康倩

摘 要：信息技术的发展引发了办公领域里的一场革命，使人们从靠纸张传递发展到全新的网络信息时代，实现无纸化办公。本文首先分析了铁路办公自动化系统（OA）的特点，其后分析了办公自动化系统的功能，最后对铁路办公自动化系统的优化进行了探析，仅供参考。

关键词：铁路；办公自动化系统；特点；功能；优化

虽然铁路行业引入办公自动化系统的时间不短，但是在实际应用过程中，办公自动化系统却呈现出了发展不平衡的趋势，以至于办公自动化系统的综合效益难以得到有效发挥。因此，全面认识了解铁路办公自动化系统，并对其进行合理优化，从而保证办公自动化系统的功能在铁路站段得到有效发挥。

一、铁路办公自动化系统的特点

铁路运输站段办公自动化是推动铁路现代化进程中不可或缺的一部分，也是铁路走向现代化的新机遇，这需要大力开发铁路站段办公自动化系统。铁路运输站段办公自动化系统是融合计算机技术、网络技术、数据通讯等现代化理念与先进技术的企业协同办公信息化平台，它以网络技术和协同工作技术为主要特征，使不同部门之间的工作流程自动化。从不同的角度来看，它有不同的特点。从办公范围来看，它是建立在Internet上的；从办公性质来看，它是网络化办公；从信息化建设来看，铁路运输站段办公自动化是铁路管理信息化建设的基础，用它可以插接各种应用性软件；从应用的角度来看，铁路办公自动化系统软件的开发要符合先进性、包容性、通用性等要求。具体来说，铁路办公自动化系统具有以下特点：第一，铁路办公自动化系统是以网络为中心，以非结构化数据的信息流为主要储存和处理对象；第二，铁路办公自动化系统能完善各个职能部门之间的沟通与信息的共享，构建协同工作环境，为办公提供自动化的工具。

二、办公自动化系统的功能

（一）解决办公自动化工作流程问题

由于计算机等技术发展的限制，办公自动化系统还远没实现完全自动化的程度，还需要用户的参与和干涉，需要人为制定工作流程。在实际的办公过程中，每项工作都有自己相对固定的工作流程和规定的处理过程，铁路各部门应该根据具体的工作以及要求，制定出相应的工作程序，用户根据办公流程进行相应的操作。如在铁路运输站段办公室的文件报批过程中，可根据“报批文件”、“领导批文”、“存档资料”等处理过程，制定出撰写文件初稿、领导审核、修改稿件、领导批复、文件存档等工作流程。

（二）解决信息传递和信息共享问题

目前，办公自动化系统主要承担了信息通道的责任，有效改善了铁路运输站段各职能部门之间的沟通，实现了信息共享和交流，为各部门间协同工作营造了良好的环境，为其办公提供了一个高度集成的自动化办公环境，最终达到提高办公效率的目的。

（三）解决软件及硬件方面的建设问题

办公自动化系统是集计算机、信息、通讯、网络于一体的综合性系统，涉及到计算机、打印机、扫描仪、传真机、网络、通讯设备等硬件环境，这些设备是办公自动化工作的前提。配备相应的软件环境是发挥办公自动化的重要因素，包括办公软件和人员現代化办公素质两方面内容。办公软件包括办公应用程序、网络软件、数据库软件、信息处理软件、各种支撑软件等，为办公自动化提供了相应的环境；人员素质是指办公用户对办公环境的掌握、对办公软件的熟悉程度、对办公流程的理解和掌握等方面的素质，如果说办公软件为办公自动化提供必要的基础环境，那么人员素质将是决定办公效率的重要因素。

三、铁路办公自动化管理流程优化设计

（一）铁路办公交流方式的优化设计

相较以前传统的纸对纸传递、口对口传达、当面签收的方式，优化设计后的铁路办公自动化系统，具有了更加便捷的信息传递方式。办公室人员将信息直接转发到系统中“个人事务管理”的页面，收到新的信息，电脑屏幕会跳出提示对话框，提醒工作人员签收，工作人员电子签收后，信息将会自动反馈。这一优化设计在提高工作效率的同时，更让各部门之间的交流更加顺畅。

（二）信息发布流程的优化设计

信息发布流程的优化设计，为铁路各部门的信息发布和员工的畅所欲言提供了一个真正有效的平台，让铁路行业的公文、公告事项、规章制度、新闻简报、技术交流等在有效的时间内上传到平台，使铁路员工能第一时间了解企业发展动态、为铁路的发展提出宝贵意见。新的优化设计，要更详细的划分信息发布的类别，这样在选择信息发布时，即可清晰明了地找到信息所属的类别，也减少铁路员工查找所需公文的时间。

（三）工作流程的优化设计

第一，删除非增值环节指的就是删除重复的活动，对反复的检验工作进行删除处理。另外，还需要删除的就是已经在活动间进行等待的环节。第二，整合任务主要的工作就是对目前拥有的，与数据管理有关的软件进行整合；对不同的部门来讲，可能存在同一个岗位承担多项工作的情况，那么就需要对这些岗位进行整合的处理。第三，需要进行增加的环节有：对网络风险进行规避的关键点，在工作效率的提高方面发挥强大作用的节点，同时还需要增加的就是在管理控制方面的关键点。第四，重排环节，简单来讲就是对重复以及多余的流程进行去除处理，这样做有利于成本的降低，提升工作效率，减少时间的浪费。

四、结语

综上所述，办公自动化系统作为一个集多种功能特点于一体的应用型系统，在铁路运输站段办公室中的应用可以使铁路企业的办公环境以及工作效率大幅度提高。因此，铁路行业应充分了解办公自动化系统的特点与功能，对其进行优化处理，进而提高铁路办公室的办公效率。

参考文献：

[1]赵奇.办公自动化系统在铁路运输行业中的应用[J].承德石油高等专科学校学报，2012，03：80-82.endprint