沈振红

摘 要：要想提高档案管理的水平，就要实现档案信息化建设，只有这样才可以更好的提高档案管理效率，实现其可持续发展。文章通过分析档案信息化建设的具体内涵，分析了其特点，探究了现在的档案信息化建设的内容，为档案信息化建设水平的提高和档案管理提供合理性建议，为相关的档案管理者提供参考，具体分析如下所示。

关键词：档案工作；档案信息化建设；档案管理

1 档案信息化建设涵义及其特征

在我国的档案行政管理部门引导下，通过对信息技术的应用，进一步优化过去的档案管理体系，同时收集好、管理好现有的档案信息资源，利用好现有的档案信息资源，这就是档案的信息化建设。在这一建设下，档案工作的现代化水平大大提高，同时档案信息的社会化服务水平也会大大提高，具体来看，档案信息化建设的特征主要表现在以下三个方面：

1.1 档案信息化建设具有一定的改革性

在档案信息化建设过程里，通过应用一些信息技术手段，改变现在的档案管理职能，同时优化现在的工作体系，在一定程度上弥补了过去的档案信息建设的不足，不管是在档案收集方面还是档案整理方面都要更新理念，形成新的方法，优化传统的档案管理方式，成为档案工作改革发展的重要方向。

1.2 档案信息化建设具有一定的时效性

对于档案信息化建设工作来说，其耗费的时间比较长，而且是一项比较系统的工作，所以必须借助现在的科学技术实现新的发展。在信息化建设过程里，要坚持与时俱进，同时还要加大创新力度。对于档案管理部门来说，必须及时更新硬件设施和软件系统，做好系统升级和系统维护工作，始终保持档案信息化建设的时效性，不能因停滞不前而错失发展良机。

1.3 档案信息化建设具有一定的价值性

档案信息化建设可以进一步完善现在的馆藏体系，实现档案信息资源的共享，有利于实现其价值。在实际的信息资源整合过程里，档案自身也会提高价值，有利于为信息需求者提供更好的服务。

2 档案信息化建设的基本内容

2.1 基础设施建设软硬件

在档案信息化建设里，基础设施是最基本的内容，同时它也为整个过程提供了技术基础。而在软硬件基础设施建设里，档案信息网络是核心部分，它可以实现档案信息的传输和资源共享。所以，在档案信息化建设过程里，要广泛的应用计算机，建设档案管理的局域网。

2.2 应用系统建设

应用系统建设在档案信息化建设和档案管理中具有重要意义，通过一些软件系统可以更好的适应机关文档的一体化管理，满足数字化档案馆建设实际需求，不过对于软件系统来说，必须和互联网建设需求相适应。

2.3 标准化建设

档案信息化法制体系和标准规范体系在一定程度上约束了档案信息资源的多个方面工作，标准化建设规范了档案的归档和使用，在一定程度上有利于更好的开展档案信息化建设。

2.4 安全保障体系建设

在所有的档案中，一些档案信息涉及的内容比较重要，如果不小心泄露出去会造成严重的后果，所以必须建设安全保障体系，具体来看主要包含以下几个内容：首先要构建档案信息安全保障体系框架，其次要完善现有的安全管理体系，最后要提高档案信息安全意识。

2.5 人才队伍建设

要想建设档案信息化，就要建设现有的人才队伍。任何工作的开展都离不开人的作用，通过普及信息技术知识，培训技术工作人员，领导干部进修等提高人才队伍素质，这也是档案信息化建设的重要内容。

3 档案信息化建设与档案管理的措施建议

3.1 完善现有的档案信息化工作体系

要想实现档案信息化就要通过相关的工作体系开展工作，所以就要从以下几个方面采取措施：首先，要完善现在的运行体系，通过《电子文件管理暂行办法》的相关办法，建立各部门联动的电子文件管理机制，实现对电子文件的全程管理。同时，根据国家现行《档案法》的规定，赋予档案局相应的行政管理职能。另外，必须完善现在的法规制度，规范好现在的工作行为。除此之外，应当制定档案信息化建设专项规划及工作任务分解表，明确相关的责任单位。除此之外，必须完善现在的绩效评估体系，通过评价推动建设。

3.2 推进档案数字化和资源共享档案

要想开展档案信息化建设，其中就要重视资源建设，现在工作开展也要围绕这个核心内容进行。在新的历史发展阶段，不仅要重视档案数字化，还要重视资源的共享。具体来看，要从以下几个方面采取措施：第一，必须推动现在的档案数字化建设，通过一定的科学原则制定好工作计划，加大监督力度的同时保障档案数字化工作开展。第二，要通过多重途径满足信息需求者，通过系统的档案数字化目录，加大投入人力资源和物力资源，实现多个部门协调工作。第三，必须通过纸质与电子文件双归档制度，并对规定范围内的文本与图形文件实行关联并存制度，借此来实现档案全文检索。第四，努力实现档案信息资源的共享。按照我国的相关政策完善现在的档案信息管理体系，不管是信息的生成工作，还是信息的整理工作，都可以实现网上操作。通过先易后难的原则，制定档案信息资源共享目录，并在此基础上，充分发挥业务管理部门的职能作用，通过条块结合，来提升档案信息的实效性，进而推动档案信息化建设。

3.3 健全技术支撑和资金保障体系

在开展档案信息化建设过程里，要充分重视技术得作用，而要想发挥技术得作用还要加大资金投入。所以，技术体系和资金保障体系两手都要抓。通过资金保障档案信息化体系建设，可将档案信息化建设资金纳入到财政预算当中，并以年为单位投入基建和运维费用。具体来看，主要从以下几个方面采取措施：首先，通过合作开发的形式进一步创新现在的档案信息化投入，鼓励档案部门。其次，要重视现在的硬件建设和软件建设，更新现在的设备，淘汰一些落后设备，为其发展提供良好的环境。在我国，必须建设规范化的技术标准，对于一些技术开發企业进行认证。除此之外，要想提高档案信息数据可读性明确相关的读写标准，即后代产品应当能够对上一代产品实现完全兼容及格式升级。而不同地域的档案信息化产品也应当在数据上保持高度的一致性，从而为档案信息资源整合与共享目标的实现奠定基础。

4 结论

总的来说，要想进行档案工作改革发展，就要推动档案信息化建设。在新的历史发展阶段，对于档案管理部门来说，必须充分重视档案信息化建设，优化现在的档案工作方式，同时还有重新建设现在的业务处理流程。档案管理部门必须开发档案信息资源，进一步积极推进档案信息化软硬件设施建设，不断创新档案信息服务手段等具体措施，推动档案管理向信息化、数字化、高效化的方向发展，实现档案工作水平和服务水平的跨越式提高。

参考文献

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