刘艳清

摘 要：档案是事业单位中重要信息记录的载体，对档案信息的合理化管理能为事业单位的工作提供基础保障。由于事业单位的工作中涉及到大量文件资料，给档案资料的管理工作带来了一定难度。在此背景下，对档案进行信息化管理成为了事业单位建设发展的必然趋势。

关键词：档案管理；信息化；事业单位

伴随我国经济和科技的不断发展，社会逐渐步入了信息化时代。信息化管理模式在各个领域和行业中广泛应用，在事业单位档案管理中作中也不例外。随着事业部门的工作任务不断加重，档案信息数量激增，急需提高档案管理的工作效率，此时，对档案资料进行信息化管理具有极大必要性。

1 档案管理信息化的优势

1.1 可以实现信息的永久保存

传统的档案资料以纸质资料为主，纸质档案在使用和保存过程中，容易受到人为使用或环境的损坏。资料在传递使用过程中会受到磨损和撕裂，对于水、火造成的损坏更是不可恢复，极容易造成重要档案信息的丢失。而事业单位的档案资料包含许多重要信息，对个人、企业和社会都存在一定影响，档案的损坏会造成不可估量的损失。而利用信息技术保存档案，可以有效避免这一情况的发生。将重要资料储存在信息设备中，不会因外部因素和环境影响对档案造成损坏，同时也有效避免了资料在使用时搬运的不便。

1.2 可以实现档案的快速查阅

对传统纸质档案的管理，为了方便后期查阅，需要根据档案内容进行编排并分类，耗费大量的工作时间，由于档案的数量过多，在后期查阅时仍需要长时间的查找。对于一些急需的档案文件，以这种查找方式很难满足工作需要，并且在匆忙的查找过程中会打乱文件的原有顺序，往往需要再次进行整理。使用信息化档案管理方法，可以瞬间搜索到需要的文件资料，并且保持其他文件的原有顺序。

1.3 方便信息的备份和传递

使用传统的纸质档案，在必要时会涉及到文件信息的备份和复制，传统的备份方法主要采用文件打印形式，这种方法对于大量的文件备份来说效率较低，并且会大量使用办公用纸，造成资源的浪费。使用信息化档案管理方式可以在瞬间内完成文件的复制，并且可以将资料进行远距离传输，极大节省了文件打印的时间，也具有一定的环保性。

2 加强事业单位档案管理信息化工作的有效策略

2.1 提升档案信息化管理水平

事业单位中的档案管理工作人员应充分提升自身的信息化管理观念，提高对信息技术设备的使用能力和档案管理效率。抛弃传统的档案管理方式，进行信息的高效储备。另外，在档案的保存过程中，需要注意对文件进行加密处理，避免信息被盗取。定期对资料进行统一整理，方便后期查阅。

2.2 提高档案管理工作人員的信息技术水平

由于长久以来事业单位中对档案的管理工作都是对纸质档案进行管理，档案管理工作人员已经习惯了此类的工作模式，在短时间内无法适应信息化的管理模式，并快速掌握信息技术的使用方法。对此，事业单位应加强对档案管理工作人员的信息技术培训，提高人员的信息技术水平。许多工作人员对电脑操作缺乏实践，使用电脑工作的效率较低，对档案的信息化管理能力有待提高，极大影响了档案的信息化管理质量。针对这一问题，事业单位应加大在信息设备上的资金投入力度，购进多种信息化管理设备和信息存储设备，鼓励档案管理人员多使用设备进行实践操作，掌握信息技术的使用要领，进而提高档案信息化管理效率。

2.3 针对档案管理工作制定管理制度

事业单位应结合工作中的具体情况，针对信息化档案管理制定严格的管理制度，在制度中规定对档案管理人员的进一步要求以及档案管理的具体标准，需要档案管理人员严格按照标准进行档案管理工作，对于管理不善的情况给予适当惩罚，同时对档案的高效管理人员进行适当奖励。通过对信息化档案管理的规范，保证工作人员对信息资料的高效管控，为其它工作的开展提供基础保障。

3 当前事业单位在档案管理工作中的问题

3.1 档案查阅效率较低

对档案的查阅主要分为人工查找资料和计算机搜索，由于信息化档案管理模式还未全面深入落实到各事业单位中，较为普遍的档案查阅方式依然通过人工查找资料。因此，导致档案的查阅效率较低，并且由于档案在存放过程中可能出现重叠现象，更加大了文件查找难度。

3.2 缺乏对档案信息资源的有效开发

当前，我国的信息化数据库多达3000多个，内含足够充足的信息数据，但我国的事业单位在档案管理工作中普遍缺乏对信息资源的有效开发，总是对于少量的信息资源进行重复多次的使用，造成数据库中大量的有效数据被搁置，无法得到有效利用。

4 结语

总之，事业单位中对档案管理的信息化和社会发展相适应，也是科技进步的必然趋势。充分利用现代信息技术能够有效提高事业单位工作效率，简化工作流程。事业单位应充分重视信息化技术在工作中的落实，提高档案管理人员信息化工作意识，切实推动和贯彻档案管理信息化建设。

参考文献

[1]粟盛民.提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略[J].东方企化，2013，16：128-129.

[2]梁静.事业单位档案信息化管理的推动思路及举措分析[J].黑龙江科技信息，2015，30：150.endprint