校档案数字化一般都是从档案的扫描,存储来进行,把纸质的档案进行数字化处理,以便于后期的检索。但是,未来高校数字数字档案馆的建立将会朝着检索更方便,同步更及时以及存储空间更小的方面发展。

此外,随着高校数字档案馆的建设工作的不断推进,其产生的数据量将十分的庞大,如果还是运用现在这种磁性和光学介质进行备份的话,将会有很大的局限性,这时候就有必要把异质备份转变为云备份。但是如果是这样的话,高校还需要相当一部分的资金和人力来进行机房的扩建,当然现在社会上已经出现了很多的第三方服务机构,学校也可以直接购买服务,选择何种方式,需要考虑到高校的实际情况,根据自身的实际情况来决定档案管理部门的发展防线。

4 大数据背景下高校档案管理模式的变革的困境

信息技术发展促使高校档案管理进行变革。这无疑是一件符合社会发展规律的好事,但是我们也应该承认,现阶段,如果要对其进行改革的话,其还面临着很多挑战:

1) 档案管理期限以及归档范围的挑战。大数据时代是一个数据存储成本更加低廉的时代,数据的价值在一定程度上超过了介质的价值。在现在这种“大档案”的管理理念下,由于大数据为我们提供了更加庞大的储存空间,之前的那种管理范围已经不适用了。所以,为了满足社会上各类组织和高校的需求,其有必要扩大档案归档的范围。高校档案管理部门作为高校自身主要的档案存储地点,其要处理的档案多种多样,在这方面,其应该打破以往的那种归档范围和保管期限。以学生的档案管理为例,學校可以利用大数据存储空间的海量性的特点,完全可以将学生从入学到毕业期间各个阶段的表现情况和学习情况进行记录和存储,而且,在这样的管理模式下,高校的档案管理部门只需用聘用少量的工作人员就可以保证这个部门的正常运营。所以说,在档案的保管期限和归档范围上,这需要高校的相关部门进行深思熟虑,从实际情况出发,走出一条适合自己的道路。

2) 大数据环境下对高校档案实体分类提出的挑战。大数据环境下,数据处理的效率越来越高,使用起来也越来越方便,相应的这对高校档案管理部门的档案分类、编排也提出了很大的挑战。在大数据的环境下,高校现行的这种档案的分类方法和排架都将会被取消,有可能会被以时间为序列的储存方式所代替。由于以时间序列为规则的储存方式其区别程度要远远大于其他方式的分类程度。再加上现在的检索水平,已经完全不需要按照之前的那种档案归类方式进行分类了。对于各个高校的档案实体来说,涉及的党群机关、行政机关以及教学机关,可以不用按照级别类目的方式进行细分了,在储存上也没有必要在按照这种分类方式进行排列,只需要按照时间的顺序排列储存即可。在检索的过程中,我们只需要将需要检索的序列号或者档案号就行,这样就可以找到我们需要查的东西。

3) 大数据环境下对高校档案管理工作者的工作方式提出挑战。传统的档案管理部门的工作开展需要的人数比较多,查询档案的效率也比较低。大数据环境下,数据的检索和查询工作已经可以通过计算机实现了。这就涉及一个工作方式转变的问题,各个高校的档案管理工作者的年龄一般都比较大,其在使用计算机的过程中会受到一定的限制,尤其是涉及软件类的操作,其限制性更大。这就给新时期档案管理工作者的计算机技能带来了很大的挑战。所以,除了要在档案管理部门增加一些年轻的血液之外,之前的档案管理工作人员还应该积极提升自身的计算机水平以及相关软件的使用。

5 大数据时代下档案管理的實际操作

只有对档案信息进行云储存,才能保证人民群众信息的完整。而一切云储存工作的前提就是建立一个完善的数据平台和相应的基础设施。只有这样,才能够在档案进入到系统中以后,便于各个部门对于档案的使用,根据不同客户的需要,制定更适合用户的服务方案。除此之外,国家与地方之间也应当建立相应的档案联系,地方的档案管理者将档案采集、归纳之后,通过云系统传输到全国的档案管理中心,进一步保存。只有这样,才能降低档案信息不全的可能性,为广大人民群众提供更加便利的服务。

除了云储存,云服务工作也同样不可忽视。只有做好了云服务工作,才能通过档案信息对用户进行分析,从而提高档案的使用率和价值性。国家可以通过建立云平台的方式,来达到提供云服务的目的。通过云平台,各地的档案工作管理者可以调阅相应的资料,通过其他的资料可以对现有的用户相匹配,并根据其所提出的要求提供不同的服务。各地的方案馆还应该建立属于自己的门户网站,用户足不出户就可以查询自己信息的准确性,若有错误,便于第一时间通知档案管理工作人员进行整改。除此之外,地方的档案馆也应该给予用户更大的权利,让用户拥有对于部分私密信息的自行修改权。

在对档案进行大数据管理的过程中,档案馆自身的数字化建设同样重要。数字化建设的意义深远,不仅在服务层面,在用户切身利益方面都有着重要的价值作用。档案馆在进行数字化建设的时候,要针对不同的用户进行分类,便于今后使用时的查询。同时,各地档案馆也要对数字化建设提出一定的要求和规章制度,并严格执行。只有这样,才能保护用户的私密信息,提高档案的使用率。为用户提供更多、更好的服务是档案管理工作的基本出发点。为了达成之一目标,就需要档案管理工作者对用户的行为进行分析,投其所好,为用户提供更多的选择。只有这样,用户才能在实际生活当中感受到档案管理工作的重要性和意义,同时也为档案馆的进一步发展提供了更多的可能性。此外,用户在查询某一信息的时候,档案馆除了要通过其输入的关键词提供直接的信息外,还要将与该信息相关联的部分信息一并提供给用户。这是智能检索的发展趋势,也是档案管理工作进步的必经之路。同时,用户档案信息的保密工作是档案管理工作中的重点。只有不断的加强对于保密工作的建设,才能避免档案泄露,给用户造成不必要的损失。

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