莫小玲

摘 要：人事档案管理以信息载体的角色，在人员信息组织中占据关键地位。即妥善且适宜的人事档案管理，不仅可加快企事业人力资源的开发、利用，还可维持企事业持续发展的目标。鉴于此，本文首先对人事档案管理的重要性予以探讨，结合人力资源管理中人事档案管理积极作用及消极作用的阐述，提出相关整改措施，意在促进企事业人力资源管理水平的提升。

关键词：人力资源管理；人事档案管理；作用

无论是国家机构，还是社会组织，于人事管理中均会存在人事档案，即通过对职工个人经历、工作表现及德能勤绩等信息的记录，以便更好为企业事业人力资源管理奠定基础。在此过程中，人事档案作为信息储存载体，是人才识别和选拔的前提，借助和人事资源管理工作，以相互影响及相互促进的优势，对企事业经营管理实施严格管控。

1 人力资源管理中人事档案管理的重要性

（一）概念

人力资源管理：以科学方法为基准，融合企事业经营战略思想，将人力资源战略、规划及职位等实施剖析，用以做好资源调配、开发培训、激励考核和凝集整合等工作，继而切实职工价值、企业目标。目前，企事业人力资源管理工作，往往涉及人力资源规划、招聘培训和绩效管理、薪酬福利管理、劳动管理等内容。

人事档案管理：是指在人事活动中呈现的职工个人经历、工作情况和家庭情况等信息，主要用于对职工品德、工作表现和才能的记录和反映，属于企事业文件资料。其在实体管理中，往往包含档案收集和鉴定、保管及登记、统计与检索等工作。

（二）重要性

关于人事档案管理在人力资源管理中的重要性，笔者建议可从以下三点予以说明：其一，人事档案通过对职工动态轨迹的记录，便于企事业领导对职工过去、现在的资历予以审查，以供预测职业规划的执行。同时，人事档案借助价值信息的呈现，加快人才挖掘，在人力资源管理中起到扬长避短效果的同时，彰显人才管理的效力。其二，结合人事档案对职工信息的深入剖析，继而强化对内企事业内部职工的管控。即利用人事档案管理中信息共享的优势，融合资源优化配置工作的思考，按照职工能力及特点的差异，遵循“人才有序、合理流动”的原则，用以在彰显人才优势的背景下，切实企事业持续发展的目标。其三，企事业组织部作为影响人力资源的关键点，只有做好人力资源档案管理工作，方可在明确人才需求的同时，拟定适宜的人才选拔方案。

2 人力资源管理中人事档案管理的积极作用及消极作用

（一）积极作用

首先，提供可靠数据。借助人事档案管理工作的开展，企事业领导能够全面对职工业绩、表现、发展动态予以掌握，且还可依据职工个人经历，便于人力资源调配工作的施行。在此过程中，人事档案主要通过价值性信息的储存，有助于人力资源管理中对人才的挖掘，提高企事业经营效益。此外，人事档案还可依据职工动态，对其职业能力予以考核，拟定相应的职业规划，避免人才埋没、人才压制等现象。

其次，便于资源优化。科学且适宜的人事档案，能够在信息共享的前提下，结合人力资源管理的方式，对人才予以管理及利用，以此达到资源优化的目标。然而，若要在人力资源优化期间，存在人才优势、特长等方面的差异性问题，则可通过问题解析的方式，采用“因人而异、因事选人”的原理，既是彰显人才优势的前提，又可保证人才流动的合理性，为企事业经济效益的提高夯实基础。

再次，合理预测企事业人事变化。企事业内部组织，作为生成及影响人力资源管理工作的致因，需通过人事档案管理的方式，对人事需求和发展予以全方位考究，继而有利于人才筛选工作的开展，以便能够在满足企事业发展的前提下，对人事需求、人事变化等问题加以预测。

最后，促进管理水平的提升。人事档案管理作为人力资源管理的核心部位，以不可分割和同步发展的优势，成为企事业经营管理的重中之重。即无论是人事档案的输出，还是输入工作，均为人力资源提供服务，以便提高人力资源使用率，降低企事业管理成本。

（二）消极作用

虚假性：真实性、完整性作为人事档案的基本特性，若因真实性价值的缺失，则人事档案将丧失利用价值。例如：假年龄、假学历、假工龄等问题的出现，不仅无法为人力资源评估奠定基础，还会对人员补充、配置及退休、解聘等工作计划造成影响。

分散性：从理论上来讲，人事档案需要对企事业职工历史信息、真实“面貌”予以全面且客观展现。但是，由于各类因素的存在，致使人事档案呈现抽象化、单一化现状，丧失职工信息完整化和个性化体现的价值，甚至于某种程度上无法为人才选拔提供依据，继而增加企事业效益损失。

滞后性：对于企业事业人事档案管理工作而言，其主要是对职工历史信息的记录，然而因二次审核力度的缺失，导致人事档案过于程式化，更谈不上对职工近况的反映，无法为人力资源管理提供价值信息。再者，企事业职工流动问题，也为人事档案管理工作带来难度，不仅降低自身工作效率，还会造成时间、人力等资源的浪费。

3 关于人事档案管理优化策略

（一）侧重管理人员专业技能的强化

企事业若要将人事档案管理的重要性、作用落实于实处，则应做好管理人员专业技能强化工作。即通过专业人员聘请的方式，对现有人事档案管理人员实施专业培训，通过知识汲取的方式，确保人事档案持续发展，满足现代化企事业发展的需求。同时，还应加强人事档案管理部门和各部门间的工作衔接，以便能够在随时掌握职工动态的前提下，做好人事档案信息更新工作，使其为人力资源管理提供更为优质的服务。

（二）制定健全化管理机制

针对企事业人事档案管理工作，若因新政策、新形势下规章制度的限制，出现不适应和不合理等问题，则应立即通过完善优化的方式，制定健全化管理机制，以便彰显人事档案管理标准化及制度化的价值。例如：在档案材料收集阶段，则应遵循完整性、及时性的原则；资料鉴定应满足去伪存真的标准，以此保证信息的真实性；信息归档处理中，应预先做好分类工作，以便达到整齐装订、便于查阅的效果；档案传递时，需严格按照规定章程办事；他人在传阅或查阅人事档案信息时，应保持热情的原则，但需谨记本分，时刻对档案的安全性、保密性予以严控。

（三）构建多元化服务平台

目前，虽然诸多企事业已构建现代化人事管理体系，且满足信息化管理的目标，但由于人事档案管理不允许连接公共网络，只能通过部门数据共享的方式，达到人事档案查阅的目的。同时，排除人事档案管理部门、人员，企事业其它部門及职工尚未具备人事档案信息体系访问权限，致使该项工作演变为“信息孤岛”，不利于企事业各项工作的开展。鉴于此，若要改变此现状，笔者建议企事业领导，应侧重人事档案管理向服务型、网络型和运用型角色的转变，即以信息网络化为基准，实现数据库、管理体系的双向构建，有利于人力资源管理工作的全面施行。

4 结束语

综上所述，人事档案以关键性的角色，在企事业人力资源管理中占据核心地位。即人事档案管理作为人才聘用、选拔的依据，工作质量是决定人力资源管理是否成功的关键。对此，笔者建议企事业人事档案管理部门，应侧重人事优化调配工作，通过对其工作价值及作用的彰显，为职工发展提供条件，继而促进企事业整体经济效益的提高。

参考文献

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