文/福建医科大学附属第一医院 李倬倩

医学院校教务档案处理的规范化研究

文/福建医科大学附属第一医院 李倬倩

随着社会的快速发展，医学院校教务档案管理十分重要。尤其是在互联网的推波助澜之下，医学院校在档案处理上开始逐步规范化，其整体的信息化水平也在全面提升。

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教务档案工作作为医学院的管理工作之一，在管理过程中发挥着至关重要的作用，教务档案能够全面规范医学院校的教学管理水平。在教学改革中，教务档案是档案管理的重要组成，但是在目前医学院的教务档案管理工作中，任然存在许多问题，我们需要在现有档案管理的基础上不断对档案管理过程中出现的问题进行总结，并且针对这些问题提出有效的解决方案以及创新的管理模式。接下来，我们针对医学院档案管理过程中出现的问题进行深度剖析。

一、医学院校教务档案处理概况分析

(一)处理现状分析。在医学院校，档案的管理水平已经逐步走向了信息化，很多档案已经开始采用电子档案的管理方式进行管理。但在具体的管理中，其管理水平依然有待提升，现有的计算机设备，只是简单地对人员基本信息进行登记，使其应用无法得到真正发挥。对于计算机设备的应用相对较少，仅存在于医院人员信息登记工作中，所以为了全面提升医学院校档案管理的效率，需要将数字化信息技术全面融入其中。在档案的整体管理中，很多院校表现得参差不齐。为了使档案处理的规范性得到提升，需要采取各种不同的方式对其档案进行科学性的管理，让档案逐步信息化、规范化。

（二）档案规范化管理的意义。对于医学院校而言，档案的规范性管理十分重要，能让档案的整体结构更加清晰，方便管理人员的查询。同时档案的审核以及备份都能让档案的管理更加科学化。医学院校的档案管理相对而言较为复杂，对其进行规范性的管理能够有效避免出现管理错误，能够让档案查询人员分类别进行综合查询。

二、医学院档案管理过程中发现的问题

（一）对档案管理的认知不足，档案资料不完整。目前，大多数医院档案管理工作人员的思维模式较为陈旧，对档案管理理念的认识不充分。由于受到传统的“就事论事”思想的影响，在档案管理过程中，对于规章条例过于重视，而缺乏“以人为本”的管理理念。档案管理工作人员集体意识薄弱，甚至出现“官本位”的思想观念。在工作中独断专行。档案管理的缺陷长期得不到解决，问题进一步扩大化。在工作中，难以适应现代的新型档案管理价值体系，管理质量低下。

（二）不完善的管理体系，档案缺乏合理利用性。经过调查发现，目前大多数医学院的管理格局以及档案管理运行方式为“科层制”，这种现象直接导致官僚主义在医学院管理体系中的盛行，这种类似于政府部门的设置，执行度低下，工作人员数量较多，也造成档案管理工作的灵活度下降。在档案馆管理过程中，不能及时解决工作中的问题，行政化的管理手段对完善档案管理制度造成一定的阻碍。另一方面，医学院领导层内部权力构架复杂，部分领导利用职权谋取私利。对医学资源极大地浪费，更是对医学院长久发展造成严重的影响，医学的学术发展步伐也将变得缓慢。由于教务档案管理的弊端，更加剧了教师与领导人员中间的矛盾，档案实际记载出现问题，以至于现有档案不能为医学学术研究提供切实的帮助。

（三）档案管理方式落后，加大档案管理工作任务。档案管理工作主要分为收集信息、对信息进行分类、保存完善等几个部分。档案管理工作方式要根据具体的情况，对信息进行合理的研究，然后采用合适的档案管理方法以及档案管理工具。但是，目前医学院的档案管理工作主要依靠人力手工操作完成，不仅加大了档案管理过程中的工作量，而且不能完全保障档案管理的精准度。档案管理过程中，工作往往环环相扣，人力手工操作过程中出现的问题，更是加大了医学院资源的浪费。机械化和自动化的管理方式并未引入医学院档案管理的工作中，档案的整理以及检索等一系列工作不仅耗时耗力，最终效果往往也不尽如人意。

