丁华英

摘要：高校档案管理是高校管理工作的重要组成部分，是对高校教学质量与成果的重要表现，然而当前我国高校档案管理工作还面临着很多的问题，使得高校档案管理工作不能够得到有序的开展，所以有效的解决对策才是首要孝虑的问题。本文针对高校档案管理工作面临的主要问题及对策进行研究。

关键词：高校档案管理；问题；对策

随着当前社会经济的不断发展，高校档案管理工作的也正在不断加剧，档案管理工作也变得复杂起来，档案管理部门也不得不加大人力、物力。然而当前高校档案管理工作仍然采用传统的方式进行，无法实现对繁多的档案信息进行良好的整理、归档，导致档案管理工作效率低下。

一、档案管理工作面临的主要问题

（一）档案管理制度不健全

当下高校档案管理过程中，面临的首要问题就是档案管理制度。档案管理制度是有助于档案的日常管理工作的，然而在实际的档案管理过程中，档案管理制度中没有针对档案必须采取专用封皮进行装订、封定线、档案管理部门的盖章以及必填事项内容完整性等情况进行明确的规定，使得档案管理的过程当中经常出现档案文档及相关资料摆放混乱且不规范，为日常的管理工作带来了很大难度，也无法保证相关档案内容所具有的连续性，甚至是关键的内容严重缺失，而且在日常的档案借阅过程中，档案管理制度也没有明确规定工作人员要及时的做好档案借阅内容的登记工作，促使了档案丢失等问题的发生。

（二）管理技术落后

当下许多高校的档案管理工作仍然采用传统的人工管理的方式，这种方式不仅需要大量的人力、物力，工作时无法形成有效资源的获取以及相关信息的查找，给档案管理工作带来了很多的不便。随着现代社会的发展速度不断加快，每天都会产生不同的档案信息量，由于档案信息内容较为重要，所以必须进行有效的存储，这样一来档案信息内容逐步增多，整体数量加大，人工管理的方式的劣势就凸显了出来。

如今是信息化时代，进行档案管理工作也应当与信息化进行接轨，例如利用计算机进行档案的有效管理等方式。目前的档案管理过程中，计算机多为帮助管理工作人员进行相关资料的查阅所使用，并没有真正有效的应用到实际的档案管理工作，也已经有部分院校将计算机应用到档案管理工作中，但是相关方面的技术落后，当出现故障时，无法进行有效的解决，浪费了时间的同时，也为档案管理工作带来了很多不必要的损失。

（三）缺乏档案管理责任意识

高校的档案管理工作是非常枯燥且漫长的，相关的管理工作在短期时间内无法见到良好的成效，所以很多人在经过相应的实践工作以后，就会产生厌烦心理，工作态度不认真，采用不规范的管理方式进行档案管理工作，并且经常出现将档案文件乱丢乱放，致使档案文件出现丢失，为学校的档案资源带来了很大的损失。

员工的管理责任意识不到位也来源于校方的不重视，首先是管理层的领导对档案管理没有良好的认知，觉得档案对于高校来说的作用并不大，导致缺乏相关的管理力度。其次是部分高校还存在着档案管理制度不完善，甚至缺乏管理制度的情况，使得档案管理工作无法进行有效开展。最后是管理的落实力度不到位，高校管理层领导虽然针对档案管理方面进行过相关调整，但是执行力度低，落实力度也相对较差，所起到的作用并不明显。

（四）缺乏专业人员

目前我国许多高校的档案管理部门的设置相对较为模糊，工作职责简单，尽管相应的人事部、学生管理办公室等部门在学校的管理档案方面已经采取了有效的措施，然而针对档案管理的日常工作却并没有设置特定部门和工作人员，只是由相关部门的人员进行代替操作。这种方式的优点是减少人力的投入，弊端为整体操作不统一，无法实现档案信息的有效利用。

