齐国良+姚栋桧

摘 要：随着全球经济的发展，对石油，天然气等能源需求日益加大，我国石油企业面临石油和天然气开采供不应求压力的同时，内部各项管理问题也日益突出。档案是企业有形资产的记录和凭证，也是专利权、商标权、商誉等无形资产的依据和证明，在企业创新、企业管理和规避风险中有着不可替代的作用；在规范企业管理、辅助生产经营、维护企业合法权益和企业职工利益、完善法制经济、解决企业纠纷中所具有重要的凭证、依据和参考作用越来越明显。本文将着重从石油企业档案管理的地位、发展面临的困境以及相应的解决办法三个方面来对石油企业的档案管理问题进行探讨。

关键词：石油企业；档案管理；问题；解决方案；

一、加强石油企业档案管理必要性简析

石油产业是我国经济发展的支柱性产业之一，认真做好石油企业的档案管理工作，促进档案管理的向现代化、信息化和网络化方向发展，从微观方面看能搞提高生产效率，从宏观方面看对于贯彻落实科学发展观，全面建设小康社会都都是非常必要的。企业档案作为单位资产的核心组成部分，做好档案管理工作是一个企业建设要做大做强的基础性建设环节。所说的石油企业的档案，指的是石油企业在生产经营活动的最原始的记录，既反映了石油企业的运营和盈亏状况，体现了企业的发展历程，同时也涵盖了企业的诸多科技资源和知识信息，隐含着诸多的商业机密。档案管理的重要性在石油企业中表现的尤为明显。因为石油企业一方面涉及的生产部门多，生产程序繁琐，有效的档案管理制度能够实现资源的高效整合与发掘，另一方面，石油作为我国的支柱性产业，很多核心档案属于国家机密，传统的纸质档容易丢失或者毁损，给企业和国家带来难以估量的损失代价。

二、现阶段石油企业档案管理问题透视

1、档案管理被重视程度不够

很多人认为，石油企业作为一个以资源输出和加工为主要职能的企业，工作的重点只有产量和效益。认为档案管理工作只是简单的文字保管工作，不需要耗费太大的人力物力，也不需要频繁的更新换代和资金投入。殊不知行之有效的档案管理正是企业效益的重要保证[2]。正是由于一些人对于档案现代化管理缺乏正确的认识，仍然采用传统陈旧的档案管理方式。严重影响了企业生产效率的提高。

2、档案管理硬件设施不齐全

许多人认为所谓的现代化档案管理，不过是把传统的以纸质为主的记录转化为用电脑记录。其实档案管理工作远不止做表和文档这么简单。正是出于这样的误解，公司企业往往会忽视硬件设备的投入，设施不齐全，很多档案馆甚至连必备的切刀和统一的档案夹都没有备置齐全。有些档案馆馆室狭窄潮湿，引起档案材料的虫蛀或霉变……，等等一系列的直接后果就是无法为企业提供高质量、高效能的服务。

3、石油档案管理工作普遍缺乏专业部门和现代化人才

档案管理要实现现代化首要的任务就是实现人才的现代化。档案管理工作要求从业人员能够进行新技术、新设备的日常使用、维护和更新，同时要具有先进的管理技能，较高的文化素养。而在现在的大多数石油企业中，石油管理人员多是“半路出家”，并没有系统的学习过档案管理专业，甚至有一些是身兼数职，仅利用闲暇时间处理档案工作。正是由于从业人员不具有专业性，认为档案工作就是简单的资料收集和整合，所以导致档案管理工作迟迟没有取得长足的进步，许多先进的现代化方法没有被及时的运用到工作中去，牺牲了企业效率。此外还有相当一部分的石油企业没有专门的档案管理部门，被合并在其他部门之下。由于人才和部门缺乏专业性，无法把握企业的档案管理全局，导致一些重要的资料流失，无关紧要的档案反而被留存下来。

4、石油企业档案管理信息化、网络化进程推进缓慢

档案管理现网络和信息化是档案管理工作大势所趋，也是最终的发展方向。但从现阶段来看，石油企业的信息化进程是比较滞后的，大多数档案的主要功能仍然是资料的留存而非共享，产生的效益较低。档案管理的信息化不仅仅是更新几台现代化设备那么简单，而是要物以致用，既然实现了电子化，就要发挥电子网络所特有的信息共享功能。

