樊淑梅

[摘 要] 21世纪是信息快速发展的时代，档案管理的工作也需要乘着信息时代的浪潮去开拓创新，需要一些新的技术和管理形式，这对于传统的档案管理是一种挑战。文章主要从实施档案管理的意义入手，阐述了档案管理面对信息化的困难和挑战，以及在互联网的时代如何做好相应的档案管理的工作。

[关键词] 档案管理；信息化；互联网时代

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 19. 065

[中图分类号] G271 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2017）19- 0157- 02

1 前 言

档案的功能是记录在人们在日常的活动中生成的、具有一定保存价值的相关的文献资料和图表以及影像资料等等。这种资料是企业进行科学决策的宝贵资源和相关依据。为了充分发挥档案管理在经济民生的作用，结合当今的信息时代的潮流，以及服务型政府的理念，打造一个数字型的政府，档案管理的信息化对于政府以及民众有着重要的社会效益。

2 档案管理信息化的重要意义

在一般的印象中，传统的档案管理是以纸质为主进行档案的存储与整理。这些档案最大的特点是有专门的部门放置在特定的地点，以纸质为主。这些档案分属于不同的部门进行管理，如果民众想要调取自己所需要的档案，就必须要去档案存放的地址进行相关的人工查询，这样在浩如烟海的资料里面寻找到与自己有关的资料是一件不容易的事情。即使能够找到相关的资料，也是耗费了很多的时间。人工进行档案查询的效率是非常低的，并且不一定能够找到自己想要的档案，达不到预期的效果。

现代社会是互联网的信息时代，多数家庭联通了网络，如果将相关的挂案资料挡在互联网上供人们进行查询，就能够充分发挥互联网的相关的优势。对资料进行快速的查阅，能够极大地提高档案管理的效率。显而易见的好处是任何人都可以通过任何地方接入相关的网路进行查询，这样就减少了很多时间上的条件限制，更加方便。

信息时代，互联网的相关的技术以及数据库技术的不断的应用，给了档案管理工作新的思考，机遇与挑战并存。这种新的技术给传统的档案管理带来了很大的冲击。值得进行深入的研究。

3 信息时代进行档案管理信息化的工作难点

信息时代进行档案管理的工作，需要把收集到的相关的资料重新录入数据系统中，并转换成网络存储的信息公布给民众，信息的实效性比较高，这样可以方便人们快速的看到自己需要的档案信息。但档案的管理工作有很多不容易实现的地方。

3.1 档案管理者对于相关的管理工作重视程度不足

档案管理工作是一种复合型的工作，需要既懂得档案管理知识又对档案的信息化以及计算机信息了解比较透彻的综合性人才。但是档案管理工作在大多数的企业里面重视程度是不够的，所需要的人和财务也没有很充足的供给，使得的档案管理工作出现了疲于应付的局面。

3.2 要提高档案管理人员整体的素质

信息化时代的档案管理人员需要比之前工作更综合的高素质，业务能力上相较之前的管理也有了比较大的提高。传统的档案管理人员的思路已经跟不上时代的潮流，需要更完善的知识基础体系进行管理。

3.3 档案管理的信息化存在著很多的隐患

互联网是一个虚拟的社会，在安全上存在着很多的漏洞。比如相关的木马病毒等等。如果这种病毒感染了相关的档案，就会使得档案管理系统损坏，有些档案有可能被不法分子盗取用于非法牟利，或者进行恶意的篡改相关的数据。随着时代的发展，要加强档案管理的信息防护，防止系统被病毒入侵。

3.4 对相关硬件的要求是比较高

相关的电子文档的保存，需要有一定的媒介来实现，庞大的数据系统必须有稳定的媒介来进行传播，电子信息的内容也是比较丰富的，需要一个系统进行相关的管理。

4 如何做好档案管理信息化建设

4.1 应该树立档案信息化的观念

对于档案的资源性质，过去存在着一种误区，将档案资源只单纯的认为是一种文化资源。应该把这种资源看做是一种经济的资源，这样就能够发挥档案的隐藏的作用。要抱着对历史负责的态度，为了更好的为未来进行决策服务而进行档案管理的信息化工作。对于所有的档案信息要进行相关的数字化，做好录入工作，利用高科技的数码设备，比如相关的数码扫描仪以及数码相机等。档案管理工作难点不在于高科技的实施，而是档案管理人员思想观念的更新，高科技的应用只是提高档案管理工作的效率，需要提高的还是个人的素质与专业相关的知识与文化水平。

4.2 档案管理的信息化需要建立相关的制度

档案管理的信息化需要有制度上的保证，要完善档案管理的制度，其对于档案管理的人员素质要求就相应提高。这就要求档案管理人员除了有本专业的档案管理知识外，还要具有相应的的计算机业务的水平。

首先，档案的信息化使得人们对于档案人才的需求也变得不同，现在需求的档案管理人才是懂得如何推进档案管理现代化，将其作为相关的管理者进行培养；第二，进行专门的档案相关管理系统研发的人才培养，这是需求的技术型人才；第三，对档案的管理和开发具有相应的实践基础的人才。除了以上的这几种人才的需求，还需要档案管理人才具备相关的业务以及扎实的技术，具备全方位的的知识体系。要建立健全相关的档案管理制度，明确相关的内容，确保整个档案的管理工作规范，工作中主要的依据档案管理法规以及相关的条例有序的进行。

4.3 相应的制度要进一步完善

在档案的管理工作中，制度建设是一个极其重要的内容。在档案管理工作中首先要确保整理的整个档案的准确性与相关资料的完整性，对于档案管理的标准要进行统一。一个严格并且统一的标准是档案管理工作的必备的条件。档案管理的人员要明确自身的任务和相关的要求，认真地履行职责，遵守相关的法律和法规。一定要设立专门的档案管理人员来进行相应的管理工作，对档案进行整理时要按要求规范操作，要对档案管理的系统进行定期的检查，对其中档案管理的漏洞要进行特别的处理，对于每一个细小的环节都不放过，争取做到安全有保证的处理档案的管理系统。

4.4 要对档案管理的硬件工作进行相应的保障

对于档案管理人员，对其使用的相关的设备要配备齐全，比如相关的刻录机和扫描仪以及相关的打印机和数码相机等设备等，并且进行定期的更新维护，用以确保整个系统的稳定性。同时，要对整个档案管理的工作进行相关的升级改造工作，完善整个档案管理，最大限度对档案管理进行规范化以及科学化的运作。

4.5 档案管理工作服务的内容与内涵都要进行相应的拓展

对于档案管理工作，要始终认清，档案管理是为人民服务的。因此，进行档案的管理工作需要增强档案管理人员为人民服务的意识，档案管理工作对人民是有所用的行业。人们能够利用档案，说明档案管理工作具有相关的价值，互联网的出现使得人们可以在网上查询自己想要了解的资料。档案管理部门要想到群众的切实利益，积极的开展档案管理的在线服务，对于用户不同的需求，进行个性化的差异服务，互联网的在线服务是继续相关的服务的重点。档案管理部门的档案要全部实现相关的网络化以及数字化的方式，使得人们能够方便的进行检索资料。

5 结 语

总之，信息化是当前档案管理工作的必由之路，相关的档案管理人员需要认清信息时代对于档案管理的新的要求，不断地提高个人综合的素质，推动档案管理信息化的工作有效地前进。

主要参考文献

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