张红 南京市江宁医院

医院综合档案管理系统中信息保密技术的研究

张红 南京市江宁医院

社会在不断发展，科学技术也随之进步，伴随着医疗体制改革的推行，医院综合档案室的管理工作面临着新的挑战。医院综合档案管理中的信息保密工作是其工作重点之一，直接关系到档案管理的工作效率，体现出了档案管理人员的综合水平，而计算机与电子信息技术在档案工作中的应用，造成信息保密工作的难度加大，分析研究如何应用信息保密技术于医院综合档案管理系统中，显得尤为重要。本文从医院综合档案管理的相关概况出发，对信息保密工作的重要性以及现存问题进行了探讨，并提出了关于信息保密技术措施，以期能够为医院综合档案室管理人员提供工作参考，提高档案管理水平。

医院综合档案管理系统 信息保密技术 措施

1 前言

医院综合档案由各相关职能科室，每年根据医院相关类别档案的归档范围和时间要求向综合档案室移交。其中包含文书档案、科技档案（技术档案、设备档案、基建档案）、会计档案、声像档案、其它载体档案、实物档案，以及病案室报送的有关数据，档案形式不仅有纸质的还有电子信息形式的，可见档案综合管理中内容范围广、形式多样，复杂程度更是显而易见。医院档案管理人员有责任和义务做好信息保密工作，档案的信息安全工作是档案室管理工作的重点。

2 医院综合档案管理中的信息化技术

电子信息技术是基于计算机网络高新技术从而实现信息的存储与处理。在医院综合档案管理中，电子信息技术能够实现档案信息的获取、存储、分类、处理以及利用。医院综合档案室通过构建电子信息资源库，并由专业的管理人员操作管理，使得医院的综合档案管理更具现代化、信息化，发挥档案资料的运用价值。

信息技术应用于医院综合档案管理中，在一定程度上缓解了管理工作的复杂程度，其在档案管理中覆盖范围广、信息传输快、分析处理能力强的优越特征更是为综合档案管理的信息化建设提供了技术支持。安全处理作为电子信息技术运用过程中的关键，如果在这个快速更新的时代环境下，不能掌握最前沿的安全保密技术措施，对信息保密的安全性会造成很大的威胁。与此同时，医院综合档案管理中，计算机软硬件作为技术的基础设施，也需要不断满足档案信息化安全管理的需求。

3 医院综合档案信息保密的意义

医院综合档案室的信息资料多种多样，为医院开展医疗、管理等相关工作提供了重要支持和依据。不同档案信息在保密工作中有着不同的保密要求。例如，关于医院医学成果的记录，其机密性很强，做好信息保密工作是确保医院进步发展的重要保障；一些医院运行与管理的相关内部数据，以及涉密档案，更是保密工作的重中之中，如果出现信息外泄的现象，可能对医院造成不可估量的经济损失和不良社会影响。医院档案管理中信息保密工作的开展是一个长久而艰巨的过程，需要慢慢积累经验。

4 新形势下的档案信息保密工作存在的问题

4.1 信息保密工作的意识薄弱

在时代发展进步的过程中，人们的思想观念也在逐步的走向开放化，因此，一些“漫不经心”、“政治敏感性降低”的现象开始凸显。由于信息保密工作的意识不强，使得在档案管理中，对自己本职工作的保密必要性不够了解，降低了警惕性。在现阶段信息技术发展如此迅猛的背景下，信息保密意识的薄弱会给信息的安全性带来威胁，无法提供有效的保障。

4.2 档案信息的保密制度不完善，措施不到位

虽然档案管理工作中，有相关的法律法规作为指导，例如《档案法》、《保密法》等，但是在实践中，却往往没有结合这些法律法规、结合医院的实际状况对医院档案信息保密制度进行完善，甚至在发生档案信息外露以后，应急措施更是收效甚微。这些问题都直接或间接的说明了医院综合档案管理中加强信息保密技术的紧迫性。

4.3 档案信息保密工作人员的专业知识欠缺

档案管理人员是档案信息保密工作的直接执行人。有些医院缺乏对档案管理人员的保密知识培训，造成档案信息管理中缺少预防阻止档案信息被泄漏盗窃的有效方法和手段。尤其对于综合档案中的重点档案信息，如果保密意识不足，甚至档案信息管理的工作人员不能严于律己，忽视医院档案信息安全与利益，终究会使集体的经济和财产受到严重损失。

5 医院档案管理中有效的信息保密技术探索

5.1 理论结合实践，采用先进的信息安全管理理念和管理方法

在电子信息技术应用广泛而快速的当下阶段，针对综合档案管理系统中的电子信息档案，对信息保密技术有着更新更高的需求，而所有的档案管理系统都是由人来操作的，因此加强必要的理论培训并结合实践，提高工作人员综合素质是十分重要的。医院有关部门需要从保密法律知识和计算机信息安全专业知识培训、专业技能培训等方面，紧抓档案工作人员的素质提升，使其严格遵守国家保密制度和保密纪律，并将此作为医院人才培养计划内容之一。档案信息管理人员应具备先进的管理理念和方法，不断探索信息保密管理方式，对不断更新的档案内容和形式进行科学合理的处理。

