文/潍坊市人民医院中心档案室 郑开

浅谈新时期前端控制思想在医院档案管理中的运用

文/潍坊市人民医院中心档案室 郑开

目的：探讨新时期前端控制思想在医院档案管理中的运用；方法：通过加强领导，提高全院员工的档案意识；建立、完善档案各项规章制度作保障；通过档案管理机构对全院档案进行监督指导；通过对专兼职档案员进行培训等将前端控制思想融入医院档案管理工作中。结果：在档案的管理中运用前端控制思想，是档案工作适应现实发展的一种必然。结论：医院档案是医院建设与发展历史的真实记录，利用前端控制思想，有利于档案的科学化管理，可有效促进医院档案工作的发展。

前端控制思想；医院档案管理

医院档案是医务工作者在从事卫生事业管理和医疗、教学、科研等各项工作活动中形成的，具有保存价值的各种形式和载体的历史记录。新时期随着网络技术与信息技术的迅猛发展，医院电子档案、数码照片等大量涌现，医院档案的类型、载体形式发生了巨大变化。为维护医院档案的齐全、完整、准确、系统与安全，使档案工作跟上医院发展的步伐，必须在医院档案的日常管理中融入前端控制思想。

一、档案学前端控制思想的涵义

前端控制思想是档案学界档案管理思维和理念的重要内容，它以文件生命周期理论为基础，把文件从形成到定期、永久保存（或销毁）的不同阶段看作一个完整的过程，在这个过程中，文件的形成是前端，处理、鉴定、整理、编目等具体管理活动是中端，定期、永久保存或销毁是末端。前端控制的核心就是一种“整体规划、业务环节提前、全过程监控”的理念，前端控制思想是档案工作适应现实发展的一种必然。

二、医院档案管理采用前端控制的措施

（一）加强领导，提高全院员工的档案意识。医院建立包括文书档案、病历档案、人事档案、科技档案等在内的全院档案管理网络，将档案工作纳入各级领导和相关人员的岗位职责，纳入各项工作流程，纳入目标考核，与其他业务工作同部署、同检查、同奖惩。在文件形成阶段实施前端控制，通过宣传教育和专业培训，增强全院职工的档案意识，牢记档案工作是为医院管理工作服务的准则，从而主动将档案移交到档案室归档，保证档案的齐全。

（二）建立、完善档案各项规章制度。医院以国家关于档案工作的法律、法规、规范和技术标准为依据，制定包括医院档案的收集、整理、保管、利用、统计、鉴定销毁等各方面的规章制度。对医院规定应归档的文件材料，做到应收尽收，应管尽管。各门类和载体的文件材料归档范围做到全覆盖，囊括和延伸到医院全部职能活动。各类文件材料归档有具体的办法和措施，并落实到具体责任部门和相关人员。

（三）建立医院档案管理机构，对全院档案进行监督指导。医院遵照国家档案法规要求设立档案工作管理机构，负责对全院档案工作进行指导、监督与检查，建立科学有效的监管运行机制。医院档案管理机构严格履行自己的职责，通过在线检查或抽查，从源头上对全院应归档文件的形成过程、形成质量等进行动态监管和监督指导。

（四）培训专兼职档案员，提高其管理水平。医院配备与档案工作科学化管理相适应的专（兼）职档案人员，持证上岗并保持相对稳定。通过外请专家等方式定期对医院档案员进行专业培训，使其在工作中自觉按照档案法规的要求进行操作。着重通过工作重心前移，加强超前指导，深入到文件形成部门。通过培训，使档案工作人员具备相应的档案专业知识和较高的思想政治理论水平以及高尚的职业道德，提高其档案管理水平。

三、档案工作实行前端控制带来的效果

（一）从源头保证了档案的真实完整。医院档案管理工作采用前端控制思想后，有效解决了文件整理归档质量不高、文件质量良莠不齐、文件漏归、文件归档不规范等问题，解决了档案收集难、征集难的问题，提高了医院工作人员依法收集、依法移交的自觉性，确保了档案收集工作的有序开展。从源头上保证了文件内容的真实性、安全性、完整性。

（二）档案工作人员的综合素质得到提高。采用前端控制思想通过对档案工作人员针对性的培训、岗位责任制考核及奖惩条例等制度约束，调动了管理人员的积极性，同时增加了他们的危机感，提高了其档案知识素养和业务水平。

（三）前端控制有利于档案的科学化管理。档案工作是一项扎扎实实的工作，功在当代，利在千秋。医院档案管理前端控制思想的运用，加强了档案管理的组织领导，健全了机构，建立健全了各项档案工作制度，使档案工作从源头上有章可循、有法可依，走上了规范化、标准化，医院档案工作最终达到收集齐全、整理规范、安全保管、有效利用的科学化管理，从而促进医院档案工作的发展。

[1]吴春明.档案馆应该如何对电子文件进行前端控制[J].兰台世界,2010(12).

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