徐铭伟

摘 要：在医院的档案管理之中采取办公自动化的模式，虽然一定程度上可以提升工作效率以及为工作人员带来便捷性，但是也产生了比较多的问题，需要相关工作人员采取必要的措施对其进行完善，本文主要是关于办公自动化环境下医院档案管理的研究。

关键词：办公自动化；环境；医院；档案管理

随着科学技术的快速发展以及企业越来越深入，引进办公自动化的模式，不但可以给企业的发展以及工作带来一定的促进作用，而且还可以提升工作效率和工作质量，本文主要是分析在办公自动化的大环境之下，探讨医院档案管理存在的主要问题并且提出有效的措施以及建议。

1 档案管理中办公自动化的重要性

办公室自动化就是指以现代信息化技术手段和高新电子产品为辅助手段，通过高效精准办公软件来提高企业单位档案管理工作的管理质量。新的经济发展模式下，传统档案管理工作方式已无法适应经济社会对档案管理工作的要求，要想改变医院原有的档案管理模式，提高管理效率就必须实现档案管理办公的自动化，高效的办公自动化有利于提高工作效率，节约劳动成本，降低管理费用，确保高效管理。与此同时办公室自动化建设也能促进医院数字化建设，同样办公环境的自动化建设也会促进医院管理制度和经营方式的发展，顺应社会主义市场经济建设的要求。医院作为特殊社会特殊的行业，具备技术性以及专业性。然而，医院过分重视了医疗服务，严重忽视了档案管理工作，档案管理工作在设备应用以及人员配备上严重不足，档案质量低下以及信息开发不足，为了提升档案管理的质量和效率，医院方面很有必要实施档案管理自动化，从而提升医院的管理水平。

2 档案管理中办公自动化存在的问题

（一）档案管理中的保密性问题

在自动化办公的背景下，以计算机网络软件为基础对档案进行管理，文件保管的保密性无疑成为了计算机管理背景下最重要的问题之一。相比于传统的纸质文件档案，电子文件易于修改、变更，并且修改后极难查找修改痕迹，因此电子档案面临着被他人擅自更改的危险，其文件保管的保密性较低，很可能被人恶意修改。医院中的电子档案大多是患者在整个患病过程中所进行的具体治疗以及治疗效果数据，这其中不仅有具体的治疗数据还有相关的图片文件，这些信息的泄露将会极大地影响患者的个人生活，造成隐私泄露。所以医院必须做好对电子档案文件的保密性管理，保证其较高的安全性。

（二）档案管理中的标准性问题

办公自动化建设环境中，许多先进设备的使用尽管方便了医院的文件档案管理，但与此同时也产生了许多新的管理问题。例如在新型档案管理模式下，许多文件只有正式文件的存档而没有底稿，也有许多文件尽管对原稿进行了保存却不是原始文件，这些都是办公自动化环境中档案管理的新问题。目前情况下，由于国内医院对档案管理的办公自动化模式还缺乏统一的标准和规定，造成了医院档案管理混乱落后的现象。另外，医院应当不断加强系统的升级创新，建立便于工作人员检查搜索的电子管理环境，发挥计算机自动管理的功能，并对电子档案文件提出更加清晰、可行的标准。

（三）档案管理中的人员素质问题

与传统文件档案管理工作相比，在档案管理的技巧方法方面办公自动化环境下的档案管理有着较大的改变和区别。传统档案管理的工作部门，存在着部门工作人员学历低、素质差、创新能力弱的问题，其管理能力和创新意识已经不能满足新形式下现代化档案管理的需求，使得档案管理工作作用效果降低。同样，即便掌握了计算机操作技术，不具备相应的档案管理素质仍然无法适应现今的档案管理工作，并不能实现真正的办公自动化。所以，医院要加强对相关人才的培养，要求档案管理工作者既能熟练操作相应软件，也具备足够的专业知识，同时对相关技术有足够了解，具备创新意识，只有这样才能高质量完成档案管理工作。比如，针对当前的档案管理人员的素质教育并没有纳入医院计划，这样就导致当前档案管理还是传统的模式，缺乏活力以及新意。

3 提高医院档案管理水平的有效对策

针对上文所说档案管理中存在的问题，需要采取必要的措施进行完善，应当加强网络安全建设提升保密性，建立档案管理标准以及完善人才培训的机制从而提升档案管理人员的总体素质。

（一）加大资金投入以及提升设备

为了促使医院实现现代化的档案管理，应当加大资金投入，引进先进的设备以及技术等，这样对于保护档案具有十分重要的意义，比如说，在档案的库房应当安装除湿设备，灭火设备以及灭虫设备，另一方面，应加大资金投入引进计算机设备，通过计算机对医院的各项档案进行管理，不但可以节约人力财力以及物力，而且提升档案管理的质量和效率。此外，计算机管理档案和传统的人工管理相比，存储更方便以及更为保密，通过完善计算机档案管理系統，从而实现对档案的现代化管理，保障档案的标准化以及保密性。

（二）建立档案管理标准

在国家相应的法律规范基础上，依据医院自身的档案文件管理原则和内容，建立有效的个性化档案管理标准。根据这些合理的规范标准，结合相应的管理实际和情况的特殊性，严格控制具体档案管理工作环节的合理性、合规性，保证所归档的档案资料的价值性和有效性。同时，随着医院具体管理情况的变化，相应的制度标准也要随之改变，不断完善，与时俱进，确保档案管理工作有据可依。

（三）提升档案管理人员的素质

在实际的档案管理工作之中，应当提升档案管理人员素质，档案管理人员的素质直接影响档案管理水平，医院应当将档案管理培训计划纳入到医院的人才培养的计划之后总，一方面，应当要求档案管理人员进行专业培训，更新档案管理人员的知识储备，提升档案人员素质。另一方面，应当增强培养档案人员的道德素养，提升档案管理人员的责任感，促使档案管理人员爱岗敬业。

4 结语

综上所述，在办公自动化的大环境中，医院的档案管理工作也存在很多的问题，主要包括了档案管理中的保密性问题、标准性问题以及人员素质问题。因此，应当加大资金投入提升设备、建立档案管理标准以及提升档案人员素质。

参考文献

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