梁书华

摘 要：人事档案记载着员工的个人经历、社会关系、学历、业务能力、工作状况，是员工参与社会活动的记录和个人自然情况的反映，是人事、组织、劳资等部门在培养、选拔、使用人才时的重要依据。特别是随着我国社会主义市场经济的快速发展，人力资源已经成为现代企业发展中重要的核心资源。而人事档案管理就是促进人力资源优化配置的重要依据，在现代化企业管理和企业发展中起着关键作用。

关键词：人事档案 人力资源管理 作用

中图分类号：F240

文献标识码：A

文章编号：1004-4914（2017）09-255-02

一、人事档案在人力资源管理中所发挥的作用

人事档案管理工作的优劣对企业人力资源的配置和企业的发展具有重要的影响，特别是随着时代的进步和社会的发展，人事档案在人力资源管理中发挥着愈来愈重要的作用。

1.能够促进企业恰当合理使用人才。人事檔案管理工作的优劣能够直接影响人事档案作用的发挥。人事管理部门在选拔人才、任用人才、开发人力资源时，总以人事档案信息作为参考依据，通过人事档案记载的基本信息，掌握人才的专业特长、基本技能。人事档案的科学有效管理，能够使企业在选人、用人前充分了解人才，让人才得到恰当的任用。人事档案材料齐全、内容充实、整理科学，可以使企业及时发现人才、使用人才，避免人才被埋没；同时还能够使员工在岗位上扬长避短，有效发挥自己的作用，提高企业自身的凝聚力和核心竞争力。如果人事档案管理工作不到位，内容缺失，有效信息记载不够，人事档案就失去了该有的价值。

2.有利于人力资源的优化配置。企业要想挖掘员工的潜能，发挥其在岗位上的最大作用，做到知人善用、人尽其才，就必须运用人事档案中的有效信息，掌握和了解员工真实、全面的个人信息，如员工的工作经历、思想品质、业务技能、综合素质等，从而合理配置人力资源，促进企业发展。特别是在企业选人、用人时，管理者可以参考人事档案记录，根据员工的专业技能和工作经历，为管理对象找到适当的岗位，从而充分发挥人才的专长和优势。

3.有利于明确企业的人力资源需求状况。科学正确的人事档案管理工作，可以使企业管理者有效地了解和掌握企业内部的人力资源配置情况，更加明确人力资源的需求倾向，为企业选人、用人提供有价值的参考依据。企业人事部门可以有效利用人事档案，对员工的综合素质、业务能力、思想品德等进行综合分析，做出正确决策，进而实现企业人事决策的科学化、正确化、规范化，既可以防止出现人力资源过剩，还能够减少不必要的人才流失。

二、人事档案管理需要避免和防止的问题

人事档案虽然在企业管理过程中显现着至关重要的价值，但在企业人力资源优化配置过程中，人事档案管理工作也出现了一些不该出现的问题，严重影响到人事档案工作的严肃性和权威性，对企业在选人、用人、育人、留人等方面造成不可挽回的损失。

1.人事档案材料失真会影响到企业有效合理配置人力资源。档案资料的真实可靠性是档案管理工作的最基本特征，如果档案资料出现失真问题，人事档案就变得一文不值。同时，失真现象会严重削弱档案管理工作应有的严肃性、权威性。过去，由于技术条件的限制或人为因素，人事档案中会出现个别人年龄、学历、工龄等造假或随意涂改档案信息的现象。这些情况造成档案资料失去了可靠性，企业人才需求情况失真，导致人力资源管理部门无法对员工做出准确评价，不能做出正确的选人用人规划，难以有效地合理配置人力资源。

2.人事档案内容遗失或缺失会影响到企业人力资源规划。档案管理分为收集环节、相关数据的整理、储存、使用等，具备相对的稳定性，客观上必须做到归档资料零失误。如果档案资料出现遗失或缺失，人事档案在人力资源管理中就会失去应有的价值。在现实工作中，确实有个别企业对人事档案管理重视不够，尤其是在资料的归档、回档方面没有统一的标准，对档案的监督和检查力度不够。特别是由于一些档案管理部门没有专业的人才，难以科学有效地进行人事档案的收集、归档和鉴别，造成档案资料的遗失和缺失。这不仅会影响到企业对员工全面信息的了解，而且还会影响到企业人力资源的优化配置。

3.人事档案管理手段落后妨碍人力资源的开发利用。在信息化高度发达的现代社会，企业对人力资源管理越来越重视，对人事档案的要求就越来越高，人事档案是否科学化、规范化，能否及时地提供科学有效的人力资源信息，显得至关重要。但由于个别企业人事档案管理技术手段落后，一直沿用传统的档案保存方法，以纸张为介质，占用的空间大，保管环境条件苛刻，导致档案管理工作效率低，给人力资源管理部门工作带来极大的不便，不仅工作效率低下，而且还浪费时间、人力、物力。人事档案管理应该充分利用信息化手段，建立人事档案现代化信息管理系统，才能提升档案管理的工作效率。如果不能做到与时俱进，人事档案管理就不能适应现代信息化的要求，进而妨碍到企业人力资源的开发利用。

