邬小霞

摘 要：档案的安全性是检测档案管理质量的重要因素。在信息化时代中，档案管理工作中更多地使用计算机进行联网操作，在提高档案利用率的同时，也对档案的安全性构成了威胁。本文重点分析了影响档案安全性的几点要素，并且从制度完善、提高认识、优化技术等各个方面对提高档案安全性提出自己的建议。

关键词：信息化；档案安全性；档案管理

档案管理最终目的是实现档案的有效利用，保证档案的安全性对该目的的达成起到重要作用。能否保证档案的安全性，关系到该档案资源能否得到长久保存使用。在信息化时代中，档案管理工作容易受到来自各方面因素影响，比如严重的自然灾害、人为因素的破坏、信息网络故障等，这些都容易造成档案资源的损毁灭失。因此在信息化时代中，需要加强对档案资源安全性的防范，对重要的档案资源进行重点预防，档案馆应建立起长效的安全管理机制，保证档案的安全。

1 影响档案安全性的因素分析

1.1 外界因素的影响

外界因素主要是指自然灾害、天灾人祸等人为所无法控制的突发事件。随着信息化技术的发展，档案资源既可以纸质化保存，也有电子保存。但是自然界中几种常见的灾害比如台风、火灾等很容易造成档案馆的损毁，直接导致保存档案资源的载体遭到破坏。以地震为例，从1976年的唐山地震开始，我国近阶段遭受了各种大大小小的地震。地震在导致建筑物损毁的同时，也造成档案馆中计算机设备的损坏，导致计算机中储存的各种电子档案资源损毁灭失。及时抢救及时，也未能还原全部资源。

档案馆基础设施建设也是影响档案资源安全性的重要因素，管理室内温度、湿度、采光等数值如果没有控制在合理的范围内，则可能导致纸质档案资源的损毁。比如长期档案馆不通风、采光差，则可能滋生蛀虫，咬坏纸质档案。

1.2 管理制度的影响

虽然我国档案事业发展已经经历了数年的时间，但是各地区的档案管理工作质量仍然有所差异，档案管理的方式也各有差异。国家针對各地方的档案管理工作出台了一些档案管理制度、操作流程等，但是这些法律规范的滞后性比较强，与信息化时代中档案管理工作不吻合，这也造成了实践中很多法律法规未得到利用和遵守。从现有法律法规内容上来看，这些内容主要集中在档案保管、保密环节，但是对于具体的保管保密细节则很少涉及，相关规定也比较简单，这影响了档案事业的发展。

1.3 利用方式的影响

提高档案管理质量是为了向用户提供更优质化的服务，但是在档案利用过程中经常出现的不规范操作方式对档案的安全性产生很大威胁。在利用纸质化档案的时候，管理人员需要对这些档案资源进行扫描、复制以便存档，如果在这过程中某个环节出现了差错，则可能造成纸质化档案的损毁，或者信息的灭失，影响了档案资源的完整性。在信息化时代中，有部分的档案资源是以电子档案的形式呈现，管理人员需要先将这些资源拷贝到电脑中，在网络中实现资源的共享。但是收到电脑病毒的影响，或者复制方式的不恰当，造成资源泄露，这些都是造成档案资源安全性降低的重要原因。

2 信息化时代提高档案安全的途径

2.1 提高对档案安全管理的认识

档案管理的质量直接关系到各项工作能否有效开展，因此可以说档案管理关系到政府企业的发展，关系到社会大众的切身利益，因此作为档案管理人员和负责人员应当认识到档案管理的重要性，树立起责任意识。

首先档案工作人员应当树立起安全管理档案的理念，认识到自己的职责所在，始终坚持防治为主、防管结合的档案管理模式。在档案管理过程中，警惕各种容易造成档案破损的因素，明确落实每个管理人员的责任，并且督促每位员工积极履行职责。

其次在日常维护的过程中，要保证每项安全保障措施落实到位，使档案资源可以长期处于安全的保管环境中。档案馆应当聘请专门的人员负责对基础设施的日常维护，保证各项设施处于正常工作状态。

2.2 建立健全档案管理制度

科学完善的管理制度可以保证档案管理的安全性，促进档案事业的向前发展。根据档案管理的具体流程，国家可以对现有的档案管理制度进行优化完善，从档案资源最初的收集整理，到后期的归档利用，每个环节都应当有法律的保障，使档案管理的各个环节更加合法化、科学化。为了督促管理人员积极履行自己的职责，影响通过法律规章的方式细化每个岗位的责任，明确每个管理人员的职责。通过对每个岗位制定人员考核制度，将考核结果与员工酬薪直接挂钩的方式，提高员工的工作积极性。

2.3 优化档案管理技术

信息化时代中，很多档案资料在网络中已经实现了共享，这有利于档案资源得到充分利用。但是一旦某个档案机构的网络受到黑客攻击，则容易造成档案资源的泄露，甚至影响到其它档案机构的安全性，因此有必要加强档案利用环节的安全性。

首先应对网络档案资源做好加密措施，外界人员在访问档案资源的时候无法恶意篡改这些信息资源。信息加密工作主要包括对网络通信、资源储存、联机共享环节的加密，只有用户得到了授权才能访问档案信息。根据档案资源的保密等级、利用频率、服务对象不同，对资源进行分类管理，每个用户在自己的授权范围内访问该资源。

其次是加强防火墙建设。很多的电脑一旦中病毒，则可能造成内部信息资源被窃取，造成资源泄露。在档案馆电脑入网之前，必须要为电脑安装防火墙，防止联网后病毒的入侵。

最后应当做好档案的备份工作。将档案馆中的重点档案资源进行备份，储存在内网电脑中，以免档案的丢失。备份应当坚持一周一次的频率，保证各个重要资源都有备份。

3 结束语

信息化时代的到来在促进档案管理事业开展的同时，也为档案的安全性构成的威胁。作为档案管理人员，必须时刻保持较高的警惕性，学习最新的档案管理知识，掌握各方面的档案管理技能，不断更新档案管理理念，从细节入手，从点滴抓起，才能更好地保证档案的安全性，提高档案管理的质量。

参考文献

[1].张美芳.档案安全保障体系的构建[J].中国档案，2010（4）.

[2].晏红莲.档案馆社会化服务中档案信息安全问题研究[J].科技情报开发与经济，2013（2）.

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