人事部、学生管理办公室等部分尽管都有对档案进行管理，然而他们却并非是专业的档案管理人员。真正的档案管理专业人员能够对档案进行快速有效的管理，减少因为大量的档案管理工作的时间投入，提升工作效率。当下高校管理工作方面严重缺乏相关的专业人才，使得高校档案管理具有很强的滞后性。

二、高校档案管理工作面临主要问题的对策

（一）完善档案管理体系

完善高校的档案管理体系是当下首要解决的问题。首先要针对档案的管理方面进行规范，将所有的档案都采用专用的档案装订封皮以及封定线进行统一装订，保障所有的档案都能够形成一致的规格，而且在封皮的必要处，内容必须要填写完整和正确，以便于进行更好地档案整理。其次是根据整理的内容，将所有档案进行有效的分类并进行定期的检查，保障档案信息不会出现混乱的情况，而且在每次进行检查的过程中，要针对档案数量进行登记，保证数量上的统一。最后是针对档案借阅方面的管理必须要得到有效提升，进行档案借阅时，必须要对借阅的人员、档案相关内容、归还时间等情况进行详细的登记，避免出现档案借阅后不归还、丢失、损坏等情况的发生。

（二）采用先进科学的管理技术

传统的档案管理技术还存在着很多弊端，无法为档案管理工作提供有效的措施来提升整体效率，导致高校档案管理工作的发展受到严重制约。由于当下是科技发达的时代，计算机、互联网等方面的出现，已经为我们的生活带来了很多的方便，也在诸多领域得到了良好的应用，高校档案管理工作也要通过运用现代化的科技手段来进行。

加强档案管理无纸化理念的宣传，将传统的档案管理工作进行有效的转换，实现档案管理工作的现代化。在进行档案管理工作的转换过程中，要通过计算机来实现纸质档案信息的无缝对接，保证信息结构与内容能够与实际相对应，提升工作效率和質量，减少因档案管理内容过多而不断增加的人力、物力的投入。另外由于计算机系统存在漏洞，互联网又具有较强的开放性，所以在日常的档案管理过程中，要经常的针对档案管理的数据进行及时的备份，以及有效的利用互联网的相关防护措施进行自我保护，避免不法之徒针对系统漏洞以及互联网进行攻击，造成档案资源的严重损失。

（三）加大管理力度

由于档案管理工作人员的态度不认真、消极等原因导致档案管理工作问题频发，所以要加大管理力度，针对相关人员方面进行有效管理，规范日常工作，形成统一的工作流程和工作模式，保障档案管理工作能够得到良好、有序的进行，提升工作效率、质量的同时，减少因工作中出现的问题为档案管理工作带来的不必要损失。

除工作方面还应当建立完善的奖惩体系，并加大在工作中的监督力度，若发现有员工存在渎职、偷懒等现象，要予以相应的处罚，对表现好的工作人员要及时的予以嘉奖，而且员工工作效率、质量要和绩效进行挂钩，促使员工形成良好的积极性，另外，还要进行定期的考核，将每月的绩效与考核成绩进行综合评定，来作为人员提拔和任用的标准。

（四）引进先进技术，提供人员培训

由于管理技术方面存在着滞后的现象，严重制约了高校档案管理的良好发展。高校应当针对档案管理方面加大资金投入，不断的引进先进技术，将档案管理工作的工作模式以及相关信息的处理机制进行良好的转换，提高工作效率，促进高校档案管理信息化的迅速实现，为我国高校档案管理的发展提供先进的技术指导以及理论依据。先进的技术在得到引入的同时还应当提高工作人员的综合能力，即高校可以定期组织工作人员进行深造学习，为他们提供良好的学习机会，提升他们在档案管理工作方面的技术水平，增强档案管理队伍的整体实力，为日后的档案管理工作打下坚实的基础。

三、结束语

总而言之，高校档案管理工作正在不断加重，必须采取切实可行的办法解决当前所面临的问题，并将科学、有效的技术手段应用到实际的档.案管理工作中，增强档案管理工作的技术水平，提高工作效率，为高校档案管理工作提供有效的保障，促进我国高校的发展。

（作者单位：商丘工学院）endprint