5.2 加强管理体系建设，采取信息保密的分级管理方式

医院综合档案室管理中，信息保密技术作为重要构成部分，首先需要对管理体系进行完善，在此基础上对档案信息的等级进行确定，采取分级管理的形式，使信息安全的管理责任进一步落实。三级管理体系的构建由院长(分管院长)、科室主任、档案信息管理工作人员组成，划分和确立管理责任由院长或副院长直接进行，再由科室主任根据医院综合档案管理的实际状况，具体分配档案管理工作人员的职责，从而形成一套完整的自上而下的档案管理结构。在档案管理系统中档案信息的利用需要经过相应上级管理人员的审批后方可对其操作，以此来提高档案信息的安全保密性。

5.3 强化电子信息建设和信息安全管理

医院综合档案室的管理工作在电子信息技术的支持下，朝着信息化方向不断发展，所形成的电子信息档案与传统的纸质档案相比，可以使资源成本和人员成本大大降低，提高了档案管理的工作效率和利用率。但是，档案管理运用电子信息技术的过程中存在一定的安全隐患，由于计算机对信息的存储与传输是在网络的支撑下完成的，而现代网络具备开放化的特征，这就难免存在一定的安全风险。因此，对医院档案综合管理系统，我们采取了以下信息安全防护技术。

数字档案要求配备专门工作人员负责计算机系统的管理工作，加强对医院档案管理系统访问的安全控制，登陆系统采用账号和密码登陆的方式，必要时可采用CA技术进行用户的身份鉴别，确保使用者的合法性。

医院档案管理系统为区数字档案室系统的一部分，通过政府政务专项网络接连，做到与外网的物理隔绝，从硬件上保障档案信息本身与网络传输的安全。

对安装使用医院档案管理系统的计算机安装防火墙，所有经由外部网的信息在进入网络之前，都必须经它的过滤和检验，它是网络安全的第一道屏障。同时在政务平台上在线下载安装正版查毒、杀毒软件，实现实时查杀，并及时更新病毒库，维护与保障信息安全。严禁无关人员使用档案管理计算机，禁止在计算机上运行各种来历不明的软件、游戏等，不用来历不明的存储介质接入该计算机，专盘专用，防止病毒通过相关介质造成泄密。

医院综合档案管理系统中档案数据设置“密级”字段，属机密、秘密、绝密的档案应标上明显标志，在信息系统调阅相关保密档案信息时，应弹出警示窗口。涉密档案原则上不进行内容的数字化处理。医院综合档案管理系统操作人员必须按照医院档案查阅制度要求开展工作，有密级的档案仅限本院内部查阅，查阅机密、秘密档案须经档案科负责人同意；查阅绝密档案，须经分管院领导批准；外单位借阅档案须经分管院领导批准；本院人员一般不查阅与本人工作不对口、带保密内容的档案，凭查阅审批单调取档案信息。凡涉及党和国家机密、专利的档案，系统设计时即定为不得对外开放。

采用档案信息加密通信技术。电子档案信息以及文件的加密方式有多种，例如可以对名称、内容、属性等进行加密处理，档案管理中，不仅需要采取类似这些加密措施以保障档案内容的信息安全性，还要通过科学设置口令，使窃取者的破译难度增大。在这一加密技术的运用中，工作管理制度是需要引起高度重视的，制度缺失往往使档案信息管理存在漏洞，从而给信息截获创造可乘之机。例如，档案管理工作人员在对文件归档分类、打印利用过程中，如果不能提高警惕性，严格按照规章制度进行，很可能导致机密信息泄漏。常用的信息加密技术有对称型加密，非对称型加密等。加密通信技术的核心是密码技术，密码技术系统为档案管理中信息数据的安全提供了保护屏障。首先，密码加密技术使得信息数据处于隐藏状态，提高了信息处理与存储管理的机密性；其次，密码加密可以使各方的档案文件从生成到传输保存，整个过程的完整性受到保护。再次，密码加密对系统人员的真实身份和文件信息来源的真实性进行确认，提供安全性保障。

档案管理中，电子档案信息进行脱机存储时，需使用安全正规的存储介质，专项设备专项使用，并做好其安全保管工作，防止失窃丢失造成的泄密。

做好档案库房和计算机库房的防盗工作，确保计算机系统本身的安全，防止失窃造成泄密。保存有电子数据档案的计算机送维修时，应将有关数据的内容清空、删除或将硬盘摘除，并做计算机修理登记。

加强对医院档案保密工作的监督和检查。单位保密委员会每半年应对档案保密工作作一次检查，及时发现并整改存在的问题。

6 结语

综上所述，医院综合档案信息所包含的类别较多，是医院开展医疗工作、管理工作等产生的信息资料，由档案管理工作人员提供保管与利用，是医院开展后续工作的重要信息依据。在这个医院档案管理日趋信息化的大环境下，从事医院档案管理工作，其核心的工作内容之一就是对档案信息保密，档案室工作人员需要从意识上对信息保密工作予以高度重视，紧随社会和时代的发展，吸取和借鉴成功经验，运用先进的信息保密技术，提高医院档案信息的安全系数，提升综合档案室的档案管理质量和水平。

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