三、医学院教务档案管理的改善措施

（一）加强工作人员对档案管理重要性的认识。医学院校教务档案工作作为教学管理的重要组成部分，需要每个工作人员共同去完成。学院应根据档案学理论制定科学的档案管理条例，工作人员通过基本的档案学理论，对档案管理工作进行深入的研究，积极配合医学院的科研工作。学院可以《中华人民共和国档案管理法》为依据，为学校的教务档案管理工作制定基本的工作准则，科学的责任制度，以此来规范学院的教务档案管理工作。定期组织学习活动，以提高档案管理人员的基本工作素质。只有档案管理人员的基本工作素质和档案管理的基本技能得到提高，档案管理工作的工作效率才能得到保障。要提高档案管理工作人员的责任感，加强责任意识。做好具体分工，各个科室的档案管理人员要明确自己的工作范围，定期做好档案的收集、检查以及归档工作。避免档案丢失的现象，为档案工作提供最基础的保障。

（二）教务管理实现网络化和数字化。随着计算机时代的飞速发展，计算机的普及为教务档案管理提供了硬件支持。教务管理方式是运用新型的技术，通过数字化和网络化的管理方式，为档案的管理工作提高工作效率。实现教务档案管理的网络化主要从以下几点着手：首先，建立目录查询系统，将已有的档案分类录入系统。然后，档案一体化管理前期，对公开信息以及电子档案进行及时追踪和记录，每份档案的修改、存储以及传送各个过程都要进行实时登记，建立完善的数据系统。要实现档案管理的数字化，需要建立一个信息数据库。可以通过云数据进行相应数据的储存。为了能够实现整体的办公自动化，需要将H I S信息管理技术应用到云数据的整体管理中，同时还要做好纸质档案与信息化档案的相互交替。现在部分医学院校已经开始实现档案管理自助管理，不仅将纸质档案全部融入信息数据库之中，而且还利用云数据的储存效果，进行了信息档案的整体备份，这样其信息数据不会因为系统的更新和维护而出现数据的丢失。在进行数据信息的图案采集过程中，需要先建立一个整体的信息目录，然后利用Office办公系统中的word和excL进行图文处理，让档案数据更加清晰化、具体化。对于不同信息文件的份数以及页数一定要与电子档案进行全面的对应，从而达到良好的设计效果。其次，还要做好信息系统交互界面的处理工作，档案信息在经过前台处理之后，一般较为规范。然后后台系统维护人员要及时对档案信息进行上传并进行良好的维护，保证查询人员能够快速准确地查询到信息数据。

（三）推进现代化的档案管理技术。档案管理逐渐趋于网络化和数字化，这就要求档案管理人员掌握档案管理过程中的计算机相关技术，并通过计算机对教务档案进行管理。加强对计算机的学习，不断提高技术水平。档案管理工作人员需要利用娴熟的技能紧追教务档案网络化服务进程。为广大师生对教务档案的查询提供方便。同时，通过现代化的教务档案管理技术，为档案的收集进行提前管理，最终保障档案的完整度。通过计算机软件对档案资料进行系统的分类，为今后档案的使用和查询提供方便。档案整理的每一个环节，都要按照规定的标准进行，计算机档案信息要做到及时更新，线上与线下相统一，以避免互联网档案信息的失误。

医学院教务档案工作作为医学院研究工作的基础工作，对于整个学校的社会地位有着一定的影响。教务档案工作网络化不仅能够减少工作中的失误，提高档案整理工作的准确性，还能为学生和教师提供的教研工作提供便利。档案管理工作也更加系统化。当然，作为档案管理工作人员，要努力提高自身的专业技能，不断完善档案管理工作中的缺陷。在工作中严格按照学院的规章制度，以身作则。以高度的责任感为医学院的教务档案管理工作献计献策，为学校档案工作的安全性和可靠性作出应有的贡献。

四、结语

医学院校的档案处理十分重要，能够让档案的整体管理更加具有科学性以及合理性。医学院校在进行档案管理过程中，需要采取多种管理方式，让档案的管理逐步信息化以及规范化。在整体的档案管理中常常会遇到诸多的困难，需要结合管理中的各种问题，对医学院校的档案管理体系进行全面性优化。让医学院校教务档案处理更为规范，达到理想的档案管理效果。

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