三、提高人事档案管理工作的途径

随着企业对人才的需求和人才竞争的日益加剧，人事档案管理亟待转换服务方式，把档案管理工作放到企业管理工作的重要位置。企业要想获得更好更快的发展，就必须在人事档案上做足工作，把人事档案管理提升到一个新的更高的水平。

1.建立完善人事档案管理制度，提高档案管理人员的工作水平。完善的管理制度对于提高人事档案管理工作的作用不言而喻的，只有健全完善人事档案管理工作制度，才能有效保证人事档案的真实性、可靠性、完整性，人事档案才具有参考价值。在人事档案管理工作中，要建立一整套科学合理的规章制度，在人事档案资料的收集、鉴别和保存上严格执行规章制度，确保档案的真实可靠性，提升档案管理工作的效率，真正把档案的管理作用发挥好。此外，在构建的管理体系中，要重视档案信息的真实性以及保密性，确保档案管理制度的双向性、严肃性。制度是面对全部的人，不管是对员工还是对领导，都要产生约束，这样才能够展现公平，确保人事档案的真实性、可靠性。endprint

人事档案的至关重要性决定了档案管理人员要具备一定的专业素质、职业素养，具备较强的敬业精神和细致的工作态度。然而在实际工作中，很多档案管理人员都是兼职，缺少档案管理专业知识。因此，要加大培训力度，定期安排他们参加专业技术培训，学习档案管理的规章制度、法律法规、水平标准，掌握专业管理知识和实际操作技巧，以适应新的、更高的档案管理要求，让其在操作中严格遵守档案管理有关流程与方法规定，使人事档案管理走向专业化、标准化。

2.强化现代化信息管理手段，提高人事檔案的利用效率。过去，人事档案管理手段相对陈旧，都是通过手工完成的，不仅档案保管方法陈旧，而且利用效率低。目前，计算机信息技术不仅给人们的工作、学习和生活带来了极大便利，而且对人事档案管理也有着至关重要的作用。企业要摆脱传统的旧模式，摒弃手工操作和纸张介质存档模式，把尽可能把相对多的资金和人力、物力投入到档案管理工作中，引进先进的电子信息手段，给档案纸介保管手段增添现代化的电子元素和网络元素，建起人事档案信息数据库，实现自动化、网络化和文档一体化。这样，不仅能够节省大量的管理成本，加速人事档案构建进程，有利于档案信息的长期有效存储，有效解决人力资源信息收集手段落后、更新速度慢、保密程度低和信息资源利用效率低等老问题，最重要的是能够促进人事部门快捷地掌握和了解人力资源状况，对人力资源进行科学配置。另外，人事档案实现科学管理后，可以保证人事档案信息的可信度，在人才流转时，人力资源档案信息可以通过网络为新岗位、新单位合理使用人员提供参考依据。

3.强化人事档案的时效性，维护人事档案的准确和与安全。人事档案是企业优化配置人力资源的重要参考依据，而人事档案内容的真实性和准确性是发挥档案效用的前提条件。在人事档案管理、使用过程中，要认真核查人事档案的员工基本信息，剔除虚假、无效信息，将员工的信息分类储存，建立企业人力资源数据库。特别是对企业重要岗位上的人才，如高级管理人才、专业技术人才，更应该详实地记录其个人信息。要充分利用信息化技术，更新记载方法和手段，以音像资料等多种形式记载个人信息，同时及时收集和更新个人信息变化资料，尽可能多地增添能够反映个人业务技能、综合素质以及个人兴趣爱好、性格特点、价值取向、思想品质等个性化的资料内容，尽可能多地扩展信息量，形成完备的信息管理体系和处理系统，提高档案管理的正确性与检索效率，使人事档案能够更加详实地反映一个人的成长经历和工作业绩，为人事部门考察和考核后备人才提供重要的参考依据，从而有效发挥人事档案的整体使用水平和应用的作用。

总而言之，我们要努力发挥人事档案应有的重要作用，有效化解人事档案管理工作中存在的不足，提升人事档案的科学信息化管理水平，推动人才资源共享，提升企业的核心竞争力，实现企业发展目标的最大化。

参考文献：

[1] 陈燕.人事档案管理在企业人力资源管理中的作用探讨.现代经济信息，2013（10）

[2] 王欢.医院人事档案服务效能与人力资源管理研究.芜湖职业技术学院学报，2012（12）

[3] 邵美玲.提升人事档案管理水平的方法.经营与管理，2013（2）

（作者单位：中国石化集团河南油田分公司 河南南阳 473132）

（责编：贾伟）endprint