温丽丽

摘 要：OA系统刚出现时，主要目的是为了满足政府机构相关部门工作的需求。随着当前数字化信息时代的到来，各个事业单位及相关企业都应用上了OA系统，优化了事业单位的管理工作及环境。本文主要对OA系统在事业单位档案管理工作中的应用进行分析，供同行借鉴参考。

关键词：事业单位；档案管理；OA系统（办公自动化）

随着计算机技术的不断发展，其办公模式及系统也发生了变化，传统档案管理模式效率比较低，OA（办公自动化）系统打破传统办公模式，进一步推动了档案管理数字化的发展。OA办公系统属于一种网络办公应用系统，通过计算机可实现文件传输及储存，可随时浏览自己需要了解的资料信息，还可以下载保存，提高日常工作效率。如何通过OA系统把单位档案管理工作变得更加高效实用，这需要把档案管理工作纳入到数字化管理范畴中才能实现。下文结合工作中的实际应用，再从计算机系统的开发运用、档案人员的工作素养、档案自动化管理的质保建设这三个方面就如何高效运用OA系统为单位档案管理工作进行优质服务展开研究，以实现单位档案管理工作办公效率的提升。

1 OA办公系统的特性

OA的核心即为ezOFFICE（easy office），强调的就是办公的便捷方便，提高效率，作为办公软件，就应具备三大特性：易用性、健壮性、开放性。

（一）易用性——没有全面的应用做基础，一切都是空谈，所以软件也必须能够被全员所接受，被全员所喜爱。如果易用性不强，这个前提就不存在了，制度落地就只能是空谈。

（二）健壮性——必须具备超大用户、高并发应用的稳定性。软件也必须能保证全员应用的稳定性，尤其是针对集团型企业，软件必须具备超大用户、高并发应用的稳定性，否则，一旦出问题，哪怕是小问题，都可能影响到现实的集团业务，从而造成不可估量的损失。

（三）开放性—能够与其它软件系统完成必要的关联性整合应用。没有哪一套软件能够独立的完成所有方面的管理需求，所以软件必须具备全面而广泛的整合性，能够从其它软件系统中自动获取相关信息，并完成必要的关联性整合应用。

2 OA系统对单位档案管理的影响

单位的档案管理是指由文字、图表、声像等形式形成的各种执行代议单位制定的法律和决定，管理国家内政、外交、军事等方面的行政事务文件。办公自动化（Office Automation，简称OA）是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。通过实现办公自动化，或者说实现数字化办公，可以优化现有的管理组织结构，调整管理体制，提高工作效率，增加协同办公能力，实现决策效能的提高。

当前单位档案的种类也变得多样化，單一的文件档案管理逐渐转化为今天的文件、声像、实物形态、照片等形式的结合，所需的人力、物力、财力和空间都越来越不利于传统档案管理的可持续发展。而OA系统的使用则大大提高了档案管理的工作效率。首先，计算机系统可以对音频和视频文件进行编辑、剪接、重组和改造，通过编辑系统可以完全恢复部分损坏的文件；使用多媒体存储文件可以方便后续文件调查使用；二是可以保证原始文件的完整性；三是OA系统的使用使得文件之间的连接、记录、信息更紧密的合作，再一步一步走向统一管理步骤的方式，这对质量保证要求越来越高的档案管理体系将呈现标准化的自动化办公档案管理系统。

3 高效利用OA系统的措施分析

（一）档案管理OA系统的开发运用。

档案对于事业单位的政务工作具有极大的历史意义，而所形成的档案管理也是日趋重要，我们单位各部、所很分散，都分布在各街道，以前有文件传送还得用传真或员工上门取件传阅，再有由于事业单位的组织结构都有明显的层级，在传统的办公模式中，办公业务主要以纸介质为主，比如办文程序，从文件起草、审阅、会签、签发、下发到归档等各个环节，存在流程复杂，流转时间长，导致办公效率低，决策缓慢、资源浪费等问题。因此解决之道就是采用先进的计算机和网络技术实现整个办公过程电子化，从根本上改变了传统的工作模式。现有OA系统后办公者可随时了解文件到达哪里，办理的情况怎样，对逾期没有办理的文件，可以自动催办，文件办理完毕，可以自动归档，归档后的文件可供借阅和调阅等，消除纸质文件在流转过程中去向不明以及不便于跟踪等问题，节省了好多人力物力和时间，档案也能及时无漏的归档。因此，如何更好的把档案管理与OA系统结合起来至关重要，要做好以几下方面：

1.需要单位单位领导对档案管理有所重视。

提高领导和工作人员对档案管理自动化公意识，将单位档案的办公自动化与社会发展的趋势相协调，通过相关的现代化管理水平的培训，来改变领导的知识结构，并让他们逐渐认识到自动化的办公系统能对单位档案管理工作带来极大的好处，既减轻人力工作强度，也节省单位档案管理开支成本，单位领导和档案工作人员的重视能为OA系统的开发引入与高效运用提供坚实的基础。

