国有企业人事档案管理的几点思考

2017-09-02王琼

卷宗 2017年23期

摘要：国有企业人事档案管理工作对于企业人才管理、人才部署，提升自身企业文化建设都有着重要意义。做好人事档案管理工作对于企业发展其促进与推动作用。本文将通过对国有企业人事档案管理重要性的分析，提出进一步加强国有企业人事档案管理的有效措施，以期对国有企业人事档案管理以启示。

关鍵词：国有企业；人事档案；管理；重要性；有效措施

1 国有企业人事档案管理的重要性

人事档案管理是人力资源管理的重要组成部分，是在人事管理过程中，以个人为单位组合起来，记述和反映个人经历和德才表现，是个人经历、学历、思想品德、业务能力、工作状况及奖励处罚等方面的原始记录。人事档案具有真实性、可靠性、保密性、独立性。

国有企业人事档案管理对于员工任免、调动及管理有着重要作用，也是员工人事考核的主要依据，其重要性体现在以下方面：

（一）人事档案管理有助于企业实现人才管理

人事档案比较客观真实的记录和反映了企业员工的家庭基本情况、个人工作经历及德、能、绩等情况，有助于企业了解在职人员的情况，从而掌握科学发展的第一首资料，建立企业知识储备结构，以便国有企业在制定长期发展目标的过程中科学分析，充分发挥人才优势，扬长避短，实现人才部署，促进企业快速发展。

（二）人事档案管理有助于保障企业人才结构的稳定性

人才是企业发展的有力保障，对于人才的调配、管理通过人事档案管理体现，合理设置岗位，科学利用人才，建立适合企业自身发展的人才选拔制度，保障国有企业人才结构的稳定性，从而保证企业立足于激烈的市场竞争中，增强企业风险抵抗能力。

（三）人事档案管理有助于提高企业自身文化建设

企业文化是企业增强核心竞争力的“软文化”，是凝心聚力、团结一致的向心力。有效、科学的管理认识档案，对企业现有的人才结构进行调整，建立档案信息，引导专业技能人才合理流动，正确调整人才与企业、人才与人才之间的关系，于无形中促进人才对企业的认同感和归属感，将自身的发展与企业的发展紧密结合到一起，企业才能呈现“争先创优”、“积极向上”的好风气，促进企业发展与文化建设。

2 加强国有企业人事档案管理的有效策略

（一）转变思想，进一步提高对人事档案管理工作的认识

国有企业各级各部门应当充分认识人事档案管理对企业发展的重要意义，做好人事档案管理工作，加强对人事档案管理工作的领导，定期对人事档案进行整理、检查、指导，及时发现问题，解决问题，充分发挥档案的人力资源管理作用，实现人事档案服务于企业发展的目的。

（二）加大投入，确保人事档案的完整性，做好档案信息化建设

国有企业的人事档案是国家重要的档案资料，要做好人事档案的保护工作，包括人事档案的维护、抢救、修补工作。企业财政部门要加大人事档案管理工作的资金投入，将人事档案管理工作经费纳入企业经费预算行列，建立专项经费，按标准按要求建设规范、科学的档案室、档案柜，安装监控，确保档案室的配套保护措施如防盗、防火、防潮、防虫，保持档案室良好的通风与采光。

与此同时，要加强档案管理的硬件和软件配备，做好档案信息化建设工作。配备必要的计算机、扫描仪等现代科技产品，将人事档案纸质版与电子数据录入电脑以完整保存，实现查档、归档、调档的信息化，提高人事档案工作的信息化管理水平，确保人事档案利用安全，档案材料无损坏、无丢失，不失密、不泄密。

（三）加强管理，提高档案管理人员的素质

国有企业人事档案管理工作应当配置专职人事档案管理人员，以专业知识和先进的管理技术做好人事档案管理工作；同时要选择政治强、纪律严、作风正、责任心强的共产党员从事重要人事档案管理工作，以保证人事档的保密性。

工作中要注重对档案管理人员的教育培养，定期组织人事档案管理业务知识培训，精通业务，同时做好思想政治工作，进一步了解人事档案管理工作的重要性，增强责任心；除此之外，要加强企业人文关怀，多关心档案管理人员的生活、工作，落实档案管理人员待遇，激发工作的积极性和主动性，热爱本职工作，做好本职工作，形成良性循环。

（四）提高质量，注重人事档案材料收集，完善个人人事档案

国有企业干部与员工在政治经济体制的要求下不断提升自身，其在学历、培训、聘任、专业技术方面材料会随工作年限增长而增多，需要归档的材料也务必要及时，认真整理，做好人事档案管理的基础工作，完善企业干部与员工的个人人事档案。同时，对于不符合归档要求的材料要及时处理，规范人事档案管理；对于材料不齐全的要及时通知本人进行补办，以保证人事档案的完整性、准确性、真实性。

（五）健全制度，进一步规范档案资料管理工作

良好的制度保证，为人事档案管理工作提供了可靠保证和重要依据，只有合理、完善的制度才能保证人事档案管理工作的连续性与可靠性，要以条文形式明确人事档案管理制度，规范人事档案的资料收集、归档、保管、转借、阅读、利用等一系列活动。同时要建立健全的档案管理工作考核制度和责任追究制度，以避免档案的丢失与改动，加强对档案管理工作人员的监管，严格手续，规范程序，认真登记人事档案的转入、转出、接受材料、查阅、借阅，有效地保护档案的完整性，制约档案涂改、泄密等现象。

（六）与时俱进，做好人事档案管理现代化和信息化建设

信息时代，要充分利用各种有效手段与网络资源，发挥先进科学技术的作用，将其与人事档案管理工作有效结合起来，一来实现人事档案材料的保管工作，二来提高人事档案管理工作的工作效率与工作质量。

人事档案材料的保管工作，借助现代科学技术手段，利用计算机、扫描仪等设备，准确、及实地传输人事信息，提高人事信息管理的时效性，通过相应的技术处理，将文字、图片、声像等资料转变成数据资料，实现人事纸质档案与数据格式并存，以防纸质材料丢失、人为改动带来的不便与麻烦。

人事档案管理工作效率与质量的提高，体现在档案查阅、人事档案信息资源共享等方面，提高人事档案的利用效率。

3 结语

国有企业人事档案管理工作需要从思想、资金、管理、制度、技术等方面加以完善，以实现人事档案更好地服务于组织人事工作，使之成为国有企业用人的参考标准，也有效促进国有企业的改革、发展与稳定。

参考文献

[1]文华，《国有企业人事档案管理的现状、问题和对策研究》[J]，《人事天地》，2014.08

[2]王春玉，《国有企业人事档案管理的发展与完善》[J]，《商业时代》，2010.36

[3]王诗月，《如何做好国有企业人事档案管理》[J]，《企业改革与管理》，2017.01

[4]黄宗凯，《加强国有企业人事档案管理思考》[J]，《档案管理》，2013.06

[5]王秋霞，《国有企业人事档案管理的发展与完善》[J]，《机电兵船档案》，2009.06