5、对于档案管理没有形成健全的评估体系

很多企业对档案管理處于“放养”的状态，并没有形成健全的管理体系，未执行岗位责任制，对档案的管理工作欠缺了解和准确分析。

三、针对上述问题的解决方案

1 、领导重视，健全管理制度

1.1大力宣传，强化认识

石油企业领导注意召开各种档案管理会议，安排、监督落实档案管理各项工作，要求各科室和全体员工支持档案管理工作，及时提供准确、标准的档案资料，及时提供信息和建议完善各项残缺档案资料。企业领导和宣传部门要大力宣传档案管理工作在现代石油企业管理中的重要性和意义，让全体员工都参与到档案管理和监督工作中来。

1.2健全档案管理制度

及时成立档案管理领导小组作为石油公司档案管理的主导机构，根据国家和地区档案管理法律法规建立健全本企业档案管理人员培训制度，绩效考核制度，档案管理制度，如档案收集、档案整理、档案鉴定、档案统计、档案保管、档案查询、档案利用、档案保密等各项制度，让档案管理工作有章可循、有法可依。同时，引进专业年轻档案管理人员，输入新鲜血液，让档案管理部门充满活力，档案管理工作不再枯燥和乏味。

2、全面提升档案管理人员综合素质

2.1 强化档案管理人员管理服务意识

档案管理部门不是油气开采、油气生产部门，而是后勤服务部门。因此，档案管理人员应积极树立高度的服务观念，强化为企业服务的意识，提高服务质量，做好档案管理工作，充分利用现代信息化管理技术和方法，通过档案信息资源共享为企业需要的人员提供及时、准确的档案信息资料，为企业建设和发展提供一份自己的力量。

2.2 提升档案管理人员业务能力

一是鼓励档案管理人员自我学习提高业务能力。通过利用工作之余的时间，系统而全面地学习档案管理相关最新理论知识，掌握计算机、复印机、扫描仪等相关仪器设施的使用技能；同时，在工作中多看、多思、多想发现档案管理工作中的各种问题，有针对性的学习和提升业务能力。二是石油企业培训部门充分重视档案管理培训工作，根据档案管理发展需要，开展各项档案管理培训工作，尤其是加大计算机操作技能和最新档案管理技术培训，全面提升档案管理人员的眼界和综合能力。

3、引进档案管理先进设施和技术

3.1 更新档案管理设施

完备的硬件设施是保证档案管理工作顺利、高效开展的重要前提，石油企业应改变传统思想，积极采用现代化的技术设施和设备，加大档案管理经费投入，采购功能先进齐全的计算机、摄（录）像机、复印机、扫描设备等。同时，加大对企业员工的培训，提高设备利用率和使用效率，让先进的设施和设备助档案管理工作一臂之力而不是流于形式，设备大量闲置，造成人力、财力、物力的浪费。

3.2 建立档案管理信息管理系统

通过引进新的方法和技术，建立功能强大的信息管理系统，实现档案信息管理自动化。信息管理系统中包括文件录入、修改、转储、案卷合卷、拆卷、编号、打印表格等各项功能，能帮助档案管理人员迅速对档案资料分类、组卷、归档，同时能随时检索和查阅相关资料和信息。因此，针对石油企业档案资料数量巨大、种类繁多、查阅频繁的现状和要求，引进先进的档案信息管理系统对石油企业档案管理意义重大。

四、结束语

石油企业的人事管理是各项管理的先决条件，随着经济的高速发展，人才的有序流动符合工业社会的要求，也增加了档案管理的难度，人事管理工作是一项专业性比较强的工作，要在实际管理中对出现的新问题不断分析解决，使石油企业做强做大，使其承担企业和社会的责任，推进社会经济的可持续发展。

参考文献：

[1] 姚云霞.浅谈企业中的档案管理[J]. 中小企业管理与科技（上旬刊）. 2010（11）endprint