2.OA系统对档案管理的技术服务需要很好的切入点。

单位档案在立卷、信息收集与归档、数字化档案的维护及查阅都可以在OA系统上实现，因此在OA系统档案归档保存时，要对档案信息的著录进行规范、标引、分类及排列，实现档案信息的有序化。另外，将属性相同的信息进行分类，能及时解决因为政务信息资源量大、不集中、难查询带来的困难，这些都是OA系统所具有的档案管理功能。现如今OA系统种类繁多，功能各异，需要选择适合单位档案管理的系统，这样才能在日后的工作中体现实用和高效。同时，需要单位档案工作人员很好的掌握系统，充分利用OA系统所具有的潜在功能，为档案归档和档案调阅的规范性提供數据支持。

3.单位档案的管理制度要符合自动化办公特点。

制定规范的档案管理工作流程，可以为工作的展开提供很多方便。比如，规范档案管理流程标准，可以实现档案前期处理、电子文档格式以及归档流程的标准化。同时在档案信息管理系统的设计过程中，要对技术参数、技术标准进行规范化设置，要考虑到系统的兼容性、实用性以及便捷性，对数据的安全标准、接口标准以及非同一类型的数据实施转化等等。只有对整个系统进行标准化处理，才能使其被高效利用，降低档案过程中错误发生的几率。

（二）提高档案人员的工作素养。

单位档案管理虽引入了OA系统，但这个系统的具体执行，还需要人力的支持，档案管理人员依然不可或缺，要想更好地发挥OA系统在单位档案管理工作中的作用，就必须提高单位档案管理工作人员的个人素养，这是实现档案管理与办公自动化更好融合的重要前提。单位档案的特殊性，使得管理人员要具有坚定的政治立场，对档案内容的保密工作熟记于心，同时需要纯熟的档案管理知识与熟练的计算机操作技能。对OA系统的各种功能操作熟练，且能在恰当的时候发现OA系统中可能存在的问题，并有提出改进的方法，这些对促进OA系统在单位档案管理处理过程中的融合大有好处。在工作中，需要档案人员不断努力学习，更新自已的知识结构，与时俱进，为实现档案管理事业的发展发挥出自已应有的作用。随着计算机网络技术的快速发展，网络安全至关重要，电脑病毒的泛滥，黑客入侵技术的不断更新，这些都会对要案信息管理构成威胁，这就要求广大档案管理人员必须熟练掌握信息安全技术，努力提高自已的综合素质，这样才能确保OA系统在单位档案管理工作中正常高运转。

对于档案管理工作人员个人素养的提升来适应OA系统的需求，可以从以下几个途径展开：一是建立健全考核制度，提高档案管理人员的积极性。通过评估系统，文件管理可以客观、真实、实时的评估，这是提高档案管理水平的重要措施，个人修养的提升将极大地促进办公自动化系统功能的高效利用。二是加强档案管理人员办公自动化培训与指导，对单位单位进行各种业务培训、交流沟通等工作，进一步拓宽档案管理人员的视野，提高办公档案管理人员办公自动化的专业素质。

（三）档案自动归档的质保建设。

档案管理过程中的质保建设是为了迎合OA系统的提升需求，计算机操作平台下的系统在流程上相对快捷但容易出现质量上的疏忽。比如，在单位档案归档的过程中，档案内容的清晰度与完整度是必须检查考核的一方面，这个过程需要相应的归档人和校核人，以确保档案内容在OA系统运行的准确性，为后续的档案调阅提供质量保障。这些质保建设需要相应的规范，这种建设的目的是为了规范档案管理的工作流程，使工作更加高效规范，而不至于无序。同时，为了确保OA系统在单位档案管理过程中的高效使用，需要为系统设置内外网隔离与防火墙，数据备份与安全审计等，以确保OA系统中的单位档案安全。同时对单位档案管理中的政务信息保存归档、分类整理以及著录标引等相关工作纳入OA系统质保建设的指导性、规范性文件中，建立集中统一管理的制度，减少信息的重复、交叉，减少档案信息的不准确、不完整和不一致现象，以确保档案在OA系统中的清晰明了。

4 结束语

单位档案的信息来源广、覆盖范围大，OA系统所依据的计算机工作平台能很好的缩减单位档案管理工作中的人力物力，对促进单位政务信息的有效整合大有裨益。OA系统功能众多，要想更好的使其服务于单位档案管理工作，还需要单位领导对OA系统的重视，需要相应的制度与规范建设，在档案管理工作人员的个人素养要求也应对比传统的档案管理要高，计算机技术是关键点，同时单位档案的特殊性，使得质保建设不能被忽视，只有全面的统筹管理才能使OA系统高效的服务于单位档案的管理工作。

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